Don đã viết với một vấn đề liên quan đến cách Word xử lý hộp văn bản và đối tượng vẽ, theo mặc định. Anh ấy muốn có khả năng chèn một hộp văn bản hoặc một đối tượng vẽ vào tài liệu Word và luôn đặt kiểu gói mặc định là Không có. Bất cứ khi nào anh ta chèn một đối tượng, kiểu gói mặc định được đặt thành Trên cùng và Dưới cùng. Sau đó, việc thay đổi kiểu gói rất tẻ nhạt và tốn thời gian. Vì vậy, câu hỏi mà Don đặt ra là làm thế nào để thay đổi cài đặt mặc định.

Vâng, có một tin tốt và một tin xấu. Tin tốt là có một cách để đặt giá trị mặc định, ít nhất là cho AutoShapes (bao gồm hộp văn bản). Tất cả những gì bạn cần làm là thiết lập AutoShape (hộp văn bản) theo cách bạn muốn, sau đó nhấp chuột phải vào nó. Một trong những lựa chọn có sẵn từ menu Ngữ cảnh kết quả là Đặt mặc định tự động tạo hình. Chọn tùy chọn này và tất cả các Hình dạng Tự động tiếp theo mà bạn thêm vào tài liệu sẽ có chung các giá trị mặc định.

Tin xấu là trong khi bạn có thể đặt mặc định cho Tự động định dạng và hộp văn bản, không phải tất cả các cài đặt định dạng đều là mặc định liên tục. Nói cách khác, chúng chỉ là mặc định cho tài liệu hiện tại. Khi bạn đóng tài liệu hoặc bắt đầu làm việc trên một tài liệu khác, các giá trị mặc định không còn áp dụng nữa. Kết quả thực sự của việc này là bạn có thể phải đặt các thông số định dạng cho AutoShapes của mình một lần cho mỗi tài liệu.

Tôi nói “có thể phải” vì một số cài đặt định dạng AutoShape dường như được lưu từ phiên này sang phiên khác và liên tục trên các tài liệu.

Một trong những cài đặt liên tục là cài đặt Wrapping. (Rất may, điều này giải quyết được vấn đề của Don.) Các cài đặt khác, chẳng hạn như khoảng cách giữa văn bản và cạnh của hộp văn bản hoặc đặc điểm của một dòng được sử dụng cho AutoShape, không tồn tại bên ngoài tài liệu hiện tại.

Một giải pháp thay thế cho sự tồn tại lâu dài là bạn có thể lưu tài liệu có chứa hộp văn bản được định dạng theo cách bạn muốn, trong tài liệu mà bạn đã sử dụng tùy chọn Đặt mặc định kiểu tự động. Khi bạn đã sẵn sàng để bắt đầu một tài liệu mới có các hộp văn bản mà bạn muốn chia sẻ các đặc điểm giống nhau, bạn có thể sao chép AutoShape từ tài liệu đặc biệt và đặt nó vào tài liệu mới. Thao tác cắt và dán đơn giản giúp bạn không cần phải định dạng ngay cả hộp văn bản đầu tiên hoặc AutoShape. Thay vào đó, Word lấy gợi ý từ hộp văn bản hoặc AutoShape mà bạn đã dán, và tất cả các hộp văn bản và AutoShapes tiếp theo trong tài liệu sẽ được định dạng theo cùng một cách.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1485) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: