Một trong những tính năng tiện lợi của Word là khả năng xác định các mục nhập Văn bản tự động cho các cụm từ, tên thông dụng và các phần nhỏ khác của văn bản “bản soạn sẵn”. Không có gì lạ khi phát triển nhiều mục nhập Văn bản tự động khác nhau có thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức. Nếu bạn đang sử dụng một mạng trong tổ chức của mình, bước hợp lý tiếp theo là tự hỏi làm thế nào bạn có thể chia sẻ các mục nhập Văn bản tự động đó giữa tất cả những người dùng trên mạng của bạn.

Các mục nhập Văn bản tự động được lưu trữ trong các mẫu. Theo mặc định, các mục nhập AutoText được tạo trong khi chỉnh sửa tài liệu sẽ được lưu trữ trong mẫu Normal.Dot. Tuy nhiên, chúng thực sự có thể được lưu trữ trong bất kỳ mẫu nào (bạn có thể chỉ định vị trí khi xác định mục nhập Văn bản tự động). Tạo hoặc mở tài liệu dựa trên một số mẫu khác với Normal.Dot cung cấp mọi mục nhập Văn bản tự động được lưu trữ trong mẫu cơ bản của tài liệu đó — nhưng chỉ để sử dụng trong tài liệu đó; chúng không thể được truy cập từ các tài liệu khác dựa trên các mẫu khác.

Tuy nhiên, có một cảnh báo ở đây. Bất kỳ mẫu nào được tải dưới dạng Global Template (hoặc Global Addin), như Normal.Dot, làm cho bất kỳ mục nhập AutoText nào được lưu trữ trong mẫu đó có sẵn cho bất kỳ tài liệu nào. Để tải một tài liệu dưới dạng Global Addin, tệp mẫu (ví dụ: “MyTemplate.Dot”)

nên được đặt trong thư mục khởi động Office mặc định (thường là \ Microsoft Office \ Office \ Startup \) hoặc trong thư mục khởi động do người dùng xác định.

Để đặt thư mục Khởi động do người dùng xác định, bạn có thể sử dụng tab Vị trí Tệp của hộp thoại Tùy chọn trong Word. Đơn giản chỉ cần đặt mục Khởi động trong hộp thoại.

Để tạo một câu chuyện ngắn, tất cả các mục nhập Văn bản tự động được chia sẻ có thể được lưu trữ trong một mẫu chính và mẫu đó được chia sẻ giữa những người dùng bằng cách tải nó dưới dạng Mẫu chung. Chia sẻ nó có thể bằng cách đặt nó vào thư mục khởi động Office trên máy tính của mỗi người hoặc có thể bằng cách trỏ tất cả cài đặt Khởi động (trong hộp thoại Tùy chọn)

tại một thư mục chia sẻ duy nhất trên máy chủ mạng.

Bạn nên biết rằng có những vấn đề về chỉnh sửa và quản lý cần xem xét đối với cả hai cách tiếp cận chia sẻ. Ví dụ: nếu người dùng thêm mục nhập Văn bản tự động mới vào bản sao của ShareAutotext.Dot trên máy tính của chính họ, làm thế nào để điều đó được lưu hành đến tất cả những người dùng khác? Nếu người dùng thêm mục nhập Văn bản tự động mới vào một ShareAutotext.Dot chính duy nhất nằm trên máy chủ, thì những người dùng khác đang cố thêm mục nhập Văn bản tự động mới sẽ gặp sự cố chia sẻ tài liệu khi cố gắng lưu các thay đổi của họ. Rõ ràng cần phải có một chính sách cẩn thận, nhưng đó là vấn đề quản lý hơn là vấn đề công nghệ.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1392) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.