Có thể đôi khi bạn đã soạn thảo một tài liệu và bạn muốn chia sẻ một dàn ý — các tiêu đề của bạn — với những người khác. May mắn thay, Word cho phép bạn làm điều này khá dễ dàng. Tất nhiên, cách dễ nhất là in phác thảo. Bạn thực hiện theo các bước sau:

  1. Chuyển sang dạng xem Dàn bài của tài liệu của bạn.

  2. Sử dụng thanh công cụ Phác thảo để chỉ định các mức tiêu đề sẽ được hiển thị.

  3. Bấm vào công cụ In trên thanh công cụ Chuẩn hoặc chọn In từ menu Tệp.

Bạn nên lưu ý rằng khi bạn đang xem bản phác thảo, cách bạn in là rất quan trọng. Nếu bạn chọn Print Preview, Word sẽ không chỉ hiển thị các tiêu đề trong tài liệu của bạn, có nghĩa là bạn không thấy những gì thực sự sẽ in. Hơn nữa, nếu bạn chọn Print từ Print Preview, không chỉ các tiêu đề của bạn sẽ được in. Điều này có thể khiến một số độc giả tin rằng bạn không thể chỉ in đề cương của mình. Điều này chỉ đơn giản là gây hiểu lầm; nếu bạn làm theo các hướng dẫn ở trên, bạn có thể in phác thảo của mình tốt.

Đề cương này sau đó có thể được chia sẻ với những người khác, như mong muốn.

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn chia sẻ một tài liệu (không phải bản in) chỉ bao gồm dàn ý? Mọi thứ trở nên dính hơn một chút ở đây. Ý tưởng là bạn phải tìm cách loại bỏ mọi thứ ngoại trừ các tiêu đề. Cách rõ ràng để làm điều này là thông qua việc sử dụng mục lục hoặc sử dụng các trường RD. (Cả hai kỹ thuật này đã được đề cập trong các vấn đề khác của WordTips.)

Nếu bạn chỉ cần chia sẻ các tiêu đề một chút, một giải pháp đơn giản hơn có thể là viết macro loại bỏ mọi thứ ra khỏi tài liệu ngoại trừ tiêu đề. Macro VBA sau sẽ thực hiện thủ thuật khá độc đáo:

Sub ReduceToHeadings()

Dim docActive As Document     Dim objPara As Paragraph     Dim objShape As Shape

' set fixed ref to the working document     Set docActive = ActiveDocument

' loop and remove any non-"Heading" paragraphs     For Each objPara In docActive.Content.Paragraphs         If LCase(Left(objPara.Style, 7)) <> "heading" Then             objPara.Range.Delete         End If     Next objPara End Sub

Những gì macro này thực hiện chỉ đơn giản là lặp lại để xóa các đoạn trong phần nội dung chính của tài liệu nếu đoạn đó không sử dụng kiểu đầu đề. Tất nhiên, nó giả định rằng các kiểu tiêu đề chưa được đổi tên. Khi nó chạy xong, chỉ còn lại các tiêu đề. Bạn nên đảm bảo rằng bạn sử dụng lệnh Save As ngay để kết thúc tài liệu mà bạn có thể chia sẻ với người khác. Không sử dụng lệnh Lưu, nếu không bạn sẽ ghi đè lên tài liệu gốc của mình (chắc chắn là một điều tồi tệ).

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1780) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: