Jennifer đã viết về một vấn đề mà cô ấy đang gặp phải trong văn phòng của mình khi in tài liệu trên các phiên bản Word khác nhau. Có vẻ như khi cô ấy in tài liệu dưới Word 2000, nó sẽ ổn; khi cô ấy in nó trên một máy khác trong Word 2002, tài liệu được in ra với văn bản nhỏ hơn khoảng 25% so với bình thường.

Điều đầu tiên cần nhớ là Word 2002 đã thay đổi một cách đáng kể, cách nó in nhận xét và chỉnh sửa khi bật tính năng Theo dõi Thay đổi. Nó thực hiện những điều này thông qua một loạt “bong bóng” xuất hiện ở phía bên phải của bản in. Word điều chỉnh kích thước của văn bản in để việc phân trang không bị ảnh hưởng, nhưng chú thích và / hoặc hộp chú giải chỉnh sửa có thể được in. Do sự khác biệt này trong việc xử lý cách in nhận xét và / hoặc chỉnh sửa, bản in của cùng một tài liệu trên Word 2002 sẽ xuất hiện nhỏ hơn so với cùng một tài liệu được in trên phiên bản cũ hơn. Nếu đây là vấn đề của bạn, xem qua tất cả các trang của bản in, thay vì chỉ một vài trang đầu tiên, sẽ cho biết liệu có nhận xét thực tế và / hoặc chỉnh sửa bong bóng được in hay không. Để tắt hành vi này, hãy chọn In từ menu Tệp, sau đó đảm bảo danh sách thả xuống In Cái gì được đặt thành Tài liệu thay vì Đánh dấu Hiển thị Tài liệu.

Tiếp theo, kiểm tra tab Print của hộp thoại Options (Tools | Options | Print). Nếu hộp kiểm Cho phép thay đổi kích thước giấy A4 / Letter được chọn và tài liệu ban đầu được tạo cho giấy A4 và hiện đang được in trên giấy khổ letter, thì kết quả có thể bị “thu hẹp”

đầu ra. Giải pháp là định dạng lại tài liệu cho giấy khổ letter hoặc tắt hộp kiểm Cho phép thay đổi kích thước giấy A4 / Letter.

Bạn cũng sẽ muốn kiểm tra xem máy Word 2002 đã được thiết lập để sử dụng một tỷ lệ khác trên bản in của nó hay chưa. Bạn truy cập vào phần này bằng cách chọn In từ menu Tệp, sau đó kiểm tra danh sách thả xuống Tỷ lệ thành Khổ giấy. Đảm bảo cài đặt phù hợp với bản in của bạn.

Ngoài những đề xuất này, nó có thể là hầu hết mọi thứ liên quan đến sự kết hợp của các phiên bản Word khác nhau, phần cứng khác nhau, hệ điều hành khác nhau, trình điều khiển máy in khác nhau, tính khả dụng và thay thế phông chữ, v.v. Số lượng biến cần kiểm tra có thể đáng kinh ngạc. Tuy nhiên, một nơi tốt để bắt đầu là với trình điều khiển máy in. Nếu các trình điều khiển máy in khác nhau đang được sử dụng, thì rất có thể đầu ra sẽ trông khác nhau, ngay cả khi mục tiêu của bản in là cùng một máy in. Trong trường hợp này, bạn nên cập nhật trình điều khiển máy in trên cả hai máy nếu có thể. (Trình điều khiển máy in nào bạn có thể cài đặt có thể phụ thuộc vào phiên bản Windows bạn đang sử dụng.) Các vấn đề khác của WordTips đã giải quyết các vấn đề liên quan đến trình điều khiển máy in, phông chữ và cài đặt lệnh in.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1623) áp dụng cho Microsoft Word 2000 và 2002.