Một thủ thuật hữu ích bạn có thể sử dụng khi phát triển một số loại tài liệu là khả năng sắp xếp các phần khác nhau của tài liệu dựa trên các tiêu đề bạn sử dụng. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp tài liệu dựa trên các tiêu đề cấp đầu tiên (các đoạn văn sử dụng kiểu Tiêu đề 1) bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Chuyển sang chế độ xem Dàn bài bằng cách nhấp vào nút Chế độ xem dàn bài xuất hiện ngay bên trái của thanh cuộn ngang.

  2. Sử dụng các điều khiển trên thanh công cụ Phác thảo, thu gọn các tiêu đề để chỉ các tiêu đề cấp một được hiển thị. (Bước này không quá cần thiết, nhưng giúp màn hình dễ đọc hơn một chút.)

  3. Đặt con trỏ ở đầu tiêu đề đầu tiên và nhấn Ctrl + Shift + End để chọn mọi thứ cho đến cuối tài liệu.

  4. Chọn Sắp xếp từ menu Bảng. Word sẽ hiển thị hộp thoại Sắp xếp Văn bản. (Xem Hình 1.)

  5. Nhấp vào OK để chấp nhận cài đặt mặc định trong hộp thoại.

Nếu bạn bỏ qua hai bước đầu tiên và thực hiện sắp xếp trong bất kỳ chế độ xem nào ngoài chế độ xem Dàn bài, mọi đoạn văn sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái và do đó được sắp xếp lại để các đoạn văn dưới đây được tách biệt khỏi tiêu đề của chúng. Nói cách khác, bạn sẽ có một mớ hỗn độn. Tuy nhiên, trong dạng xem Dàn bài, các tiêu đề cấp cao nhất được sắp xếp, mang theo các cấp tiêu đề cấp dưới và nội dung.

Nếu bạn muốn sắp xếp theo Tiêu đề 2 đoạn văn, bạn cũng nên sử dụng dạng xem Dàn bài, nhưng trước tiên bạn sẽ phải chọn tất cả các đoạn Tiêu đề 2 dưới một đoạn Tiêu đề 1 cụ thể rồi sắp xếp. Bạn sẽ nhận được cùng một kết quả bất kể có bao nhiêu cấp độ tiêu đề mà bạn hiển thị trên thanh công cụ Outline.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (41) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: