Gary hỏi liệu có thể chỉ định vị trí cho Word để lưu các tệp sao lưu hay không, nếu bạn đã bật cài đặt “Luôn tạo bản sao lưu”. Bằng cách đó anh ta có thể dễ dàng thực hiện sao lưu tài liệu của mình hơn mà không cần sao chép bản sao lưu trong bản sao lưu. (Nghe như líu lưỡi nhỉ?)

Câu trả lời ngắn gọn là không, Word không cho phép bạn làm điều đó. Lý do khá đơn giản – nó liên quan đến tên tệp. Khi bạn bật tính năng sao lưu, Word sẽ lưu các tệp sao lưu bằng cách thêm hoặc thêm một số văn bản đặc biệt vào tên tệp của bạn. Trong một số phiên bản Word, phần mở rộng tên tệp WBK được sử dụng thay vì DOC quen thuộc. Trong các phiên bản Word khác, phần mở rộng DOC được Word sử dụng thêm cụm từ “Backup of” vào đầu tên tài liệu.

Giả sử rằng bạn có hai thư mục và trong mỗi thư mục, bạn có các tài liệu khác nhau nhưng mỗi thư mục có cùng tên, như trong MyLetter.doc. Nếu bạn đã bật sao lưu và Word cho phép bạn chỉ định vị trí đặt các bản sao lưu, thì tên cho các bản sao lưu của hai tệp khác nhau sẽ giống nhau (MyLetter.wbk hoặc Backup of MyLetter.doc) và hai tệp trùng tên không thể được lưu trong cùng một thư mục. Giải pháp dành cho Word là chỉ cần giữ bản sao lưu của tài liệu trong cùng thư mục với bản gốc. Bằng cách đó, bạn không gặp phải xung đột đặt tên nào cả.

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn sẵn sàng chấp nhận rủi ro xung đột tên và bạn vẫn muốn các tệp sao lưu được lưu trữ ở một vị trí khác? Trong trường hợp như vậy, bạn được để cho các thiết bị của riêng mình và bạn có thể tiếp cận vấn đề theo nhiều cách khác nhau.

Đầu tiên, bạn có thể sử dụng macro để lưu bản sao lưu cho mình, thay vì dựa vào tính năng sao lưu trong Word. Macro sau, thay thế cho lệnh Lưu, sẽ lưu một bản sao lưu của tài liệu trong cả C: \ Backups \ và thư mục hiện tại.

Sub FileSave()

Dim docName As Boolean     Dim templateFullName As String

docName = ActiveDocument.name Like "Document#*"

templateFullName = ActiveDocument.FullName     If docName = True Then         Dialogs(wdDialogFileSaveAs).Show     Else         ActiveDocument.SaveAs FileName:="C:\Backups\" _           & ActiveDocument.name, AddToRecentFiles:=False         ActiveDocument.SaveAs FileName:=templateFullName     End If End Sub

Macro này không lưu bản sao lưu khi bạn lưu tệp lần đầu tiên, chỉ khi bạn thực hiện lưu tiếp theo. Tất nhiên, quá trình lưu sẽ mất gấp đôi thời gian bình thường, vì Word thực sự đang thực hiện hai lần lưu riêng biệt. Ngoài ra, macro không sử dụng phần mở rộng WBK hoặc cụm từ “Backup of” trên bất kỳ tệp nào được lưu trong C: \ Backups \. Thay vào đó, các tệp được lưu ở đó dưới dạng tệp DOC thông thường.

Giải pháp tiềm năng thứ hai là vẫn sử dụng tính năng sao lưu của Word, nhưng định kỳ di chuyển tất cả các tệp sao lưu vào thư mục riêng của chúng. Bạn có thể làm điều đó bằng cách làm theo các bước chung sau:

  1. Thoát khỏi Word.

  2. Mở một thư mục mà bạn muốn các tệp sao lưu cư trú.

  3. Trong Windows, khởi động công cụ Tìm Tệp. Tùy thuộc vào phiên bản Word của bạn, điều này thường được thực hiện bằng cách chọn Bắt đầu | Tìm kiếm | Đối với Tệp hoặc Thư mục.

  4. Tìm kiếm * .wbk trên ổ đĩa nơi bạn lưu trữ tài liệu Word của mình.

Thao tác này sẽ hiển thị danh sách tất cả các tệp sao lưu trên ổ đĩa.

  1. Nếu không có tệp nào được trả lại trong bước 4, hãy tìm kiếm “Bản sao lưu của *”

(không có dấu ngoặc kép) trên ổ đĩa.

  1. Nhấn Ctrl + A để chọn tất cả các tệp được tìm thấy.

  2. Sử dụng nút chuột phải, kéo các tệp đã chọn vào thư mục bạn đã mở ở bước 2. Khi bạn thả nút chuột, Windows sẽ di chuyển các tệp từ thư mục gốc của chúng sang thư mục bạn đã chỉ định.

  3. Đóng hộp thoại Tìm kiếm.

Với các tệp sao lưu trong thư mục riêng của chúng, bạn có thể làm bất cứ điều gì bạn muốn với chúng.

Giải pháp khả thi thứ ba, đặc biệt có thể áp dụng khi sao lưu, là sử dụng WinZip để chỉ lưu trữ các tệp kết thúc bằng DOC hoặc WBK, tùy theo mong muốn.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1701) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.