Word cho phép bạn luôn tạo một bản sao lưu của tài liệu, nếu muốn (Công cụ | Tùy chọn | Lưu | Luôn Tạo Bản sao Dự phòng). Bản sao lưu này không khác gì phiên bản cũ của tài liệu, được đổi tên bằng phần mở rộng WBK. Nói cách khác, Word thực hiện đổi tên nhanh chóng của tài liệu, do đó tạo bản sao lưu và sau đó lưu tài liệu mới dưới tên tệp thông thường.

Vì Word chỉ thực hiện đổi tên để tạo tệp sao lưu, nên không thể chỉ định vị trí khác cho tệp đó — cả tài liệu và bản sao lưu của nó đều được lưu trữ trong cùng một thư mục. Khi bạn lưu lại tài liệu, tệp WBK hiện có sẽ bị xóa, tệp DOC hiện có được đổi tên thành WBK và tài liệu được lưu lại. Kết quả là bất kể bạn lưu bao nhiêu lần, sẽ chỉ có hai tệp và chúng sẽ luôn nằm trong cùng một thư mục.

Hành vi này của Word liên quan đến sao lưu tài liệu tự nhiên đưa ra một điểm khác. Nếu bạn lưu tài liệu thường xuyên, có thể không cần sao lưu tự động. Tại sao? Xem xét kịch bản viết của tôi: Khi làm việc trên một tài liệu, tôi thường lưu từ năm đến bảy phút một lần; Tôi vừa rèn luyện bản thân để làm được điều đó. Nếu tôi đã bật tính năng sao lưu tự động, điều đó có nghĩa là tôi đang xóa tệp sao lưu cũ và tạo một tệp mới sau mỗi năm đến bảy phút. Điều này làm cho tệp sao lưu có giá trị tối thiểu đối với tôi, vì nó chỉ đại diện cho một phiên bản tài liệu của tôi có tuổi từ năm đến bảy phút. Đối với tôi, việc tắt tính năng này chỉ có ý nghĩa.

Nếu bạn muốn sử dụng sao lưu tự động và tài nguyên lưu trữ tệp của bạn không cho phép bạn có tối đa hai bản sao của một tài liệu (tài liệu và bản sao lưu của nó) trong cùng một thư mục, thì có hai giải pháp khả thi:

Tắt sao lưu tự động hoặc viết macro để di chuyển các bản sao lưu vào thư mục khác bất cứ khi nào bạn chọn lưu tài liệu.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1577) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: