Công cụ Kết hợp Thư trong Word có thể rất hữu ích trong việc kết hợp thông tin từ nguồn dữ liệu (chẳng hạn như tên hoặc địa chỉ) với thông tin trong tài liệu chuẩn (chẳng hạn như chữ cái hoặc nhãn). Tuy nhiên, nếu bạn có rất nhiều bản ghi trong nguồn dữ liệu của mình, phối thư có thể không chạy nhanh như bạn muốn.

Ví dụ: giả sử bạn đang hợp nhất một lượng lớn dữ liệu (10.000 hoặc 20.000 bản ghi) với một tài liệu một trang để tạo một biểu mẫu. Phương pháp phổ biến nhất để thực hiện hợp nhất là tạo một tài liệu mới có chứa thông tin đã hợp nhất. Khi mỗi bản ghi được tìm nạp và xử lý, một trang mới sẽ được thêm vào tài liệu đã hợp nhất. Nếu bạn có 20.000 bản ghi trong nguồn dữ liệu của mình, điều này có nghĩa là bạn đang cố gắng tạo một tài liệu 20.000 trang! Về mặt lý thuyết, Word sẽ không làm nghẹt một tài liệu khổng lồ như vậy, nhưng nó có thể chậm thu thập thông tin tùy thuộc vào khả năng của máy tính của bạn.

Có một số điều bạn có thể làm để giúp đẩy nhanh tiến độ. Trước hết, hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng chế độ xem Bình thường trước khi thực hiện hợp nhất và bạn tắt tính năng phân chia lại nền. Điều này sẽ ngăn Word cố gắng đánh dấu lại tài liệu trong quá trình hợp nhất. Bạn cũng sẽ muốn tắt bất kỳ phần mềm chống vi-rút nào bạn sử dụng hoặc ít nhất là định cấu hình phần mềm đó để phần mềm này không quét vi-rút tài liệu Word.

Một điều hiển nhiên khác cần thử là không hợp nhất vào tài liệu mới mà hợp nhất trực tiếp vào máy in. Vì quá trình hợp nhất thư vẫn là một thao tác tốn nhiều bộ nhớ, bạn vẫn có thể nhận thấy sự chậm lại trong khi hợp nhất. Trong trường hợp này, bạn nên áp dụng bất kỳ hoặc tất cả các mục sau, điều này thường có thể tiết kiệm bộ nhớ sử dụng trên PC:

  • Khởi động lại PC của bạn ngay trước khi thực hiện trộn thư, để tất cả tài nguyên bộ nhớ đều có sẵn.

  • Tắt mọi trình bảo vệ màn hình trên hệ thống của bạn. Bộ hẹn giờ bảo vệ màn hình và các quy trình hiển thị sử dụng hết bộ nhớ. Ngoài ra, bạn không muốn nó cắt trong khi hợp nhất.

  • Tắt bất kỳ hình nền nào trên hệ thống của bạn. Bạn cũng có thể giảm màu màn hình và độ phân giải màn hình.

  • Vì bất kỳ việc sử dụng bộ nhớ lớn nào của Windows đều dẫn đến thông tin được ghi vào ổ cứng, hãy thường xuyên chạy Scan Disk và Defrag.

  • Không làm bất cứ điều gì khác trên máy tính khi nó đang thực hiện trộn thư; không có bất kỳ ứng dụng nào khác đang mở.

  • Xóa phần mềm khỏi thư mục Startup hoặc đóng chúng. Đóng những gì bạn có thể từ Khay hệ thống.

  • Giảm số lượng biểu tượng lối tắt trên màn hình nền. Đặt chúng vào các thư mục nếu bạn cần chúng ở trên màn hình.

Sau khi thử tất cả những điều này, nếu bạn vẫn không thể kết thúc thư nhanh chóng, bạn sẽ cần thêm bộ nhớ hoặc hợp nhất ít bản ghi hơn. Nói cách khác, thay vì thực hiện một kết hợp thư duy nhất với 20.000 bản ghi, hãy thực hiện mười kết hợp thư gồm 2.000 bản ghi mỗi bản.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1304) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: