Barbara liên quan đến một vấn đề mà cô gặp phải với tài liệu Word: Cô chạy kiểm tra chính tả và Word không phát hiện ra một số từ sai chính tả.

Barbara đang tự hỏi tại sao điều này lại xảy ra.

Có một số lý do tại sao tình huống này có thể xảy ra, có nghĩa là bạn cần thực hiện một số phân tích tài liệu sự cố (và chính Word) để tìm ra điều gì đang xảy ra.

Nếu sự cố chỉ xảy ra trong một tài liệu hoặc với một số từ sai chính tả trong một tài liệu cụ thể, thì điều đó có nghĩa là vấn đề nằm ở chính tài liệu đó. Lý do phổ biến nhất là văn bản đã được định dạng bằng cách nào đó để Word bỏ qua nó khi kiểm tra chính tả hoặc ngữ pháp. Bạn có thể tìm hiểu xem đây có phải là trường hợp không bằng cách chọn từ bị bỏ sót trong quá trình kiểm tra chính tả. Sau đó chọn Công cụ | Ngôn ngữ | Cài ngôn ngữ. Word sẽ hiển thị hộp thoại Ngôn ngữ.

Nếu bạn đang sử dụng Word 97, hãy kiểm tra danh sách các ngôn ngữ khả dụng để xem tùy chọn (không kiểm lỗi) có được chọn hay không. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word mới hơn, hãy xem hộp kiểm Không kiểm tra Chính tả hoặc Ngữ pháp để xem nó có chứa dấu kiểm hay không. Nếu một trong hai cài đặt này là đúng, thì Word sẽ bỏ qua văn bản đã chọn khi kiểm tra chính tả hoặc ngữ pháp. Đừng thay đổi cài đặt; bạn vẫn còn một số công việc thám tử để tìm ra vấn đề thực tế.

Tiếp tục và loại bỏ hộp thoại Ngôn ngữ ngay bây giờ. Bây giờ bạn cần phải tìm ra mức độ phổ biến của cài đặt “không kiểm tra” hoặc “không kiểm tra” trong tài liệu. Trước tiên, hãy kiểm tra xem cài đặt này có liên quan đến bất kỳ kiểu nào được sử dụng để định dạng văn bản đã chọn hay không. (Cách bạn kiểm tra cài đặt kiểu đã được đề cập trong các vấn đề khác của WordTips.) Nếu cài đặt được tạo theo kiểu, thì mọi văn bản khác được định dạng với kiểu đó trong tài liệu cũng sẽ bị bỏ qua trong quá trình kiểm tra chính tả. Trong trường hợp đó, giải pháp là sử dụng một kiểu khác cho phép hiệu đính hoặc thay đổi kiểu để kiểu cho phép hiệu đính.

Nếu cài đặt không được thực hiện theo kiểu, thì điều đó có nghĩa là ai đó đã tắt chế độ soát lỗi cho văn bản cụ thể. Mặc dù bạn có thể thay đổi nó một cách rõ ràng cho trường hợp cụ thể của từ này, bạn cũng có thể cần phải thay đổi nó rất nhiều vị trí khác trong tài liệu.

Nếu bạn chắc chắn rằng bạn muốn toàn bộ tài liệu được soát lỗi, thì bạn chỉ cần chọn toàn bộ tài liệu (nhấn Ctrl + A), hiển thị lại hộp thoại Ngôn ngữ và chọn ngôn ngữ bạn muốn sử dụng để soát lỗi (Word 97) hoặc bỏ chọn hộp kiểm Không kiểm tra Chính tả hoặc Ngữ pháp (các phiên bản Word mới hơn).

Nếu bạn đã kiểm tra cài đặt soát lỗi trong hộp thoại Ngôn ngữ và không tìm thấy vấn đề nào ở đó hoặc nếu sự cố thiếu từ sai chính tả xảy ra trong nhiều tài liệu, thì có thể sự cố xảy ra với chính trình kiểm tra chính tả. Trong trường hợp này, tình huống rất có thể xảy ra là trước đó ai đó đang kiểm tra chính tả trên tài liệu và khi từ sai chính tả được đưa ra để xem xét, hãy nhấp vào nút “Thêm”. Hành động này có nghĩa là từ sai chính tả sẽ không bao giờ bị gắn cờ là sai nữa vì nó hiện đã được thêm vào từ điển tùy chỉnh trên hệ thống.

Một cách nhanh chóng để kiểm tra xem đây có phải là vấn đề hay không là lấy tài liệu và kiểm tra chính tả trên một hệ thống khác. Trừ khi cả hai hệ thống chia sẻ một từ điển tùy chỉnh chung hoặc có cùng một từ sai chính tả trong các từ điển tùy chỉnh riêng lẻ của chúng, bạn cần lưu ý rằng trên hệ thống thứ hai, từ sai chính tả được gắn cờ chính tả là sai chính tả.

Nếu bạn không có quyền truy cập vào máy thứ hai hoặc nếu bạn cho rằng cả hai máy có thể đang sử dụng cùng một từ điển tùy chỉnh, hãy thử các bước sau:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab Chính tả & Ngữ pháp được hiển thị. (Xem Hình 1.)

  3. Đảm bảo rằng hộp kiểm cho Đề xuất từ ​​Chỉ từ điển chính được chọn. Điều này có nghĩa là Word, khi soát lỗi tài liệu của bạn, sẽ bỏ qua bất kỳ thứ gì trong từ điển tùy chỉnh của bạn.

  4. Nhấp vào nút Kiểm tra lại Tài liệu.

  5. Đóng hộp thoại Tùy chọn.

Nếu lần kiểm tra chính tả đã gắn cờ các từ sai chính tả lần này, thì vấn đề nằm ở một trong các từ điển tùy chỉnh của bạn. Bạn có thể khắc phục sự cố bằng cách làm theo các bước sau nếu bạn đang sử dụng Word 97 hoặc Word 2000:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab Chính tả & Ngữ pháp được hiển thị.

  3. Bấm vào nút Từ điển.

  4. Trong danh sách từ điển, hãy chọn từ điển bạn muốn chỉnh sửa.

  5. Nhấp vào nút Chỉnh sửa. Từ điển được mở, dưới dạng tài liệu, trong Word.

  6. Xóa từ sai chính tả, cùng với bất kỳ từ sai chính tả nào khác mà bạn có thể tìm thấy.

  7. Đóng tài liệu từ điển khi bạn đang chỉnh sửa nó.

Các bước chỉnh sửa từ điển tùy chỉnh khác nhau trong Word 2002 và Word 2003:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab Chính tả & Ngữ pháp được hiển thị.

  3. Nhấp vào nút Từ điển tùy chỉnh. Word hiển thị hộp thoại Từ điển tùy chỉnh. (Xem Hình 2.)

  4. Trong danh sách từ điển, hãy chọn từ điển bạn muốn chỉnh sửa.

  5. Nhấp vào nút Sửa đổi. Word hiển thị hộp thoại hiển thị các từ trong từ điển tùy chỉnh.

  6. Kiểm tra các từ trong danh sách Từ điển, chọn và xóa những từ viết sai chính tả.

  7. Bấm OK để đóng hộp thoại.

  8. Lặp lại các bước từ 4 đến 7 nếu bạn có bất kỳ từ điển tùy chỉnh nào khác mà bạn cần kiểm tra.

  9. Bấm OK để đóng hộp thoại Từ điển tùy chỉnh.

  10. Bấm OK để đóng hộp thoại Tùy chọn.

Nếu sự cố vẫn không được giải quyết, thì có thể là do một số cài đặt soát lỗi khác trên hệ thống của bạn. Ví dụ: nếu các từ sai chính tả đang bị bỏ sót đều ở dạng chữ hoa, thì chúng sẽ không bị phát hiện vì Word, theo mặc định, không kiểm tra các từ tất cả đều là chữ hoa. Hiển thị lại tab Chính tả & Ngữ pháp của hộp thoại Tùy chọn và đảm bảo rằng hộp kiểm Bỏ qua các từ ở dạng chữ hoa được xóa. Nếu các từ sai chính tả có chữ số, bạn cũng sẽ muốn bỏ chọn hộp kiểm Bỏ qua các từ có số.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (501) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: