Nhiều người sử dụng Word để tạo biểu mẫu sau đó được người khác sử dụng để nhập thông tin. Tôi không nói về các biểu mẫu trung bình, hàng loạt của bạn được in ra và sao chép trên máy photocopy. Tôi đang nói về việc sử dụng biểu mẫu với các trường biểu mẫu đặc biệt của Word được sử dụng để thu thập dữ liệu cụ thể mà không cho phép người dùng sửa đổi văn bản xung quanh các trường nhập liệu.

Vì các loại biểu mẫu này được bảo vệ, theo thiết kế, người dùng không thể chạy một số công cụ Word nhất định trên biểu mẫu và không thể làm những việc khác, chẳng hạn như chạy macro. Điều này có lợi trong nhiều trường hợp, nhưng có thể là một nhược điểm nếu bạn có nhu cầu đặc biệt. Một nhu cầu phổ biến như vậy là chạy trình kiểm tra chính tả trên biểu mẫu sau khi người dùng nhập thông tin của họ. Tuy nhiên, điều này không thể được thực hiện một lần nữa vì các công cụ như trình kiểm tra chính tả đã bị vô hiệu hóa.

Tuy nhiên, sự thật mà nói, bạn sẽ thấy rằng khi bạn chèn một trường biểu mẫu, Word sẽ chèn trường đó với thuộc tính Ngôn ngữ được đặt thành “không có hiệu đính”.

Điều này có nghĩa là ngay cả khi bạn có thể chạy trình kiểm tra chính tả, Word sẽ bỏ qua thông tin được nhập vào các trường biểu mẫu.

Mặc dù điều này nghe có vẻ hơi vô vọng, nhưng vẫn có một cách giải quyết. Bạn có thể chạy trình kiểm tra chính tả trên biểu mẫu của mình bằng cách sử dụng macro. Vì macro sẽ cần phải vượt qua những trở ngại được đề cập ở trên, nó phải vừa bỏ bảo vệ biểu mẫu vừa thay đổi thuộc tính Ngôn ngữ cho các trường. Cách đơn giản nhất để làm điều này là với macro sau:

Sub SCForm()

ActiveDocument.Unprotect    Selection.WholeStory    Selection.LanguageID = wdEnglishUS    ActiveDocument.CheckSpelling    ActiveDocument.Protect Type:=wdAllowOnlyFormFields, NoReset:=True End Sub

Lưu ý rằng macro đặt thuộc tính Ngôn ngữ cho toàn bộ tài liệu thành tiếng Anh Mỹ. Nếu bạn đang tạo biểu mẫu bằng một số ngôn ngữ khác, bạn nên đảm bảo rằng bạn thay đổi macro để ngôn ngữ thích hợp được chọn.

Cũng có một nhược điểm đối với macro này là nó có thể không được chấp nhận cho mọi mục đích sử dụng. Khi chạy, macro chính tả kiểm tra mọi thứ trong tài liệu, không chỉ nội dung của các trường biểu mẫu. Đây chỉ là một nhược điểm nếu biểu mẫu có nhiều từ mà trình kiểm tra chính tả có thể coi là sai chính tả, chẳng hạn như văn xuôi đòi hỏi kỹ thuật cao. Nếu bạn thấy mình trong tình huống như vậy, bạn sẽ cần tạo một macro phức tạp hơn để thực sự tìm kiếm và chuyển qua các trường trong biểu mẫu.

Có hai điều cần nhớ khi sử dụng macro này với biểu mẫu:

  • Đảm bảo bạn liên kết macro này với mẫu có chứa macro của bạn.

  • Bạn sẽ cần gán macro cho tổ hợp bàn phím hoặc nút trên thanh công cụ. Điều này không chỉ giúp người sử dụng biểu mẫu dễ dàng hơn mà còn là cách duy nhất để chạy biểu mẫu. (Hãy nhớ rằng bạn không thể truy cập menu Macros khi điền vào biểu mẫu.)

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1040) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: