Bạn đã hoàn thành kiệt tác của mình và bạn đã sẵn sàng “bấm máy”

(ngay cả khi máy in là một máy in nhỏ ở góc khu vực làm việc của bạn).

Bạn nhìn vào tài liệu và nhận thấy rằng nó dài một số trang nhất định. Bạn đi đến trang cuối cùng và thấy rằng chỉ có hai dòng hoặc lâu hơn trên trang cuối cùng. Nếu bạn có thể loại bỏ những dòng đó …​

Đây là vấn đề chung của nhiều nhà văn. Không thành vấn đề nếu bạn đang viết thư hay bản đồ – vấn đề khớp văn bản với một vùng in cụ thể có thể gây khó chịu. Bạn có thể làm gì? Vâng, có một cách tiếp cận đơn giản và một cách tiếp cận tốt hơn. Hãy xem xét từng người trong số họ.

Trước hết, đối với cách tiếp cận đơn giản: Nếu bạn hiển thị tài liệu của mình trong Chế độ xem trước khi in, bạn nhận thấy rằng có một nút trên thanh công cụ sẽ cô đọng tài liệu của bạn thành một trang. Trên thực tế, nó không thực sự làm điều đó. Thay vào đó, nó làm giảm kích thước phông chữ của tất cả các phông chữ được sử dụng trong tài liệu của bạn, do đó cho phép nhiều văn bản hơn phù hợp với khu vực bạn có sẵn. Nó cũng ảnh hưởng đến kích thước phông chữ khác nhau. Ví dụ: một tài liệu có văn bản 14 điểm, 12 điểm, 10 điểm và 8 điểm có các kích thước đó giảm tương ứng xuống 12 điểm, 10,5 điểm, 8,5 điểm và 7 điểm. Điều này có thể không mang lại kết quả mong muốn.

Một cách tiếp cận tốt hơn là phương pháp thủ công cũ đã được thử nghiệm và đúng để điều chỉnh các thông số ảnh hưởng đến văn bản trên trang của bạn. Điều đầu tiên bạn nên thử làm với chính nội dung tài liệu của bạn. Đừng ngại xem xét lại nội dung của bạn và chỉnh sửa để làm cho nội dung ngắn hơn. Loại bỏ những từ thừa và cố gắng ngắn gọn hơn trong mô tả của bạn.

Tiếp theo, bạn có thể gạch nối tài liệu của mình. Điều này có thể đóng một số dòng, đơn giản bằng cách kéo các từ “một phần” lên các dòng trước đó. Điều này đặc biệt hiệu quả nếu phía bên phải của tài liệu của bạn khá rách (có nhiều khoảng trắng).

Bây giờ bạn có thể xem xét việc điều chỉnh các lề. Bạn thường có thể giảm lề trên tất cả bốn mặt của tờ giấy của mình đi 0,1 inch và không ai nhận thấy.

Đừng quên kiểm tra lề máng xối, nếu bố cục của bạn sử dụng lề.

Một điều khác cần thử là giảm khoảng cách dòng của đoạn văn. Bạn có thể đặt giãn cách cho một số điểm cụ thể, nhưng một phương pháp “phức tạp hơn” là đặt giãn cách dòng thành Nhiều, sau đó sử dụng tỷ lệ phần trăm trong hộp Tại. Ví dụ: đặt giãn cách dòng của bạn thành .99 và đoạn văn sau đó sử dụng 99% giãn cách dòng bình thường. Bạn có thể tiếp tục giảm khoảng cách dòng xuống một phần trăm tại một thời điểm và hiệu ứng gia tăng đối với người đọc của bạn hầu như không đáng chú ý — ảnh hưởng đến độ dài tài liệu của bạn có thể rất ấn tượng, tùy thuộc vào số lượng trang trong tài liệu.

Một thủ thuật liên quan là giảm khoảng cách giữa các đoạn văn.

Thật không may, bạn chỉ có thể làm điều này với gia số một điểm, nhưng sự khác biệt giữa 12 điểm và 11 điểm giữa các đoạn văn là rất nhỏ và hầu như không thể phát hiện được.

Khi các phương pháp trên đã được sử dụng, đã đến lúc giảm kích thước điểm trên văn bản tài liệu của bạn. Tốt nhất là nên bắt đầu với các gia số nhỏ — Word có thể xử lý các gia số nhỏ bằng một nửa (.5) điểm.

Do đó, bạn có thể giảm từ văn bản 12 điểm xuống văn bản 11,5 điểm. Điều này hầu như không gây chú ý đối với người đọc nhưng có thể có tác động rất lớn đến độ dài của tài liệu.

Cuối cùng, bạn có thể thu hẹp khoảng cách ký tự. Ở đây, bạn có thể khá chính xác, điều chỉnh khoảng cách bằng một phần mười (.1) điểm.

Ngay cả một sự điều chỉnh nhỏ ở đây cũng có thể làm tăng đáng kể số lượng tài liệu trên mỗi dòng trong tài liệu của bạn.

Như bạn có thể nói, có khá nhiều cài đặt khác nhau mà bạn có thể điều chỉnh để giảm kích thước tài liệu của mình. Hạn chế của việc này là đôi khi việc mày mò có thể dẫn đến kết quả không như ý muốn. Ví dụ: bạn có thể kết thúc với một tài liệu trông buồn cười vì bạn đã áp dụng các “bản sửa lỗi” của mình một cách không thường xuyên trong suốt tài liệu. Một cách tiếp cận nhất quán hơn là sử dụng các kiểu để xác định hình thức của văn bản của bạn. “Mày mò” của bạn

sau đó có thể được thực hiện cho chính các kiểu và chúng sẽ được áp dụng đồng đều và nhất quán trong toàn bộ tài liệu của bạn. (Tất nhiên, với điều kiện là bạn đã áp dụng kiểu nhất quán ngay từ đầu.) Kiểu là trọng tâm của bất kỳ bản trình bày văn bản chuyên nghiệp nào trong Word và đã được đề cập rộng rãi trong các số báo khác của WordTips.

Điểm mấu chốt là hãy xem xét những gì bạn đang cố gắng truyền tải trong tài liệu của mình, sau đó thực hiện các thay đổi định dạng ít nhất làm ảnh hưởng đến thông điệp của bạn. Điều này có nghĩa là cách tiếp cận bạn thực hiện trong một tài liệu có thể không phù hợp với tài liệu khác. Bạn cần quyết định điều gì là tốt nhất cho mục đích của mình.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (605) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: