Patricia hỏi liệu có cách nào để giữ nguyên bố cục của các trang trong một tài liệu lớn bất kể cô ấy sử dụng máy in nào để in tài liệu.

Tin hay không thì tùy, đây không phải là một câu hỏi đơn giản. Để đơn giản hơn, hãy xem xét một tình huống trong đó một tài liệu được in trên hai máy in khác nhau, A và B. Nếu máy in A và B giống hệt nhau và sử dụng cùng một trình điều khiển máy in, thì bản in trên mỗi máy in phải giống nhau nếu bạn đang in từ một máy duy nhất. Nếu bạn đang in từ các máy khác nhau (và máy in và trình điều khiển máy in giống hệt nhau), các bản in vẫn có thể khác nhau nếu hệ thống sử dụng các phiên bản Word khác nhau, các phông chữ khác nhau hoặc thậm chí triển khai khác nhau của cùng một phông chữ từ các nhà cung cấp khác nhau.

Cũng có thể bạn có thể nhận được các bản in khác nhau — ngay cả khi máy in A và B giống hệt nhau — nếu máy in A đang hoạt động ở độ phân giải in khác với máy in B. Nếu máy in A và B giống hệt nhau nhưng trình điều khiển máy in khác nhau (chẳng hạn như các phiên bản khác nhau của cùng một trình điều khiển), thì các bản in có thể khác nhau. Cuối cùng, nếu máy in A và B có kiểu dáng và sản phẩm khác nhau, thì hầu như đảm bảo rằng các bản in sẽ khác nhau. Điều này xảy ra ngay cả khi các máy in sử dụng cùng một trình điều khiển máy in, chẳng hạn như trình điều khiển PostScript chung.

Như bạn có thể nói, có rất nhiều yếu tố tác động khi in tài liệu của bạn. Kiểu và kiểu máy in, độ phân giải máy in, phiên bản trình điều khiển máy in và phông chữ đều đóng một vai trò trong việc xác định những gì kết thúc trên trang in. Vì lý do này, nhiều người cần đảm bảo rằng họ nhận được cùng một thứ trên các máy in khác nhau thường sẽ chuyển đổi tài liệu của họ sang định dạng PDF để phân phối. Định dạng PDF được thiết kế để loại bỏ (hoặc ít nhất là giảm thiểu) sự khác biệt trong đầu ra được in trên các nền tảng khác nhau. Cách truyền thống để tạo tệp PDF là sử dụng Adobe Acrobat, mặc dù có một số lựa chọn thay thế ít tốn kém hơn cho Acrobat.

Nếu không thể chuyển đổi sang định dạng PDF, ít nhất bạn nên buộc Word sử dụng số liệu máy in nội bộ thay vì dựa vào số liệu của máy in. Chọn công cụ | Tùy chọn và hiển thị tab Tùy chọn tương thích. Đảm bảo rằng tùy chọn Sử dụng Số liệu Máy in để Bố trí Tài liệu không được chọn. Tùy chọn này bị tắt trong cài đặt Word tiêu chuẩn, nhưng ai đó có thể đã bật tùy chọn này.

Mặc dù tắt cài đặt (có nghĩa là Word bố trí theo số liệu nội bộ chứ không phải số liệu trình điều khiển máy in) có thể giảm thiểu các thay đổi từ máy in này sang máy in khác, nó sẽ không loại bỏ chúng hoàn toàn, đặc biệt là trong các tài liệu lớn, phức tạp sử dụng nhiều hộp văn bản hoặc khung.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (213) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.