Jeannie muốn thêm một số danh sách tuần tự vào tài liệu của mình bằng cách sử dụng các trường SEQ. Cô ấy biết cách làm điều này, nhưng cô ấy muốn danh sách có một số văn bản tiêu chuẩn phía trước số thứ tự. Ví dụ: cô ấy có thể muốn văn bản “Số thẩm vấn” (với khoảng trắng ở cuối) xuất hiện ngay trước số thứ tự. Cô ấy thắc mắc về cách dễ nhất để làm điều này trong Word.

Có một số cách tiếp cận bạn có thể sử dụng. Nếu bạn chỉ muốn chèn văn bản vào trước trường SEQ, có lẽ cách dễ nhất để thực hiện là hoàn thiện tài liệu của bạn, với tất cả các trường SEQ đã có sẵn. Sau đó, bạn có thể sử dụng khả năng Tìm và Thay thế của Word để tìm kiếm các trường SEQ và đặt văn bản của bạn trước chúng. Làm theo các bước sau:

  1. Nhấn Alt + F9. Word hiển thị các mã trường trong tài liệu của bạn.

  2. Nhấn Ctrl + H để hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  3. Trong hộp Tìm gì, nhập “^ 19 SEQ” (không có dấu ngoặc kép). Nếu bạn có nhiều trình tự độc lập trong tài liệu của mình, bạn có thể muốn theo văn bản này với tên của trình tự bạn muốn tìm.

  4. Trong hộp Replace With, nhập “Số thẩm vấn ^ &” (không có dấu ngoặc kép).

  5. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại để chuyển qua các phiên bản của văn bản Tìm gì hoặc để thay thế tất cả các phiên bản, như mong muốn.

Lưu ý rằng trong bước 3, mã ^ 19 là mã mà Word sử dụng cho dấu ngoặc nhọn trường mở.

Nếu bạn thích một cách tiếp cận tích hợp hơn để thêm các số thứ tự, với văn bản đã có trong đó, thì bạn sẽ muốn xem cách tạo mục nhập Văn bản tự động kết hợp văn bản đầu với trường SEQ. Tạo một trong tài liệu của bạn theo cách bạn muốn, sau đó chọn nó và tạo mục nhập Văn bản tự động. (Cách bạn tạo mục nhập Văn bản tự động được đề cập trong các vấn đề khác của WordTips.) Sau này, khi bạn muốn chèn số cho các thư mục hỏi cung của mình, bạn chỉ cần chèn mục nhập Văn bản tự động mà bạn đã tạo.

Cuối cùng, bạn có thể muốn xem xét sử dụng một cách đánh số khác với việc sử dụng các trường SEQ. Ví dụ: bạn có thể sử dụng danh sách được đánh số theo đường viền, cho phép bạn đặt trước các số với văn bản bạn tạo. Nếu bạn chọn Dấu đầu dòng và Đánh số từ menu Định dạng, Word sẽ hiển thị hộp thoại Dấu đầu dòng và Đánh số. Trên tab Outline Numbered, bạn có thể thấy một bộ sưu tập các kiểu đánh số khác nhau mà bạn có thể sử dụng. Bạn có thể sửa đổi bất kỳ kiểu nào mong muốn để chúng bao gồm từ ngữ của bạn trước số. (Chỉ cần chọn một kiểu và nhấp vào nút Tùy chỉnh.) Sau đó, bạn có thể sử dụng danh sách được đánh số theo đường viền để thực hiện việc đánh số của mình. Bạn có thể tìm thêm về tính năng này của Word tại trang web của Shauna Kelly:

http://www.shaunakelly.com/word/numbering/numbering2003.html

Nếu bạn muốn biết thêm thông tin về cách thêm văn bản vào đánh số, đây là một nơi tốt để xem tại http://word.mvps.org [trang Word MVP] của Suzanne Barnhill. Đặc biệt chú ý đến “Phương pháp 3” trên trang này:

http://sbarnhill.mvps.org/WordFAQs/QandA.htm

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (11183) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: