Rob đã phát triển một tài liệu có chứa một bảng Word được sử dụng như một biểu mẫu để quản lý một dự án. Hai ô trong bảng chứa danh sách thả xuống các lựa chọn thay thế sử dụng mục nhập Văn bản tự động. Trên máy của Rob, danh sách thả xuống hoạt động hoàn hảo. Khi anh ta chuyển tài liệu sang một ổ đĩa mạng để những người khác trong văn phòng của anh ta có thể truy cập được, danh sách thả xuống sẽ không còn nữa. Rob muốn điều này hoạt động từ máy của người khác và đang tự hỏi thủ thuật là gì.

Bí quyết là hiểu rằng các mục nhập Văn bản tự động không được lưu trữ trong tài liệu; chúng được lưu trữ trong các mẫu. Mẫu mặc định mà chúng được lưu trữ là mẫu Normal.dot của bạn. Vì mẫu này chỉ có sẵn trên máy của bạn, nên các mục nhập Văn bản tự động cần thiết cho biểu mẫu chỉ có sẵn trên máy của bạn chứ không phải trên máy của người khác.

Sau đó, giải pháp là tạo một mẫu mới sẽ được sử dụng cùng với tài liệu biểu mẫu của bạn. Lưu trữ mẫu này trên ổ đĩa mạng và đảm bảo rằng tài liệu biểu mẫu có đính kèm mẫu này (sử dụng Công cụ | Mẫu và Phần bổ trợ). Sau đó, khi bạn lưu các mục nhập Văn bản tự động cần thiết vào biểu mẫu, hãy lưu chúng trong mẫu đặc biệt.

Rất có thể khi bạn tạo các mục nhập Văn bản tự động, bạn sẽ cần phải thay đổi cách thực hiện. Nếu bạn đã quen với việc chọn Chèn | Văn bản tự động | Mới (hoặc nhấn Alt + F3) để xác định mục nhập, bạn sẽ không thể làm điều đó nữa. Điều này là do hộp thoại Tạo Văn bản Tự động kết quả không cho phép bạn chỉ định nơi bạn muốn lưu mục Văn bản Tự động; nó luôn lưu nó trong Normal.dot.

Thay vào đó, hãy chọn Chèn | Văn bản tự động | AutoText để tạo các mục nhập AutoText mới của bạn. Thao tác này sẽ hiển thị tab Văn bản tự động của hộp thoại Tự động sửa.

Bạn có thể dễ dàng xác định các mục nhập ở đây bằng cách nhập tên và sau đó, sử dụng danh sách thả xuống Tìm trong, chỉ định mẫu đặc biệt mà bạn đã đính kèm vào tài liệu. Khi bạn nhấp vào Thêm, mục nhập được lưu trong mẫu đó thay vì trong Normal.dot.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (298) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: