Word cho phép bạn tạo bảng và thực hiện một số phép toán giới hạn dựa trên các ô trong bảng. Về cơ bản, Word cho phép bạn tính tổng các ô khác nhau; chẳng hạn, bạn có thể tính tổng tất cả các giá trị trong một cột cụ thể. Chính xác cách bạn làm điều này đã được đề cập trong các vấn đề khác nhau của WordTips.

Khi tính một tổng, nếu các giá trị tạo nên tổng đó bằng không, thì Word sẽ hiển thị số 0 trong ô nơi đặt công thức tính tổng. Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn Word chỉ cần để trống ô nếu tổng bằng 0. Có hai cách để bạn có thể đạt được mục tiêu này.

Đầu tiên, bạn có thể sử dụng công tắc hình ảnh với trường SUM để có được chính xác kiểu hiển thị số bạn muốn. Có ba cài đặt khả thi mà bạn có thể sử dụng với trường ảnh, cài đặt đầu tiên để hiển thị số dương, cài đặt thứ hai để hiển thị số âm và cài đặt thứ ba nếu số bằng 0. Việc sử dụng trường SUM sau đây minh họa khái niệm này:

{ =SUM(ABOVE) \# "#,##0.00;(#,##0.00);''" }

Tất nhiên, đây là mã trường, vì vậy các dấu ngoặc ngoài cùng được tạo bằng cách nhấn Ctrl + F9. Công tắc \ # cho biết rằng mọi thứ theo sau và kèm theo dấu ngoặc kép tạo thành các định dạng được sử dụng để hiển thị kết quả trường. Ba cài đặt trong dấu ngoặc kép được phân tách bằng dấu chấm phẩy. Do đó, cài đặt đầu tiên, , 0,00, cho biết rằng bạn muốn hiển thị kết quả dương bằng cách sử dụng hai chữ số thập phân và dấu phẩy giữa hàng nghìn. Cài đặt thứ hai, (, 0,00), chỉ ra cách xử lý tương tự cho các số âm, ngoại trừ kết quả được bao quanh bởi dấu ngoặc đơn. Cài đặt thứ ba, bao gồm hai dấu nháy đơn mà không có gì ở giữa chúng, chỉ ra rằng nếu kết quả bằng 0, bạn không muốn hiển thị gì.

Giải pháp khả thi thứ hai là sử dụng một trường lồng nhau để tính tổng. Trong trường hợp này, bạn sẽ sử dụng trường IF để xác định xem tổng có bằng không hay không. Nếu đúng, thì bạn hiển thị tổng, nếu không, thì bạn không hiển thị gì. Sau đây là ví dụ:

{ IF { =SUM(ABOVE) } = 0 "" { =SUM(ABOVE) } }

Khi trường lồng nhau này được tính toán, trước tiên Word sẽ kiểm tra xem tổng các ô trên có bằng không hay không. Nếu đúng, thì nội dung của những gì nằm giữa các dấu ngoặc kép (không có gì) sẽ được hiển thị. Nếu không, thì tổng thực được hiển thị.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1643) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: