Anthony thường có nhu cầu về một phong bì bao gồm một hộp văn bản dưới địa chỉ gửi lại. Hộp văn bản chứa các từ “yêu cầu biên nhận trả lại”, tất cả đều được viết hoa, in đậm và gạch chân. Anh ấy đang tìm một cách nhanh chóng để thêm hộp văn bản để không phải mất nhiều thời gian tạo nó mỗi khi làm phong bì.

Có một số cách khác nhau để bạn có thể làm điều này. Đầu tiên, bạn có thể chỉ cần tạo một mẫu Word cho phong bì của mình. Làm điều này bằng cách tạo một phong bì thông thường, đảm bảo rằng mọi thứ đều theo cách bạn muốn. (Đừng quên hộp văn bản của bạn dưới địa chỉ trả hàng.) Thay vì in phong bì, hãy sử dụng Save As để lưu nó dưới dạng mẫu. Trong tương lai, bạn có thể tạo một tài liệu mới dựa trên mẫu này và bạn sẽ có một phong bì mà bạn có thể sửa đổi để phù hợp với nhu cầu hiện tại của mình.

Một cách tiếp cận khác là tạo hộp văn bản theo cách bạn muốn, rồi gán hộp văn bản cho mục nhập Văn bản tự động. Làm theo các bước sau:

  1. Tạo hộp văn bản như bạn muốn nó xuất hiện trên phong bì của bạn.

  2. Đảm bảo rằng hộp văn bản được chọn. (Bạn sẽ thấy các tay cầm nhỏ màu đen xung quanh chu vi của hộp văn bản.)

  3. Nhấn Alt + F3. Hộp thoại Tạo Văn bản Tự động xuất hiện.

  4. Thay đổi tên trong hộp thoại thành tên như ‘rreturn’ hoặc ‘rreceipt’. Lưu ý rằng có các chữ cái trùng lặp ở đầu mỗi tên này. Điều đó để các từ được sử dụng để kích hoạt tính năng Văn bản tự động là duy nhất.

  5. Bấm OK. Bây giờ bạn đã tạo mục nhập Văn bản tự động của mình.

Để sử dụng mục nhập mới trong tương lai, chỉ cần nhập từ khóa (từ khóa bạn đã thiết lập ở bước 4) và nhấn F3. Từ khóa được thay thế bằng hộp văn bản, bạn có thể kéo đến bất cứ nơi nào bạn muốn.

Cũng có một bài viết hay tại http://word.mvps.org [Word MVP site]

về cách định dạng phong bì cho những nhu cầu đặc biệt. Đặc biệt chú ý đến phần kết hợp văn bản đặc biệt:

http://wordmvp.com/FAQs/Formatting/EnvelopeFormat.htm

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (303) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: