Word, theo mặc định, có một số quyền tự do với những gì bạn nhập. Một trong những quyền tự do như vậy là thêm đường viền vào các đoạn văn dựa trên những gì bạn nhập.

Ví dụ: nếu bạn gõ ba gạch dưới trên một dòng mới, rồi nhấn Enter, bạn sẽ có một đường liền nét kéo dài chiều rộng của tài liệu.

Đây không phải là ba ký tự duy nhất dẫn đến kiểu thay thế này – ký tự cho các dòng – nhưng nếu bạn không biết nguồn gốc của dòng, điều đó có thể khiến bạn bực bội.

Tính năng này của Word được điều khiển theo các bước sau:

  1. Chọn Tự động sửa từ menu Công cụ. (Chọn Tùy chọn Tự sửa từ menu Công cụ nếu bạn đang sử dụng Word 2002 hoặc Word 2003.) Word sẽ hiển thị hộp thoại Tự sửa.

  2. Đảm bảo rằng tab Tự động định dạng khi bạn nhập được chọn. (Xem Hình 1.)

  3. Lưu ý hộp kiểm Viền. (Trong Word 2002 và Word 2003, nó được gọi là hộp kiểm Border Lines.) Nếu bị xóa, Word không tự động tạo dòng; nếu nó được chọn, Word sẽ hoạt động như được mô tả trước đó trong mẹo này. Đặt hộp kiểm như mong muốn.

  4. Nhấp vào OK.

Bây giờ bạn đã biết nguyên nhân gây ra các dòng, bạn có thể tự hỏi làm thế nào để loại bỏ chúng khi chúng nằm trong tài liệu của bạn.

Như với bất kỳ Tự động định dạng nào được Word áp dụng, bạn có thể hoàn tác thay đổi bằng cách nhấn Ctrl + Z ngay sau khi thay đổi được thực hiện. Ví dụ: nếu bạn nhấn ba gạch dưới rồi nhấn Enter, Word sẽ thay đổi gạch dưới thành một dòng. Bạn có thể hoàn tác việc này bằng cách nhấn Ctrl + Z ngay lập tức.

Nếu sau này bạn muốn xóa dòng, có hai điều bạn có thể làm sẽ giúp bạn. Đầu tiên, hãy nhớ rằng “dòng” do Word thêm vào thực sự là một đường viền đoạn văn; nó không phải là một dòng thực. Thứ hai, bạn cần hiển thị các ký tự không in được của Word. (Bạn thực hiện việc này bằng cách nhấp vào công cụ Show / Hide trên thanh công cụ hoặc bằng cách chọn tab Tools | Options | View và nhấp vào All.)

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để loại bỏ các dòng. Bắt đầu bằng cách định vị điểm chèn ở đầu đoạn văn có đường viền và nhấn Ctrl + Q. Thao tác này sẽ đặt lại định dạng của đoạn văn về mặc định, thường không bao gồm đường viền. Nếu điều này không làm những gì bạn muốn, bạn luôn có thể chọn toàn bộ đoạn văn có chứa đường viền và chỉ cần xóa nó.

Có một điều khác cần nhớ khi loại bỏ các đường viền được tạo bởi AutoFormat: Chúng có thể ảnh hưởng đến nhiều đoạn văn. Ví dụ: hãy xem xét tình huống sau, bạn có thể thử trong tài liệu:

  1. Trên một dòng trống, nhập ba gạch dưới và nhấn Enter. Word chuyển đổi chúng thành đường viền bên dưới đoạn văn.

  2. Nhấn Mũi tên lên một lần. Điều này sẽ đặt điểm chèn ở đầu đoạn văn mà bây giờ đã có gạch dưới.

  3. Nhấn Enter hai lần. Có vẻ như bạn đã di chuyển gạch dưới xuống hai dòng, vì điểm chèn vẫn nằm ở đầu đoạn văn có gạch dưới.

  4. Nhấn Ctrl + Q. Gạch chân dường như không biến mất, nhưng nhảy lên một dòng.

Tại sao điều này xảy ra? Lý do khá đơn giản. Vì “dòng” thực sự là một đường viền đoạn văn, nó xuất hiện ở cuối đoạn cuối cùng có định dạng đó. Khi bạn nhấn Enter hai lần, ở bước 3, bạn đã có ba đoạn văn, mỗi đoạn được định dạng với một đường viền bên dưới. Tuy nhiên, Word chỉ hiển thị đường viền của đoạn cuối cùng được định dạng với đường viền đó, mặc dù cả ba đều có. (Word dịch đường viền là đường viền xuất hiện trong nhóm các đoạn văn có định dạng giống nhau, không phải đường viền xuất hiện bên dưới mỗi đoạn văn bản riêng lẻ.) Khi bạn thực hiện bước 4, đường viền đã bị xóa khỏi phần cuối cùng trong ba đoạn văn, nhưng nó vẫn còn trên hai cái còn lại.

Như vậy, biên giới dường như “nhảy lên” một đường. Tất cả những gì thực sự đã xảy ra là Word đã hiển thị đường viền dưới cùng của đoạn văn cuối cùng với định dạng đó một cách cẩn thận, giờ đây là đoạn thứ hai trong số ba đoạn văn ban đầu.

Để loại bỏ đường viền trên tất cả các đoạn văn, bạn cần chọn tất cả các đoạn văn và nhấn Ctrl + Q. Nếu bạn không muốn làm điều này (có lẽ bạn không muốn xóa một số định dạng đoạn văn rõ ràng khác mà bạn có), bạn có thể làm theo các bước sau:

  1. Chọn tất cả các đoạn văn trong tài liệu của bạn bằng cách nhấn Ctrl + A.

  2. Chọn Viền và Tô bóng từ menu Định dạng. Word sẽ hiển thị hộp thoại Borders and Shading.

  3. Đảm bảo rằng tab Viền được chọn. (Xem Hình 2.)

  4. Nhấp vào cài đặt Không có.

  5. Nhấp vào OK.

Các bước này loại bỏ tất cả các đường viền khỏi tất cả các đoạn văn và bảng trong tài liệu. Nếu có một số đường viền bạn thực sự muốn giữ lại, thì bạn chỉ cần sửa đổi bước 1 để chỉ chọn những đoạn văn có đường viền mà bạn muốn loại bỏ.

Để biết thêm thông tin về cách loại bỏ các dòng cứng đầu mà Word tự động thêm vào tài liệu của bạn, hãy xem trang sau tại http://word.mvps.org [Trang web Word MVP]:

http://wordmvp.com/FAQs/Formatting/CantGetRidOfLine.htm

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1918) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: