Word cung cấp một cách mà bạn có thể tạo các tài liệu chuẩn hóa khá dễ dàng, cho phép người dùng chỉ nhập thông tin thay đổi từ tài liệu này sang tài liệu tiếp theo. Chúng được gọi là forms và chúng bao gồm một mẫu tài liệu được bảo vệ có các trường đặc biệt được chèn trong mẫu. Các trường này cho biết nơi người dùng biểu mẫu chèn thông tin của họ. Biểu mẫu thường được sử dụng cho các tài liệu trong đó chỉ có một số mục thay đổi trong mỗi lần lặp lại của tài liệu. Ví dụ: nếu bạn có hợp đồng dịch vụ tiêu chuẩn, các mục duy nhất có thể thay đổi từ hợp đồng này sang hợp đồng khác là tên của người ký kết hợp đồng, loại dịch vụ được cung cấp và số tiền được tính cho các dịch vụ đó. Các tài liệu như thế này là ứng cử viên chính để được định nghĩa là một biểu mẫu.

Để tạo biểu mẫu, về cơ bản bạn làm theo các bước sau:

  1. Tạo một tài liệu chứa văn bản của biểu mẫu.

  2. Chèn các trường biểu mẫu mà bạn muốn người dùng nhập dữ liệu vào biểu mẫu.

  3. Định dạng các trường để phản ánh loại dữ liệu bạn cho là được phép trong biểu mẫu.

  4. Bảo vệ biểu mẫu.

  5. Lưu tài liệu dưới dạng mẫu.

Sau đó, khi biểu mẫu đang được sử dụng, ai đó sẽ tạo một tài liệu mới bằng cách sử dụng mẫu của bạn. Sau đó, họ chỉ có thể nhập thông tin vào các trường bạn đã xác định. Sau đó, tài liệu mới có thể được lưu dưới bất kỳ tên nào bạn muốn và sau này được gọi lại.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1010) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: