Có thể bạn chưa từng nghe về tài liệu chính và tài liệu con trong Word trước đây.

Chúng là một tính năng đã có sẵn một thời gian, nhưng không được nhiều người sử dụng. Chúng được sử dụng như một cách để phát triển các tài liệu nhỏ hơn và sau đó kết hợp chúng lại với nhau thành một tài liệu lớn hơn. Ví dụ cổ điển là các chương trong một cuốn sách. Mỗi chương có thể nằm trong tài liệu riêng, nhưng có thể được kết hợp với nhau, sử dụng tài liệu chính, thành một tổng thể lớn hơn đại diện cho toàn bộ cuốn sách.

Có lẽ tốt nhất nên xem một tài liệu chính như một vùng chứa. Bạn có thể đặt thông tin trực tiếp trong vùng chứa, nhưng bạn cũng có thể đặt các vùng chứa khác vào trong vùng chứa. Đến lượt mình, những vùng chứa này lại chứa thông tin khác. Một tài liệu chính không là gì ngoài một vùng chứa văn bản và đồ họa (giống như một tài liệu thông thường), mà còn trỏ đến các tài liệu riêng lẻ được gọi là tài liệu con. Khi bạn đang làm việc với tài liệu chính, nó dường như chứa tất cả thông tin trong các tài liệu con, mặc dù các tài liệu con là các tệp riêng lẻ.

Có một số lợi thế khi làm việc với tài liệu chính và tài liệu phụ:

  • Các cá nhân hoặc nhóm có thể làm việc trên các tài liệu con, trong khi người khác làm việc để tổ chức các tài liệu con trong tài liệu chính.

  • Bạn có thể làm việc trên nhiều tài liệu trong ngữ cảnh cuối cùng của chúng, như được xác định bởi tài liệu chính.

  • Bạn có thể tạo chỉ mục, mục lục và các danh sách khác dựa trên nội dung của nhiều tệp.

  • Bạn có thể tạo tham chiếu chéo giữa các tài liệu con.

  • In toàn bộ tài liệu phức tạp dễ dàng hơn vì bạn chỉ cần in bản gốc.

Mặc dù có những ưu điểm khi làm việc với các tài liệu chính và phụ, nhưng cũng có những hạn chế. Điều này được mong đợi, vì việc quản lý tài liệu theo cách này sẽ thêm một lớp phức tạp công nghệ khác vào tài liệu của bạn. Bất cứ lúc nào điều này xảy ra, có vẻ như luôn có nhiều khả năng mọi thứ “rối tung lên”. Đây là nhược điểm đầu tiên và có khả năng nghiêm trọng nhất — mà bạn có thể làm tài liệu của mình lộn xộn vì độ phức tạp tăng lên.

Một nhược điểm khác là khó di chuyển các tài liệu đến một vị trí khác. Với các tài liệu thông thường, bạn chỉ cần di chuyển hoặc sao chép chúng sang một vị trí khác. Với tài liệu chính và tài liệu phụ, bạn cần phải trải qua một quy trình cụ thể, như được mô tả trong một mẹo khác.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (221) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: