Không giống như hầu hết các chương trình xử lý văn bản khác, Word thực hiện một công việc tuyệt vời trong việc tách nội dung khỏi hình thức. Điều này nghe có vẻ lạ, nhưng những từ bạn nhập chính là nội dung của bạn và cách chúng hiển thị trên màn hình hoặc trên giấy là hình thức bên ngoài. Kiểu dáng không hơn gì một định nghĩa được đặt tên về cách văn bản sẽ xuất hiện. Bạn có thể hiểu rõ nhất điều này bằng cách so sánh văn bản của bạn với nước (đây là nội dung của bạn). Sự xuất hiện của nước phụ thuộc vào các thuộc tính của vật chứa mà nó được đặt trong đó. Nếu bạn đặt nó trong một chiếc ly, nó sẽ nhìn theo một chiều; nếu bạn đặt nó trong một bình đựng, nó sẽ trông theo một cách khác. Mối quan hệ giữa văn bản và phong cách không khác nhau; nếu bạn thay đổi kiểu đã được áp dụng cho văn bản, thì giao diện của văn bản sẽ tự động thay đổi.

Mặc dù Word cho phép bạn định dạng văn bản của mình một cách rõ ràng bằng cách chọn nó và sau đó chọn các thuộc tính bạn muốn áp dụng, các kiểu cung cấp cho bạn nhiều quyền lực hơn. Điều này là do bạn chỉ cần xác định kiểu một lần và sau đó bạn có thể áp dụng nó vào văn bản khi bạn thấy phù hợp. Ngoài ra, nếu sau này bạn thay đổi kiểu, thì tất cả văn bản được định dạng với kiểu đó sẽ tự động được cập nhật để phản ánh sự thay đổi. (Bạn đã thay đổi bình chứa, vì vậy nước thay đổi hình dạng.)

Có một số kiểu kiểu được Word duy trì, nhưng hai kiểu phổ biến nhất là kiểu ký tự và kiểu đoạn văn. Kiểu ký tự được sử dụng để xác định cách các ký tự riêng lẻ xuất hiện, bao gồm các thuộc tính như phông chữ, kích thước phông chữ và chữ in đậm, nghiêng, chỉ số trên, v.v.

Kiểu đoạn văn toàn diện hơn nhiều và xác định không chỉ cách các ký tự trong đoạn xuất hiện mà còn xác định cách đoạn văn xuất hiện liên quan đến các lề của tài liệu của bạn, cho dù nó nên bao gồm dấu đầu dòng hay đánh số, cách xử lý đoạn văn theo chính tả và trình kiểm tra ngữ pháp và cách nó xuất hiện trong mối quan hệ với các đoạn văn khác trong tài liệu.

Ngoài kiểu ký tự và kiểu đoạn văn, bắt đầu từ Word 2002, bạn cũng có thể xác định kiểu bảng và danh sách. Kiểu bảng được sử dụng để chỉ định cách một bảng cụ thể xuất hiện, bao gồm đường viền, khoảng cách và các thuộc tính định dạng bảng cụ thể khác. Kiểu danh sách được sử dụng để xác định cách danh sách có dấu đầu dòng và danh sách được đánh số sẽ xuất hiện.

Các kiểu được lưu cùng với một tài liệu hoặc chúng có thể được lưu trong một mẫu tài liệu. Word cho phép bạn thêm, thay đổi, đổi tên và xóa các kiểu.

Có một số cách để bạn có thể xác định kiểu, nhưng cách phổ biến nhất là sử dụng menu. Để xác định một kiểu nếu bạn đang sử dụng Word 97 hoặc Word 2000, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn Kiểu từ menu Định dạng. Word hiển thị hộp thoại Kiểu.

  2. Nhấp vào Mới. Word sẽ hiển thị hộp thoại Kiểu mới. Sử dụng hộp thoại này, bạn có thể thay đổi các thuộc tính của kiểu.

  3. Đảm bảo rằng bạn chỉ định tên và loại kiểu bạn đang tạo. Bạn cũng có thể cho biết liệu kiểu mới này có dựa trên (bắt nguồn từ) một kiểu hiện có hay không.

  4. Bấm vào nút Định dạng để thực hiện các thay đổi đối với các thuộc tính định dạng thực được gán cho kiểu. Các kiểu định dạng có sẵn tùy thuộc vào việc bạn đang làm việc với kiểu đoạn văn hay ký tự.

  5. Khi bạn hoàn tất việc thiết lập các thuộc tính định dạng, hãy nhấp vào OK để đóng hộp thoại. Hộp thoại Kiểu lại hiển thị và kiểu của bạn được liệt kê trong danh sách kiểu có sẵn.

  6. Bấm vào Hủy để đóng hộp thoại Kiểu.

Nếu bạn đang sử dụng Word 2002 hoặc Word 2003, cách bạn xác định kiểu sẽ khác. Hãy làm theo các bước sau nếu bạn đang sử dụng một trong các phiên bản Word sau này:

  1. Chọn Kiểu và Định dạng từ menu Định dạng. Word hiển thị ngăn tác vụ Kiểu và Định dạng ở phía bên phải của cửa sổ chương trình.

  2. Bấm vào nút Kiểu mới. Word sẽ hiển thị hộp thoại Kiểu mới.

Sử dụng hộp thoại này, bạn có thể thay đổi các thuộc tính của kiểu.

  1. Đảm bảo rằng bạn chỉ định tên và loại kiểu bạn đang tạo. Bạn cũng có thể cho biết liệu kiểu mới này có dựa trên (bắt nguồn từ) một kiểu hiện có hay không.

  2. Bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với các thuộc tính chung ngay trong hộp thoại Kiểu mới. Nếu bạn cần thực hiện các thay đổi thuộc tính chi tiết hơn, hãy nhấp vào nút Định dạng. Các kiểu định dạng có sẵn thông qua nút Định dạng tùy thuộc vào kiểu bạn đang xác định.

  3. Khi bạn hoàn tất việc thiết lập các thuộc tính định dạng, hãy nhấp vào OK để đóng hộp thoại.

  4. Đóng ngăn tác vụ Kiểu và Định dạng.

Tại thời điểm này, bạn có thể sử dụng phong cách của mình ở bất kỳ đâu bạn thích trong tài liệu của mình.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (955) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: