Bạn có bao giờ nhận thấy rằng có rất nhiều ô tô hoạt động trong Word những ngày này không? Không phải tất cả những chiếc xe này đều dễ phân biệt. Ví dụ, đôi khi rất dễ nhầm lẫn giữa AutoText, AutoCorrect và AutoComplete. Đây là ba tính năng khác biệt của Word mà rất hữu ích để phân biệt.

AutoText là một công cụ cho phép bạn gán một tên dễ nhớ cho một khối văn bản lớn hơn. Sau đó, khi bạn nhập ký ức sau đó, bạn có thể chọn thay thế nó bằng khối văn bản liên kết với nó. Ví dụ: bạn có thể chào hoặc kết thúc một lá thư, mỗi thư được lưu dưới một tên ghi nhớ khác nhau. Sự kết hợp giữa ghi nhớ và khối văn bản liên quan của nó thường được gọi là mục nhập Văn bản tự động. Bạn có thể truy cập các mục nhập Văn bản tự động bằng cách chọn Tự động sửa từ menu Công cụ, sau đó làm việc trên tab Văn bản tự động của hộp thoại Tự động sửa.

AutoCorrect khác với AutoText ở chỗ nó thực sự là tự động. Nói cách khác, bạn không chọn thay thế như khi làm với Văn bản tự động – Word chỉ đi trước và tạo điều đó cho bạn. Như tên của nó, AutoCorrect được sử dụng chủ yếu để tự động sửa những gì bạn nhập. Sử dụng Tự động sửa, về cơ bản bạn chỉ ra một từ (từ sai chính tả) được thay thế bằng một từ khác (từ đúng).

Tuy nhiên, bạn không bị giới hạn ở một từ duy nhất khi bạn sửa. Ví dụ: bạn có thể thay thế từ “abc” bằng “American Basketball Corporation,” nếu muốn. Bạn có thể truy cập cài đặt Tự động sửa bằng cách chọn Tự động sửa từ menu Công cụ, sau đó làm việc trên tab Tự động sửa trong hộp thoại Tự động sửa.

Trước đó tôi đã đề cập rằng việc sử dụng Văn bản tự động là tùy chọn, nhưng việc thay thế Tự động sửa được thực hiện tự động. Khi bạn nhập ghi nhớ cho một mục nhập Văn bản tự động, sau đó bạn phải nhấn F3 để thay thế ghi nhớ đó bằng khối văn bản liên quan. Với một từ Tự động sửa, việc thay thế sẽ tự động xảy ra khi bạn chấm dứt từ đó và nhấn phím cách. Ví dụ: trong ví dụ được cung cấp ở trên, nếu bạn nhập “abc” hoặc “abc.” hoặc “abc”, rồi nhấn Space Bar, AutoCorrect đá vào bánh răng và thay thế phần “abc” bằng “American Basketball Corporation”. Bạn không cần thực hiện thêm hành động nào; sự điều chỉnh vừa được thực hiện.

Cuối cùng, AutoComplete là một tính năng của Word cho phép bạn xem các ghi nhớ AutoText có thể áp dụng dựa trên những gì bạn đang nhập.

Khi Tự động điền được bật và bạn nhập bốn chữ cái duy nhất đầu tiên của một văn bản tự động ghi nhớ, Word sẽ hiển thị Mẹo công cụ (một hộp nhỏ màu vàng) bên cạnh nội dung bạn đang nhập, để thông báo cho bạn rằng mục nhập Văn bản tự động có sẵn cho những gì bạn đang bắt đầu đánh máy. Ví dụ: giả sử bạn đã thiết lập mục nhập Văn bản tự động và phần ghi nhớ của mục nhập đó là “MyTable”. Nếu bạn nhập bốn chữ cái “myta”, thì tính năng Tự động hoàn thành sẽ khởi động và một hộp Mẹo nhỏ màu vàng xuất hiện chứa đầy đủ ký hiệu của “MyTable”. Những gì Word đang làm là đoán thứ hai những gì bạn đang nhập, đề xuất hoàn thành việc ghi nhớ cho bạn. Nếu bạn nhấn Tab hoặc Enter trong khi Mẹo Công cụ Tự động Hoàn tất hiển thị, thì Word sẽ thay thế ký hiệu bạn bắt đầu nhập bằng khối văn bản trong mục nhập Văn bản Tự động đầy đủ. Nếu hai thuật ngữ AutoText có cùng bốn chữ cái đầu tiên, thì tính năng Tự động điền sẽ không phát huy tác dụng cho đến khi bạn nhập đủ chữ cái để Word tìm ra cách ghi nhớ nào có thể áp dụng cho những gì bạn đang nhập.

Lưu ý rằng Tự động điền hoạt động song song với Văn bản tự động. Tự động điền không được liên kết với Tự động sửa, ngoài việc được kiểm soát thông qua cài đặt trên tab Văn bản tự động của hộp thoại Tự động sửa. Bạn cũng nên lưu ý rằng Tự động điền cũng đề xuất các cách khác nhau để hoàn thành ngày tháng, nếu nó cho rằng bạn đang nhập ngày hoặc một phần của ngày đó. Ví dụ: nếu tôi đã bật Tự động hoàn thành và tôi nhập bốn chữ cái đầu tiên của một tháng, thì Tự động hoàn thành sẽ gợi ý tên của cả tháng và tôi có thể chấp nhận đề xuất đó bằng cách nhấn Tab hoặc Enter.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1619) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.