Word cho phép bạn chèn các tham chiếu chéo trong tài liệu của mình vào các vị trí khác trong tài liệu của bạn. Một cách sử dụng điển hình cho khả năng này là tham chiếu chéo nội dung của một tiêu đề. Ví dụ, bạn có thể có một tiêu đề trên một trang mà bạn muốn tham khảo chéo trên trang khác. Nếu bạn thực hiện tham chiếu chéo đúng cách (như đã được trình bày chi tiết trong WordTips khác), thì bất cứ khi nào bạn cập nhật văn bản trong tiêu đề, Word cũng tự động cập nhật văn bản trong tham chiếu chéo.

Điều gì sẽ xảy ra nếu tham chiếu chéo của bạn phát triển hành vi kỳ lạ, chẳng hạn như luôn luôn quay trở lại trước văn bản hoặc ngắt trang trước văn bản?

Hãy đọc kỹ đoạn văn trên và bạn sẽ khám phá ra câu trả lời: Nếu bạn cập nhật văn bản trong tiêu đề, Word sẽ tự động cập nhật văn bản trong tham chiếu chéo. Nói cách khác, nếu bạn đặt dấu ngắt trang hoặc dấu ngắt trang trước tiêu đề được tham chiếu chéo, thì lượt trả về hoặc dấu ngắt trang đó cũng sẽ được phản ánh trong tham chiếu chéo. Tệ hơn nữa, bạn sẽ không thể xóa lỗi trả về cứng hoặc ngắt trang tại điểm tham chiếu chéo, chỉ trong tiêu đề.

Tại sao điều này hoạt động theo cách này? Nó rất đơn giản, thực sự. Word thực hiện các tham chiếu chéo thông qua sự kết hợp của dấu trang và một trường. Dấu trang được sử dụng để đánh dấu tiêu đề (trong trường hợp này) và trường được sử dụng để tham chiếu đến dấu trang đó. Nếu bạn thêm thông tin vào tiêu đề — bao gồm cả lỗi trả về hoặc ngắt trang — thì thông tin đã thêm đó sẽ được bao gồm trong văn bản được đánh dấu trang và do đó trong tham chiếu chéo.

Có hai giải pháp tiềm năng cho vấn đề này. Đầu tiên là kiểm tra các dấu trang được sử dụng cho các tham chiếu chéo và đảm bảo rằng chúng không bao gồm các ký tự trả về cứng hoặc ngắt trang. Cách tiếp cận này có thể khó khăn, đặc biệt là đối với người mới bắt đầu — bạn thực sự cần phải nắm chắc các ký tự không in được và cách hoạt động của dấu trang.

Một giải pháp dễ dàng hơn là đảm bảo rằng bạn không bao giờ đặt quá nhiều lỗi hoặc ngắt trang trước tiêu đề của mình. Thay vào đó, hãy đặt điểm chèn ở đầu đoạn trước tiêu đề và nhấn Enter, thay vì nhấn Enter ở đầu tiêu đề. Một giải pháp tốt hơn nữa là sử dụng các tính năng kiểu của Word để xác định cách hoạt động của một tiêu đề. Hành vi, như được xác định trong kiểu, không tuân theo và áp dụng cho tham chiếu chéo. Kết quả là một tài liệu “hoạt động tốt hơn”, dễ định dạng hơn và dễ bảo trì hơn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1599) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: