Có thể đôi khi bạn muốn thiết lập Word để có thể dễ dàng nhập các loại đoạn văn xen kẽ. Ví dụ: bạn có thể có một loạt câu hỏi và câu trả lời để nhập, cái này đến cái khác. Word đủ mạnh để bạn có thể xác định các kiểu khác nhau cho phép nhập các kiểu đoạn văn xen kẽ này rất dễ dàng.

Vì lợi ích của ví dụ này, giả sử bạn muốn làm theo kịch bản Q và A. Bạn muốn mỗi đoạn Câu hỏi bắt đầu bằng chữ Q in đậm và sử dụng thụt lề treo. Bạn muốn mỗi câu trả lời khá giống nhau, nhưng sử dụng chữ viết hoa đậm A.

Sau đây là một quá trình khá dài và liên quan để thực hiện điều này, nhưng bạn chỉ cần thực hiện một lần. Sau khi các kiểu được thiết lập, việc sử dụng chúng rất, rất dễ dàng.

  1. Chọn Kiểu từ menu Định dạng. Word hiển thị hộp thoại Kiểu.

Nếu bạn đang sử dụng Word 2003, hãy chọn Kiểu và Định dạng từ menu Định dạng. Word hiển thị ngăn tác vụ Kiểu và Định dạng.

  1. Bấm vào Mới hoặc (trong Word 2003) Kiểu mới. Word sẽ hiển thị hộp thoại Kiểu mới. (Xem Hình 1.)

  2. Trong trường Tên, hãy nhập tên kiểu bạn muốn sử dụng cho các câu hỏi của mình. Ví dụ, bạn có thể nhập Câu hỏi. (Có lý phải không?)

  3. Trong trường Dựa trên, hãy chọn một kiểu mà bạn muốn dựa trên kiểu Câu hỏi này. Thông thường, đây sẽ là một cái gì đó như Bình thường hoặc Văn bản nội dung.

  4. Nhấp vào Định dạng. Word hiển thị một menu thả xuống.

  5. Chọn tùy chọn Đánh số từ menu. Word hiển thị hộp thoại Dấu đầu dòng và Đánh số, với tab Dấu đầu dòng được chọn.

  6. Chọn một trong các loại dấu đầu dòng được xác định trước từ các loại ở đầu hộp thoại. Đảm bảo rằng bạn chọn một viên đạn mà bạn sẽ không thực sự sử dụng cho các viên đạn thông thường của mình.

  7. Nhấp vào Tùy chỉnh. Word hiển thị hộp thoại Tùy chỉnh Danh sách Dấu đầu dòng. (Xem Hình 2.)

  8. Trong các lựa chọn dấu đầu dòng ở đầu hộp thoại, hãy chọn một dấu đầu dòng bạn không sử dụng.

  9. Bấm vào nút Bullet hoặc Character. Word hiển thị hộp thoại Biểu tượng.

  10. Sử dụng danh sách thả xuống Phông chữ, chọn tùy chọn Văn bản Thường.

  11. Bấm vào chữ cái in hoa Q trên màn hình phông chữ.

  12. Nhấp vào OK. Hộp thoại Biểu tượng bị đóng.

  13. Nhấp vào Phông chữ. Word sẽ hiển thị hộp thoại Phông chữ.

  14. Trong danh sách Kiểu phông chữ, chọn In đậm.

  15. Nhấp vào OK. Hộp thoại Phông chữ bị đóng.

  16. Nhấp vào OK. Hộp thoại Tùy chỉnh Danh sách Dấu đầu dòng bị đóng.

  17. Nhấp vào OK. Kiểu câu hỏi hiện đã được xác định và hộp thoại Kiểu vẫn hiển thị.

  18. Bấm vào Mới hoặc (trong Word 2003) Kiểu mới. Word sẽ hiển thị hộp thoại Kiểu mới.

  19. Trong trường Tên, hãy nhập tên kiểu bạn muốn sử dụng cho câu trả lời của mình. Ví dụ, bạn có thể nhập Câu trả lời. (Một lần nữa, một bước nhảy vọt về nhận thức.)

  20. Trong trường Dựa trên, hãy chọn một kiểu mà bạn muốn kiểu Trả lời này dựa vào. Thông thường, đây sẽ là một cái gì đó như Bình thường hoặc Văn bản nội dung.

  21. Trong danh sách thả xuống Kiểu cho Đoạn văn Sau đây, hãy chọn Câu hỏi.

(Cài đặt này kiểm soát kiểu được sử dụng tiếp theo khi bạn nhấn Enter ở cuối đoạn văn có định dạng Câu trả lời.)

  1. Nhấp vào Định dạng. Word hiển thị một menu thả xuống.

  2. Chọn tùy chọn Đánh số từ menu. Word hiển thị hộp thoại Dấu đầu dòng và Đánh số, với tab Dấu đầu dòng được chọn.

  3. Chọn một trong các loại dấu đầu dòng được xác định trước từ các loại ở đầu hộp thoại. Hãy chắc chắn rằng bạn chọn một viên đạn mà bạn sẽ không thực sự sử dụng cho các viên đạn thông thường của mình.

  4. Nhấp vào Tùy chỉnh. Word sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chỉnh Danh sách Dấu đầu dòng.

  5. Trong các lựa chọn dấu đầu dòng ở đầu hộp thoại, hãy chọn một dấu đầu dòng bạn không sử dụng.

  6. Bấm vào nút Bullet. Word hiển thị hộp thoại Biểu tượng.

  7. Sử dụng danh sách thả xuống Phông chữ, chọn tùy chọn Văn bản Thường.

  8. Bấm vào chữ cái viết hoa A trên màn hình phông chữ.

  9. Nhấp vào OK. Hộp thoại Biểu tượng bị đóng.

  10. Nhấp vào Phông chữ. Word sẽ hiển thị hộp thoại Phông chữ.

  11. Trong danh sách Kiểu phông chữ, chọn In đậm.

  12. Nhấp vào OK. Hộp thoại Phông chữ bị đóng.

  13. Nhấp vào OK. Hộp thoại Tùy chỉnh Danh sách Dấu đầu dòng bị đóng.

  14. Nhấp vào OK. Kiểu Trả lời bây giờ đã được xác định và hộp thoại Kiểu vẫn được hiển thị.

  15. Trong danh sách Kiểu, chọn Kiểu câu hỏi mà bạn đã xác định trước đó trong quá trình này.

  16. Nhấp vào Sửa đổi. Word sẽ hiển thị hộp thoại Sửa đổi Kiểu.

  17. Trong danh sách thả xuống Kiểu cho Đoạn văn Sau đây, hãy chọn Trả lời.

  18. Nhấp vào OK. Hộp thoại Sửa đổi Kiểu sẽ đóng.

  19. Nhấp vào Đóng. Tất cả các hộp thoại bây giờ sẽ được đóng lại.

Đây chắc chắn là danh sách các bước dài nhất mà tôi từng thực hiện trong WordTips. Tuy nhiên, nó diễn ra nhanh hơn nhiều so với việc đọc.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để sử dụng hai phong cách mới của mình. Khi bạn đã sẵn sàng để bắt đầu câu hỏi đầu tiên của mình, hãy áp dụng kiểu Câu hỏi cho một đoạn văn. Q mong đợi ngay lập tức xuất hiện và bạn có thể nhập câu hỏi của mình. Khi bạn nhấn Enter ở cuối câu hỏi, đoạn văn tiếp theo được định dạng như một câu trả lời và bao gồm A. Nhấn Enter ở cuối câu trả lời và đoạn tiếp theo được định dạng lại thành một câu hỏi.

Khi bạn làm xong và không còn câu hỏi và câu trả lời nào nữa, chỉ cần chọn một kiểu khác cho đoạn văn của bạn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (6859) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: