Có nhiều khi bạn đang tập hợp một tài liệu lại với nhau mà bạn cần phải đảm bảo rằng một số tài liệu tham khảo nhất định. Ví dụ, bạn có thể cần tham chiếu đến một dung sai cụ thể trên một bộ phận của máy móc và bắt buộc các tham chiếu phải chính xác và chính xác trong toàn bộ tài liệu.

Có một số cách bạn có thể xử lý tình huống này bằng Word. Đầu tiên là sử dụng tính năng trộn thư, một là sử dụng dấu trang, thứ ba là sử dụng tìm kiếm và thay thế, thứ tư là sử dụng AutoText, và thứ năm là sử dụng thuộc tính tài liệu. Nếu tài liệu của bạn chỉ có một vài tham chiếu mà bạn cần cập nhật bất cứ khi nào bạn in, bạn có thể thiết lập tài liệu làm tài liệu phối thư và sử dụng mã phối để chèn giá trị thích hợp. Bằng cách đó, bạn chỉ cần thay đổi thông tin trong tệp dữ liệu hợp nhất để các tham chiếu trong toàn bộ tài liệu đã hoàn thành được chính xác.

Cách thứ hai là sử dụng dấu trang. Trong phương pháp này, bạn sẽ thực hiện các bước sau:

  1. Tại phiên bản đầu tiên của tham chiếu, hãy xác định giá trị hoặc văn bản làm dấu trang. (Định nghĩa bookmark đã được thảo luận đầy đủ trong WordTips.)

  2. Tại điểm tiếp theo mà bạn cần cùng một giá trị hoặc văn bản, hãy chèn một trường bằng cách nhấn Ctrl + F9.

  3. Trong trường này, nhập REF _ [bookmark] _, trong đó _ [bookmark] _ là tên của bookmark mà bạn đã xác định ở bước 1.

  4. Lặp lại bước 2 và 3 cho mỗi lần xuất hiện giá trị hoặc văn bản.

Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn cập nhật các trường của mình trước khi in nếu bạn sử dụng phương pháp đánh dấu vừa được mô tả. Phương pháp thứ ba bạn có thể sử dụng là điều chỉnh một số loại ký hiệu viết tắt cho các giá trị hoặc văn bản bạn muốn nhất quán. Ví dụ: bạn có thể nghĩ ra n45 dưới dạng viết tắt với giá 45.000. Sau đó, khi bạn hoàn thành tài liệu của mình, bạn có thể tìm kiếm tất cả các phiên bản của n45 và thay thế nó bằng 45.000.

Phương pháp thứ tư liên quan đến việc sử dụng các mục nhập Văn bản tự động. Khi bạn lần đầu tiên sử dụng giá trị hoặc văn bản của mình, hãy gán nó vào mục nhập Văn bản tự động. (Các mục nhập Văn bản tự động đã được thảo luận trong số trước của WordTips.) Ví dụ: bạn có thể gán 45.000 cho tên Văn bản tự động n45. Sau đó, bất cứ khi nào bạn gõ n45, bạn có thể nhấn F3 và tên được mở rộng thành số đầy đủ. Để mang lại tính linh hoạt cao hơn, bạn có thể bỏ qua phương pháp F3 và làm theo các bước sau:

  1. Ở phiên bản đầu tiên của tham chiếu, hãy xác định giá trị Văn bản tự động như bạn thường làm.

  2. Tại điểm tiếp theo mà bạn cần cùng một giá trị hoặc văn bản, hãy chèn một trường bằng cách nhấn Ctrl + F9.

  3. Trong trường này, nhập AUTOTEXT _ [name] _, trong đó _ [name] _ là tên của mục nhập AutoText mà bạn đã xác định ở bước 1.

  4. Lặp lại bước 2 và 3 cho mỗi lần xuất hiện giá trị hoặc văn bản.

Bạn có thể nhận thấy rằng chuỗi các bước này rất giống với phương pháp đánh dấu. Ưu điểm của việc sử dụng AutoText theo cách này là nó có thể được cập nhật dễ dàng. Chỉ cần thay đổi mục nhập Văn bản tự động, cập nhật các trường của bạn và tất cả các trường hợp được tự động thay đổi trong toàn bộ tài liệu. Nếu bạn sử dụng phương pháp F3, mục nhập Văn bản tự động của bạn không thể được cập nhật tự động.

Phương thức thứ năm (và cuối cùng) yêu cầu sử dụng các thuộc tính tài liệu. Hầu hết người dùng Word đều biết rằng Word duy trì một loạt thuộc tính cho tài liệu của bạn. Những thuộc tính này bao gồm những thứ như kích thước của tài liệu, lần cuối cùng nó được cập nhật và những thứ tương tự. Bạn cũng có thể xác định các thuộc tính tùy chỉnh hoạt động giống như các biến cho tài liệu của mình. Để xác định thuộc tính tùy chỉnh, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn tùy chọn Thuộc tính từ menu Tệp. Điều này sẽ hiển thị hộp thoại Thuộc tính.

  2. Nhấp vào tab Tùy chỉnh. (Xem Hình 1.)

  3. Trong trường Tên, chỉ định tên bạn muốn liên kết với thuộc tính này. Đây là tên mà bạn sẽ sử dụng sau này để tham chiếu thuộc tính trong tài liệu của mình.

  4. Trong trường Loại, hãy chọn loại thuộc tính bạn đang tạo.

  5. Trong trường Giá trị, chỉ định giá trị của thuộc tính.

  6. Bấm vào nút Thêm. Thuộc tính mới xuất hiện trong danh sách các thuộc tính trong hộp thoại.

  7. Bấm OK để đóng hộp thoại Thuộc tính.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để sử dụng thuộc tính tài liệu mới trong tài liệu của mình.

Bạn làm điều này giống như cách bạn sử dụng dấu trang và mục nhập Văn bản tự động cho cùng mục đích này.

  1. Định vị con trỏ tại điểm bạn muốn tham chiếu xuất hiện.

  2. Chèn một trường bằng cách nhấn Ctrl + F9.

  3. Trong trường, nhập DOCPROPERTY _ [name] _, trong đó _ [name] _ là tên của thuộc tính tài liệu mà bạn đã xác định trước đó.

  4. Lặp lại các bước từ 1 đến 3 cho mỗi lần xuất hiện của giá trị hoặc văn bản.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (15) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.