Có nhiều khi bạn đang tập hợp một tài liệu lại với nhau mà bạn cần phải đảm bảo rằng một số tài liệu tham khảo nhất định. Ví dụ: bạn có thể cần phải tham chiếu đến tên của một người cụ thể hoặc tên công ty, và điều kiện bắt buộc là các tham chiếu phải chính xác và chính xác trong toàn bộ tài liệu.

Có một số cách bạn có thể xử lý tình huống này bằng Word. Một cách khá độc đáo là sử dụng các thuộc tính tài liệu. Bạn có thể đã biết rằng Word duy trì một loạt các thuộc tính cho tài liệu của bạn. Các thuộc tính này bao gồm những thứ như kích thước của tài liệu, lần cuối cùng nó được cập nhật và những thứ tương tự. Bạn cũng có thể xác định các thuộc tính tùy chỉnh hoạt động giống như các biến cho tài liệu của mình. Để xác định thuộc tính tùy chỉnh, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn tùy chọn Thuộc tính từ menu Tệp. Word hiển thị hộp thoại Thuộc tính.

  2. Nhấp vào tab Tùy chỉnh. (Xem Hình 1.)

  3. Trong trường Tên, chỉ định tên bạn muốn liên kết với thuộc tính này. Đây là tên mà bạn sẽ sử dụng sau này để tham chiếu thuộc tính trong tài liệu của mình.

  4. Trong trường Loại, hãy chọn loại thuộc tính bạn đang tạo.

  5. Trong trường Giá trị, chỉ định giá trị của thuộc tính.

  6. Bấm vào nút Thêm. Thuộc tính mới xuất hiện trong danh sách các thuộc tính trong hộp thoại.

  7. Bấm OK để đóng hộp thoại Thuộc tính.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để sử dụng thuộc tính tài liệu mới trong tài liệu của mình.

Bạn thực hiện theo cách này:

  1. Định vị con trỏ tại điểm bạn muốn tham chiếu của mình xuất hiện.

  2. Chèn một trường bằng cách nhấn Ctrl + F9.

  3. Trong trường, nhập DOCPROPERTY _ [name] _, trong đó _ [name] _ là tên của thuộc tính tài liệu mà bạn đã xác định trước đó.

  4. Lặp lại các bước từ 1 đến 3 cho mỗi lần xuất hiện của giá trị hoặc văn bản.

Khi bạn hiển thị kết quả trường, Word sẽ tìm nạp nội dung của thuộc tính tài liệu tùy chỉnh của bạn và hiển thị nó ở vị trí của trường. Nếu bạn thay đổi giá trị được gán cho thuộc tính tài liệu và sau đó cập nhật các trường trong tài liệu, tất cả các trường hợp của tham chiếu sẽ được cập nhật.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (224) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: