Tính năng trộn thư của Word thường được sử dụng nhiều nhất để tạo cái từng được gọi là “thư biểu mẫu” hoặc để tạo nhãn từ danh sách các phần dữ liệu riêng lẻ. Tuy nhiên, một cách sử dụng khác để trộn thư là sử dụng nó để giúp tạo các tài liệu hoàn chỉnh từ một nhóm các phần riêng lẻ. Bạn có thể sử dụng phối thư để dễ dàng hoàn thành các tài liệu tiêu chuẩn có các mục được xác định rõ ràng phải được thay đổi mỗi khi tài liệu được soạn thảo.

Theo thời gian, bạn có thể phát triển các tài liệu nguồn để sử dụng với doanh nghiệp của mình.

Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn liên quan đến lập kế hoạch bất động sản, bạn có thể phát triển các tài liệu liên quan đến quyền bổ nhiệm, chỉ thị chăm sóc sức khỏe, thỏa thuận ủy thác, di chúc, chứng thư bất động sản, v.v. Mỗi tài liệu có thể có nhiều yếu tố giống nhau: tên của các bên (chẳng hạn với tư cách là người tạo tài liệu, người thụ hưởng và người được ủy thác), ngày tháng, địa chỉ (quận, thành phố, đường phố, tiểu bang, Mã ZIP), giới tính, v.v. Vì những yếu tố đó là phổ biến, nên có vẻ hợp lý khi đặt các trường hợp nhất vào những vị trí đó trong tài liệu nơi các yếu tố chung được yêu cầu.

Sau đó, bạn có thể tạo một tệp nhập dữ liệu bao gồm một bảng Word với các chi tiết cụ thể cho từng máy khách. Thông tin này có thể dễ dàng đưa vào đĩa CD và lưu trong thư mục của khách hàng. Một macro, được khởi tạo bằng các tổ hợp phím đơn giản, dễ nhớ, sau đó có thể được sử dụng để tạo tài liệu được hợp nhất cuối cùng.

Lợi ích là cách tiếp cận như thế này cho phép bạn tạo toàn bộ bộ tài liệu theo thứ tự ngắn. Bằng cách sử dụng kết hợp thư theo cách này, bạn có thể tạo ra chính xác những gì bạn cần rất nhanh chóng. Ví dụ: nếu bạn (lại) kinh doanh kế hoạch di sản, bạn có thể tạo một thỏa thuận ủy thác hiệu quả về thuế tử vong khá dài, một hoặc nhiều di chúc, quyền bổ nhiệm, bộ chỉ thị chăm sóc sức khỏe, danh sách hướng dẫn và mẫu thư và các tài liệu liên quan khác trong vòng nửa giờ.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1307) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: