Khi bạn đang tạo tài liệu phối thư chính của mình, bạn sử dụng các trường phối để chỉ ra nơi Word sẽ chèn thông tin mà nó trích xuất từ ​​nguồn dữ liệu của bạn. Khi bạn đã bắt đầu quá trình phối thư (như được mô tả trong mẹo trước), bạn có thể dễ dàng chèn các trường phối thích hợp. Một lần nữa, cách bạn thực hiện việc này phụ thuộc vào phiên bản Word của bạn.

Nếu bạn đang sử dụng Word 97 hoặc Word 2000, bạn sử dụng các công cụ trên thanh công cụ Trộn Thư. Thanh công cụ này tự động xuất hiện bất cứ khi nào bạn mở một tài liệu phối thư chính có nguồn dữ liệu được đính kèm với nó.

Hai nút chính bạn sẽ sử dụng là:

Insert Merge Field . * Nút này cho phép bạn chọn, theo tên tiêu đề trường, thông tin sẽ được chèn vào tài liệu đã hoàn thành của bạn.

Ví dụ: nếu bạn có một trường có tên LastName trong nguồn dữ liệu của mình, bạn có thể chọn trường đó khi bấm chuột vào nút Chèn Trường Hợp nhất.

Insert Word Field . * Nút này cho phép bạn đặt các loại trường điều khiển khác trong tài liệu của mình. Các trường này không đại diện cho dữ liệu, nhưng thay vào đó kiểm soát cách Word tạo tài liệu cuối cùng dựa trên thông tin trong tệp dữ liệu của bạn. Ví dụ: bạn có thể chèn một trường có điều kiện sẽ kiểm tra giá trị của một trường trong nguồn dữ liệu của bạn và chỉ bao gồm thông tin nếu một điều kiện nhất định được đáp ứng.

Nếu bạn đang sử dụng Word 2002 hoặc Word 2003, thì bạn chọn những gì sẽ bao gồm từ các tùy chọn được trình bày trong ngăn tác vụ. Nếu bạn muốn chèn một trường hợp nhất, bạn nhấp vào liên kết Mục Khác để xem có những trường hợp nhất nào. Trên thực tế, sẽ dễ dàng hơn khi chỉ hiển thị thanh công cụ Mail Merge trong Word 2002 hoặc Word 2003, rồi sử dụng các công cụ có sẵn ở đó. Chọn Thanh công cụ từ trình đơn Xem, sau đó chọn Kết hợp Thư.

Sau đó, bạn có thể chèn các trường giống như bạn làm trong Word 97 hoặc Word 2000.

Cách tốt nhất để học cách sử dụng các trường hợp nhất là thử nghiệm. Hãy thử sử dụng các trường khác nhau và xem điều gì sẽ xảy ra. Bạn có thể học được khá nhiều theo cách này và bạn sẽ thấy vui hơn với các tài liệu đã hợp nhất.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1370) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: