Gabriel sử dụng tính năng Nhận xét của Word để thêm nhận xét vào tài liệu mà anh ấy chỉnh sửa. Anh ấy hỏi liệu có cách nào để thêm nhận xét một lần và cung cấp nhiều tham chiếu đến nhận xét duy nhất đó không. Thật không may, không có cách nội tại nào để thực hiện việc này bằng tính năng Nhận xét của Word. Tuy nhiên, có một số cách bạn có thể tiếp cận vấn đề có thể mang lại kết quả mong muốn.

Nếu mong muốn của bạn là giới hạn độ dài trong vùng Nhận xét của Word, bạn có thể đánh số nhận xét của riêng mình theo cách thủ công và sau đó tham chiếu chúng. Bạn biết rằng Word sẽ tự động đánh số nhận xét, nhưng khi bạn thực sự chèn một nhận xét, trước tiên bạn có thể nhập mã nhận dạng nhận xét, chẳng hạn như “Nhận xét 1”, “C1” hoặc “# 1”. Sau đó, hãy tiếp tục và nhập bình luận dài dòng của bạn. Tại các điểm sau trong tài liệu, khi bạn muốn tham khảo cùng một nhận xét dài, hãy chèn một nhận xét như bình thường, nhưng sau đó trong chính nhận xét đó lại nói “Xem Bình luận 1” hoặc “Xem C1.” Điều này loại bỏ sự cần thiết phải nhập lại bình luận dài dòng ban đầu, cung cấp một tham chiếu cho người đọc và cung cấp cho họ một số bình luận không thay đổi để tham khảo.

Một giải pháp khả thi khác chắc chắn là công nghệ thấp và sử dụng tính năng tô sáng của Word. Nếu bạn có số lượng có hạn “chuẩn”

nhận xét giải thích mà bạn sử dụng trong việc chỉnh sửa tài liệu, bạn có thể thêm “chú giải” ở đầu tài liệu liên kết phần giải thích với một màu đánh dấu cụ thể. Sau đó, khi nhận xét đó có thể áp dụng cho một đoạn văn bản, hãy đánh dấu đoạn văn bản đó bằng cách sử dụng cùng màu bút đánh dấu. Ví dụ: bạn có thể đánh dấu tất cả các trường hợp chuyển đổi cấu trúc giọng bị động bằng bút đánh dấu màu xanh lá cây và tất cả các trường hợp nhầm lẫn sở hữu / số nhiều bằng bút đánh dấu màu tím.

Cách tiếp cận cuối cùng có thể liên quan đến việc sử dụng dấu trang và siêu liên kết, cùng với nhận xét. Bạn có thể thử các bước sau:

  1. Chèn nhận xét đầu tiên mà bạn muốn tham khảo chéo sau này. Word cho phép bạn nhập nhận xét.

  2. Chọn văn bản của nhận xét mà bạn vừa nhập. (Không phải dấu chú thích trong tài liệu, mà là văn bản thực của chú thích.)

  3. Chọn tùy chọn Đánh dấu từ menu Chèn. Word hiển thị hộp thoại Đánh dấu. (Xem Hình 1.)

  4. Cung cấp tên mà bạn muốn sử dụng để tham chiếu nhận xét này. Ví dụ, C1 có thể tham chiếu đến dấu trang nhận xét đầu tiên của bạn.

  5. Trong tài liệu của bạn, hãy đặt con trỏ vào nơi bạn muốn tạo tham chiếu chéo đến nhận xét mà bạn đã tạo ở bước 1.

  6. Chọn Siêu kết nối từ menu Chèn hoặc nhấn Ctrl + K. Word hiển thị hộp thoại Chèn siêu kết nối. (Xem Hình 2.)

  7. Nhấp vào nút Đánh dấu. Word sẽ hiển thị hộp thoại Chọn Vị trí trong Tài liệu.

  8. Trong hộp thoại, chọn tên dấu trang bạn đã sử dụng ở bước 4 và nhấp vào OK. Word đóng hộp thoại Chọn Vị trí trong Tài liệu và điền một số thông tin vào hộp thoại Chèn Siêu kết nối.

  9. Trong hộp Văn bản để Hiển thị, hãy chỉ ra văn bản bạn muốn sử dụng cho tham chiếu chéo của mình.

  10. Bấm OK. Word sẽ chèn một siêu liên kết đến nhận xét ban đầu của bạn.

Với siêu liên kết tại chỗ, ai đó có thể nhấp vào siêu liên kết và họ được đưa trực tiếp đến văn bản nhận xét mà bạn đã chỉ định ở bước 2.

Nếu bạn thấy rằng bạn sẽ sử dụng cùng một tham chiếu chéo nhận xét lặp đi lặp lại, bạn có thể tạo mục nhập Văn bản tự động sử dụng siêu liên kết.

Làm theo các bước sau:

  1. Chọn siêu liên kết thực tế mà bạn vừa tạo.

  2. Nhấn Alt + F3 để hiển thị hộp thoại Tạo Văn bản Tự động. (Xem Hình 3.)

  3. Nhập tên cho mục nhập Văn bản tự động, chẳng hạn như C1.

  4. Nhấp vào OK để thực sự tạo mục nhập Văn bản tự động.

Bây giờ, khi bạn muốn tham chiếu đến nhận xét ban đầu, hãy nhập tên Văn bản tự động và nhấn F3. Siêu liên kết được tự động thêm vào tài liệu của bạn và bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa như bình thường.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1632) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: