Khi tập hợp các tài liệu phức tạp lại với nhau, không có gì lạ khi chia tài liệu thành các phần nhỏ, dễ quản lý (chẳng hạn như chương hoặc phần) và lưu trữ từng phần này trong tệp tài liệu riêng của nó. Khi cần tạo chỉ mục hoặc mục lục cho các tài liệu khác nhau này, bạn có thể sử dụng trường RD để tham chiếu các tài liệu thành phần khác nhau.

Một vấn đề với cách tiếp cận này là nếu bạn sử dụng tính năng đánh số đầu đề của Word để đánh số đầu của bạn trong mỗi tài liệu được tham chiếu, thì việc cập nhật trang mẫu cho tài liệu có thể ảnh hưởng đến việc đánh số đầu đề trong tất cả các tài liệu của bạn. Ví dụ: nếu bạn sử dụng cách đánh số đầu đề tự động để gán số chương, sau đó cập nhật mẫu cho tài liệu, thì việc đánh số bạn đã gán tất cả sẽ được đặt lại.

Một cách giải quyết vấn đề này là sử dụng các loại trường khác nhau. Trong phương pháp này, bạn sử dụng trường SEQ để kiểm soát các tham chiếu số chương của bạn.

Trường này cho phép bạn thiết lập bộ đếm tuần tự cho tài liệu của mình.

Thông thường, nó được sử dụng cho các loại tham chiếu đếm khác nhau trong một tài liệu. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng nó cho các tham chiếu số chương của mình trên nhiều tài liệu. Ví dụ, giả sử chương thứ hai có tên là “Suy ngẫm về cuộc đời tôi”. Sau đây là cách bạn viết mã tiêu đề chương, ở đầu tài liệu của chương:

Chapter {SEQ chap \r2} Reflections on My Life

Trong trường hợp này, “chap” là số nhận dạng chuỗi và \ r chỉ ra rằng chuỗi bắt đầu bằng số theo sau nó. Do đó, sự khác biệt duy nhất đối với các chương khác là thay đổi số sau nút chuyển \ r và tiêu đề chương. Điều rất quan trọng là phải đảm bảo rằng số nhận dạng trình tự của bạn giống nhau trong mỗi tệp chương. (Bạn sẽ không muốn sử dụng “chap” trong một tệp và “chương” trong tệp khác.)

Trong đầu trang hoặc chân trang của mỗi chương (bất cứ nơi nào số trang của bạn xuất hiện), bạn có thể sử dụng như sau:

{SEQ chap \c}-{PAGE}

Điều này dẫn đến cùng một số thứ tự (chương của bạn) được sử dụng lặp đi lặp lại, theo sau là dấu gạch ngang và số trang thực tế. Khi bạn tập hợp tài liệu cho TOC của mình, bạn có thể bao gồm các trường RD của mình để tham khảo các tài liệu chương, và sau đó bao gồm một trường TOC tương tự như sau:

{TOC \o"1-2" \f  \l"1-2" \s chap}

Phần quan trọng trong trường này là bao gồm chuyển đổi chương.

Điều này yêu cầu Word sử dụng số nhận dạng trình tự mà bạn đã thiết lập trong mỗi tệp (trong trường hợp này là “chap”). Nếu muốn, bạn có thể tạo trường TOC của mình bằng cách sử dụng tùy chọn Chỉ mục và Bảng từ menu Chèn. Sau đó, bạn có thể sửa đổi trường TOC kết quả để đảm bảo nó bao gồm công tắc \ s.

Khi tạo chỉ mục của mình, bạn sử dụng phương pháp tương tự như tạo TOC.

Trường cho chỉ mục của bạn có thể trông giống như sau:

{INDEX \c "2" \s chap  \h "-----  A  -----"}

Một lần nữa, hãy lưu ý đến công dụng quan trọng của công tắc \ s.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (8552) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: