Word bao gồm một tính năng cho phép bạn xem những thay đổi nào đã được thực hiện đối với tài liệu. Những thay đổi này, được gọi là _markup, _ chủ yếu được tạo bằng tính năng Theo dõi Thay đổi của Word. Để bật Theo dõi Thay đổi, hãy sử dụng các bước sau nếu bạn đang sử dụng Word 97 hoặc Word 2000:

  1. Chọn tùy chọn Theo dõi Thay đổi từ menu Công cụ, sau đó chọn Đánh dấu các Thay đổi từ menu con. Word sẽ hiển thị hộp thoại Thay đổi Đánh dấu.

  2. Bấm vào hộp kiểm Theo dõi Thay đổi Trong khi Chỉnh sửa.

  3. Nhấp vào OK.

Nếu bạn đang sử dụng Word 2002 hoặc Word 2003, bạn vẫn chọn Theo dõi Thay đổi từ menu Công cụ, nhưng làm như vậy sẽ hiển thị thanh công cụ Xem lại và công cụ Theo dõi Thay đổi trên thanh công cụ được chọn.

Giờ đây, khi bạn thực hiện các thay đổi đối với tài liệu của mình, các thay đổi của bạn được hiển thị trên màn hình bằng cách sử dụng các dấu rất giống với các dấu được người chỉnh sửa sử dụng thủ công trong nhiều năm.

Cách chính xác mà đánh dấu được hiển thị tùy thuộc vào phiên bản Word bạn đang sử dụng. Nếu bạn đang sử dụng Word 97 hoặc Word 2000, văn bản được thêm vào sẽ được hiển thị dưới dạng gạch chân và văn bản bị xóa được hiển thị với một dòng ở giữa. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word mới hơn, văn bản đã thêm vẫn được hiển thị dưới dạng gạch chân, nhưng văn bản đã xóa được hiển thị ở bên phải của tài liệu trong phần tử được gọi là “bong bóng”.

Nếu muốn, bạn có thể thay đổi cách Word hiển thị đánh dấu. Để xác định cách chỉnh sửa cần được lưu ý, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Bạn sẽ thấy hộp thoại Tùy chọn.

  2. Nhấp vào tab Theo dõi Thay đổi. (Xem Hình 1.)

  3. Trong hộp thoại, hãy chỉ ra cách bạn muốn ghi chú thêm và xóa tài liệu.

  4. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK.

Sau khi bạn thực hiện xong các thay đổi trong tài liệu hoặc nếu bạn nhận được tài liệu từ người khác đã được đánh dấu, bạn cần phải trải qua quá trình kiểm tra từng bản sửa đổi và quyết định giữ nó hay vứt nó đi. Điều này được thực hiện bằng cách tìm kiếm các thay đổi và sau đó đưa ra quyết định của bạn trong từng trường hợp cụ thể. Bạn thực hiện việc này theo cách sau nếu bạn đang sử dụng Word 97 hoặc Word 2000:

  1. Định vị điểm chèn ở đầu tài liệu của bạn. (Đây là bước tùy chọn; nó giúp xử lý toàn bộ tệp nhanh hơn.)

  2. Chọn tùy chọn Theo dõi Thay đổi từ menu Công cụ, sau đó Chấp nhận hoặc Từ chối Thay đổi từ menu con. Bạn sẽ thấy hộp thoại Chấp nhận hoặc Từ chối Thay đổi.

  3. Bấm vào một trong các nút Tìm để hiển thị chỉnh sửa tiếp theo trong tài liệu. Word hiển thị lần xuất hiện tiếp theo của văn bản sử dụng dấu sửa đổi.

  4. Nhấp vào Chấp nhận hoặc Từ chối, dựa trên quyết định của bạn liên quan đến bản sửa đổi được đề xuất. Văn bản được thay đổi phù hợp với quyết định của bạn.

  5. Lặp lại các bước 3 và 4 cho mỗi bản sửa đổi trong tài liệu.

  6. Nhấp vào OK khi hoàn tất.

Nếu bạn đang sử dụng Word 2002 hoặc Word 2003, thì bạn cần làm theo các bước sau để giải quyết các thay đổi:

  1. Định vị điểm chèn ở đầu tài liệu của bạn. (Đây là bước tùy chọn; nó giúp xử lý toàn bộ tệp nhanh hơn.)

  2. Trên thanh công cụ Xem lại, nhấp vào nút Tiếp theo để hiển thị chỉnh sửa tiếp theo trong tài liệu. Word hiển thị lần xuất hiện tiếp theo của văn bản sử dụng dấu sửa đổi.

  3. Nhấp vào Chấp nhận Thay đổi hoặc Từ chối Thay đổi (cả hai nút đều nằm trên thanh công cụ Xem xét), dựa trên quyết định của bạn liên quan đến bản sửa đổi được đề xuất. Văn bản được thay đổi phù hợp với quyết định của bạn.

  4. Lặp lại các bước 2 và 3 cho mỗi bản sửa đổi trong tài liệu.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (3889) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: