Word bao gồm tính năng tiết kiệm lao động cho phép bạn dễ dàng mở rộng văn bản bạn đang nhập; điều này được gọi là Văn bản tự động. Văn bản mà bạn thường xuyên nhập (hoặc đồ họa) có thể được lưu dưới một tên dễ nhớ mà sau đó được dùng để chỉ văn bản (hoặc đồ họa) trong tương lai.

Nhiều người đầu tư khá nhiều thời gian vào việc phát triển các mục nhập Văn bản tự động phản ánh chặt chẽ loại công việc họ làm hàng ngày. Khi các mẫu hoặc tài liệu mới được tạo, bạn có thể tự hỏi làm thế nào bạn có thể nhanh chóng sao chép các mục nhập Văn bản tự động từ mẫu hoặc tài liệu này sang mẫu hoặc tài liệu khác. Cách dễ dàng để làm điều này là sử dụng Công cụ tổ chức. Làm theo các bước chung sau:

  1. Khởi động Trình tổ chức, như được mô tả trong các số báo khác của WordTips.. Đảm bảo rằng tab Văn bản tự động được chọn. (Xem Hình 1.)

  2. Kiểm tra bên trái và bên phải của BTC. Mỗi bên có thể hiển thị Văn bản tự động trong tài liệu hoặc mẫu.

  3. Sử dụng danh sách kéo xuống ở bên trái hoặc bên phải để chỉ ra mẫu hoặc tài liệu có mục nhập Văn bản tự động mà bạn muốn quản lý.

  4. Nếu bạn không thể tìm thấy mẫu hoặc tài liệu mong muốn bằng cách sử dụng danh sách kéo xuống, hãy nhấp vào nút Đóng tệp ở một bên để “giải phóng”

một khu vực. Sau đó nhấp vào nút Mở để tìm và mở mẫu hoặc tài liệu mong muốn.

  1. Chọn mục nhập Văn bản tự động mà bạn muốn sao chép, đổi tên hoặc xóa.

  2. Bấm vào nút Sao chép để sao chép mục nhập vào tài liệu hoặc mẫu khác. Nếu tệp đích đã có mục nhập Văn bản tự động với tên của mục nhập đang được sao chép, bạn sẽ được hỏi có muốn thay thế nó hay không.

  3. Nhấp vào nút Đổi tên để thay đổi tên của mục nhập Văn bản tự động đã chọn. Người tổ chức sẽ nhắc bạn đặt tên mới.

  4. Nhấp vào nút Xóa để xóa mục nhập Văn bản tự động. Ban tổ chức yêu cầu bạn xác nhận hành động của mình.

  5. Lặp lại các bước từ 6 đến 9 cho mỗi mục nhập Văn bản tự động mà bạn muốn tác động.

  6. Nhấp vào Đóng khi hoàn tất.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1339) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.