Trong thời đại điện tử này, việc gửi các tài liệu Word trên toàn cầu dưới dạng tệp đính kèm e-mail là điều khá phổ biến. Sự dễ dàng mà điều này được thực hiện là một điều đáng kinh ngạc đối với những người trong chúng ta, những người còn nhớ về “ngày xưa” của máy tính cá nhân. Nếu bạn nhận được tài liệu Word dưới dạng tệp đính kèm e-mail, có một số điều bạn cần lưu ý.

Đầu tiên, nếu tài liệu đến từ một nguồn không đáng tin cậy, hãy đảm bảo rằng bạn có một số loại bảo vệ chống vi-rút. Trên thực tế, tệp đính kèm mà bạn nghĩ là tài liệu có thể không phải là tài liệu thực. Nó có thể là chương trình vi-rút hoặc sâu thực thi trực tiếp nếu bạn bấm đúp vào tệp đính kèm. Cũng có thể bản thân tài liệu có thể chứa một hoặc hai macro có thể gây nguy hiểm cho hệ thống của bạn.

Thứ hai, nếu bạn định thực hiện các thay đổi đối với tài liệu đã nhận, hãy đảm bảo rằng bạn lưu tài liệu dưới dạng tệp thông thường trước khi thực hiện các thay đổi đối với nó. Nói cách khác, đừng nhấp đúp vào tệp đính kèm và sau đó thực hiện thay đổi. Đây là lý do tại sao: Khi bạn bấm đúp vào tệp đính kèm, hầu hết các chương trình e-mail sẽ lưu tệp trong thư mục tạm thời và sau đó sử dụng Word để mở tệp. Khi bạn đóng tài liệu, mọi thay đổi bạn đã thực hiện sẽ được lưu vào tệp trong thư mục tạm thời, chúng không được lưu vào chính tệp đính kèm. Thậm chí có thể chương trình e-mail chỉ đơn giản là ném tệp tạm thời trong thư mục tạm thời. Trong trường hợp này, tất cả các thay đổi của bạn sẽ bị mất hoàn toàn.

Cách tốt nhất là lưu rõ ràng tệp đính kèm dưới dạng tệp. Sau đó, bên ngoài chương trình e-mail, bạn có thể sử dụng Word để tải tệp và thực hiện các thay đổi. Trong trường hợp này, tệp đã nhận hoạt động như bạn mong đợi. Sau đó, nếu bạn muốn gửi tệp đã thay đổi cho một người khác, tất cả những gì bạn cần làm là đính kèm tệp đó vào một thông điệp e-mail khác và gửi tệp theo cách của nó.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (160) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: