Cách dễ nhất để chèn các trường trong biểu mẫu là sử dụng thanh công cụ Biểu mẫu.

Bạn hiển thị thanh công cụ này bằng cách chọn tùy chọn Thanh công cụ từ menu Dạng xem và đảm bảo rằng hộp kiểm Biểu mẫu được chọn. Có ba loại trường biểu mẫu mà bạn có thể chèn vào tài liệu: văn bản, hộp kéo xuống và hộp kiểm. Mỗi trường biểu mẫu này cho phép người sử dụng biểu mẫu chọn hoặc nhập thông tin thuộc loại mà bạn cho là phù hợp.

Ví dụ: giả sử bạn đang tạo một biểu mẫu đặt hàng và bạn cần một trường nơi người dùng có thể nhập tên của người đặt hàng.

Hơn nữa, bạn chỉ muốn cho phép nhập tối đa 25 ký tự vào trường. Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước sau:

  1. Định vị điểm chèn nơi bạn muốn trường xuất hiện.

  2. Bấm vào nút Trường Biểu mẫu Văn bản trên thanh công cụ Biểu mẫu. Một chỉ báo trường xuất hiện trong tài liệu.

  3. Chọn trường biểu mẫu vừa nhập.

  4. Bấm vào nút Tùy chọn Trường Biểu mẫu trên thanh công cụ Biểu mẫu. Hộp thoại Tùy chọn Trường Mẫu Văn bản xuất hiện. (Xem Hình 1.)

  5. Đảm bảo rằng danh sách Loại kéo xuống được đặt thành Văn bản thông thường. (Đây là loại thông tin bạn muốn cho phép trong trường.)

  6. Thay đổi tùy chọn Độ dài tối đa thành 25.

  7. Nhấp vào OK.

Bạn có thể lặp lại các bước này cho tất cả các trường trong biểu mẫu của mình. Sự khác biệt duy nhất sẽ là loại trường được nhập (phải phù hợp với loại thông tin bạn muốn nhập) và các tùy chọn bạn đặt cho mỗi trường.

Tùy chọn khó nhất bạn có thể đặt là tùy chọn Độ dài tối đa, chỉ xuất hiện khi bạn đang làm việc với các trường văn bản. Theo mặc định, tùy chọn này được đặt thành Không giới hạn, có nghĩa là người dùng có thể nhập bất kỳ lượng thông tin nào mong muốn. Nếu thông tin được nhập vượt quá lề phải của tài liệu, chiều cao trường sẽ tăng và việc nhập văn bản tiếp tục trên dòng tiếp theo. Nếu bạn không muốn có hiệu ứng này trong biểu mẫu của mình, thì cách duy nhất để giải quyết nó là đặt một số độ dài tối đa cho trường.

Ví dụ: nếu bạn không muốn trường của mình nằm ở dòng tiếp theo, thì bạn cần đặt độ dài tối đa được đảm bảo vừa với một dòng. Việc tính toán độ dài như vậy có thể khó khăn, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng phông chữ tỷ lệ thuận. Vì lý do này, một số người thích đặt phông chữ của các trường của họ thành phông chữ monospace (chẳng hạn như Courier), điều này giúp tính toán độ dài trường dễ dàng hơn.

Một cách để giải quyết vấn đề “tràn” tiềm năng là tạo một bảng để chứa các trường biểu mẫu của bạn. Ưu điểm của điều này là bạn có thể xác định chiều rộng và chiều cao của mọi ô trong bảng của mình, điều này sẽ hạn chế chuyển động dọc của các trường văn bản nếu chúng quá dài. Điểm bất lợi là một số thông tin không được hiển thị dễ dàng dưới dạng bảng, và nếu văn bản được nhập quá dài, nó không được hiển thị tất cả trên màn hình hoặc bản in. (Nếu văn bản vượt quá kích thước của một ô trong bảng tĩnh, thông tin bổ sung sẽ bị loại bỏ.

Khi bạn đặt tùy chọn cho các trường khác nhau của mình, hãy lưu ý rằng bạn cũng có thể xác định các macro có thể được thực thi khi trường được nhập (được chọn lần đầu) và khi trường được thoát. Những điều này cho phép bạn xử lý thông tin được cung cấp trong trường.

Khi một biểu mẫu được sử dụng, thông tin được nhập vào một trường được gán cho tên dấu trang. Tên này được chỉ định trong hộp thoại Tùy chọn cho mỗi trường. Thông qua việc sử dụng các trường khác liên quan đến dấu trang, bạn có thể tham khảo nội dung trường ở nơi khác trong tài liệu của mình.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1011) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003 . Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ruy-băng của Word (W ord 2007 trở về sau) tại đây: