Derek đang thực hiện phối thư trong Excel, nhưng một số giá trị được nhập không chính xác. Ví dụ: một giá trị xuất hiện dưới dạng 5.2 trong Excel có thể được nhập vào Word, trong quá trình hợp nhất, dưới dạng 5.20000000002.

Derek đang tự hỏi tại sao điều này xảy ra.

Điều quan trọng là phải hiểu rằng giá trị trong Excel nhiều khả năng là 5.20000000002, nhưng được làm tròn hoặc được định dạng trong trang tính để chỉ 5.2 được hiển thị.

Giả sử bạn đang sử dụng Office 2002 hoặc Office 2003, việc hợp nhất dữ liệu thực tế từ sổ làm việc Excel được thực hiện bằng công nghệ gọi là OLEDB.

Công nghệ này, không giống như các công nghệ DDE hoặc ODBC cũ hơn, bỏ qua định dạng của bất kỳ thứ gì được hợp nhất. Do đó, bạn nhận được số đầy đủ thay vì số được làm tròn hoặc định dạng.

Có hai giải pháp khả thi cho vấn đề này. Đầu tiên phải làm với việc thay đổi dữ liệu trong trang tính Excel của bạn. Cách tiếp cận này sẽ chỉ hoạt động nếu các giá trị được hợp nhất từ ​​Excel, trên thực tế, là các giá trị chứ không phải kết quả công thức. Trong trường hợp đó, chỉ cần đảm bảo rằng giá trị ngắn hơn (5.2) nằm trong ô thay vì giá trị dài hơn (5.20000000002).

Giải pháp thứ hai là sửa đổi trường hợp nhất được sử dụng để chuyển giá trị sang tài liệu Word. Giải pháp này hoạt động hiệu quả nếu các giá trị được hợp nhất trong một trường cụ thể đều tuân theo cùng một mẫu chung.

Ví dụ, giả sử rằng trường hợp nhất thường xuất hiện như sau:

{MergeField MyValue}

Nếu bạn muốn trường luôn hiển thị giá trị đã hợp nhất với một chữ số duy nhất ở bên phải dấu thập phân, bạn có thể thay đổi trường để nó xuất hiện như sau:

{MergeField MyValue \# ""0.x""}

Dấu ngoặc nhọn đại diện cho trường hợp nhất dấu ngoặc nhọn; chúng không được đánh máy.

Bạn có thể hiển thị trường hợp nhất hiện tại của mình bằng cách chọn nó và nhấn Alt + F9. Sau đó, bạn có thể thêm công tắc thích hợp. Bạn có thể tìm thêm thông tin về cách định dạng bằng công tắc hình ảnh tại trang Web này:

http://www.gmayor.com/formatting_word_fields.htm

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (330) áp dụng cho Microsoft Word 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 trở lên) tại đây: