Chú thích thường được đưa vào như một phần tử thiết kế của tài liệu. Ví dụ: thiết kế của bạn có thể quy định rằng mọi bảng cần phải có chú thích xác định bảng. Có hai cách bạn có thể thêm chú thích vào tài liệu của mình. Đầu tiên là tạo của riêng bạn và thứ hai là để Word thêm chú thích cho bạn.

Nếu bạn muốn thêm chú thích của riêng mình, chỉ cần bắt đầu một đoạn văn mới và nhập chú thích. Sau đó, đảm bảo rằng đoạn văn được định dạng với kiểu Phụ đề.

Nếu bạn muốn hướng dẫn Word thêm chú thích, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn đối tượng mà bạn muốn có chú thích (chẳng hạn như hình hoặc bảng) hoặc định vị điểm chèn mà bạn muốn đặt chú thích.

  2. Hiển thị tab Tham chiếu của ruy-băng.

  3. Bấm vào công cụ Chèn chú thích trong nhóm Chú thích. Word sẽ hiển thị hộp thoại Chú thích. (Xem Hình 1.)

  4. Sử dụng danh sách thả xuống Nhãn, chỉ định từ bạn muốn xuất hiện ở đầu chú thích.

  5. Nếu bạn đã chọn một đối tượng ở bước 1, hãy sử dụng danh sách thả xuống Vị trí để chỉ định nơi bạn muốn phụ đề xuất hiện liên quan đến đối tượng.

  6. Trong hộp Chú thích, chỉ định bất kỳ từ ngữ bổ sung nào bạn muốn trong chú thích của mình.

  7. Nhấp vào OK.

Vì có nhiều bước để chèn chú thích theo cách này, bạn có thể thắc mắc tại sao mọi người lại sử dụng Word để thêm chú thích. Có một vài lý do. Trước hết, khi Word chèn chú thích sẽ có một số lượng nhất định được sử dụng. Bạn có thể chỉ định cùng một nhãn xuất hiện ở đầu mỗi phụ đề của mình. Thứ hai, số được thêm vào chú thích được tạo dưới dạng trường chuỗi. Điều này có nghĩa là ngay cả khi bạn di chuyển phụ đề sau này thì việc đánh số phụ đề sẽ được Word tự động cập nhật và sửa chữa. Cuối cùng, nếu bạn không thoải mái khi làm việc với các kiểu, việc sử dụng Word để thêm chú thích sẽ ngăn bạn khỏi sự cần thiết của việc gán kiểu.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.