Một trong những vấn đề phổ biến nhất mà Emily gặp phải khi chỉnh sửa liên quan đến việc chèn dấu phẩy nối tiếp vào danh sách các mục trong dòng, trước sự kết hợp cuối cùng giữa các mục trong danh sách. Văn phòng của Emily thực thi việc sử dụng dấu phẩy nối tiếp để rõ ràng và tránh những cách nói khó hiểu như “Tôi dành tặng cuốn sách này cho bố mẹ tôi, Mẹ Teresa và Chúa Giêsu.” Tuy nhiên, nhiều nhà văn không thích sử dụng dấu phẩy này, vì vậy Emily đã dành rất nhiều thời gian để chỉnh sửa nó thành hầu hết các đoạn văn bản mà cô bắt gặp. Emily lưu ý rằng sẽ giúp cuộc sống của cô ấy dễ dàng hơn nếu cô ấy có một macro sẽ tìm kiếm từ điểm chèn đến cuối câu hiện tại và chèn dấu phẩy trước lần xuất hiện tiếp theo của các liên từ phổ biến “và” và “hoặc”, nhưng chỉ nếu không có dấu phẩy đã có.

Những gì Emily đang đề cập đến được nhiều người biết đến như một “dấu phẩy nối tiếp” hoặc “dấu phẩy Oxford”. Việc sử dụng nó đã được tranh luận trong nhiều thập kỷ bởi các nhà ngữ pháp. (Tôi không muốn tranh luận về nó ở đây, nhưng sẽ nói rằng việc sử dụng dấu phẩy Oxford có thể cải thiện độ rõ ràng khi nói đến danh sách nội tuyến, như Emily lưu ý.)

Emily đang tìm kiếm một giải pháp khá đơn giản cho vấn đề, một giải pháp sẽ tìm kiếm các liên từ phổ biến và chèn dấu phẩy, nếu cần. Cách tốt nhất để xử lý tình huống này là sử dụng macro, như cô ấy lưu ý. Đây là một trong đó sẽ thực hiện nhiệm vụ:

Sub SerialComma()

Dim MySelection As Selection

Selection.MoveRight Unit:=wdSentence, Extend:=wdExtend     Set MySelection = Selection     Selection.Find.ClearFormatting     Selection.Find.Replacement.ClearFormatting     With Selection.Find         .Text = "([!,.?;:]) and "

.Replacement.Text = "\1, and "

.Forward = True         .Wrap = wdFindStop         .Format = False         .MatchCase = False         .MatchWildcards = True     End With     Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll     MySelection.Select     With Selection.Find         .Text = "([!,.?;:]) or "

.Replacement.Text = "\1, or "

End With     Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll     MySelection.Select     Selection.Collapse End Sub

Đầu tiên macro chọn mọi thứ từ điểm chèn hiện tại đến cuối câu hiện tại. Sau đó, sử dụng tìm kiếm theo thẻ đại diện, nó tìm kiếm sự xuất hiện của từ “và” không theo sau dấu chấm câu. Nếu nó tìm thấy nó, nó sẽ thay thế sự xuất hiện bằng dấu phẩy và từ “và”. Sau đó, nó sẽ thực hiện thao tác tìm kiếm và thay thế tương tự cho từ “hoặc”.

Tôi nhận ra rằng macro này có thể không hoạt động đối với tất cả các hoán vị ngữ pháp. (Theo cách đó, tiếng Anh khá “lộn xộn”.) Có thể tốt hơn là để Word kiểm tra tài liệu của bạn cho bạn và gắn cờ bất kỳ thứ gì mà nó thắc mắc khi có dấu phẩy Oxford (hoặc thiếu). Bạn có thể thực hiện thay đổi này theo cách này nếu bạn đang sử dụng Word 2007, Word 2010 hoặc Word 2013:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, hãy nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 hoặc Word 2013, hãy nhấp vào tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Nhấp vào tùy chọn Kiểm lỗi ở phía bên trái của hộp thoại. (Xem Hình 1.)

  3. Nhấp vào nút Cài đặt. Word hiển thị hộp thoại Cài đặt Ngữ pháp. (Xem Hình 2.)

  4. Đảm bảo tùy chọn “Bắt buộc phải có dấu phẩy trước Mục danh sách cuối cùng” được đặt thành Luôn luôn.

  5. Nhấp vào OK để đóng hộp thoại Cài đặt Ngữ pháp.

  6. Bấm vào OK để đóng hộp thoại Tùy chọn Word.

Nếu bạn đang sử dụng Word 2016 hoặc phiên bản mới hơn, hãy sử dụng các bước sau để thay thế:

  1. Hiển thị tab Tệp của ruy-băng rồi bấm Tùy chọn.

  2. Nhấp vào tùy chọn Kiểm lỗi ở phía bên trái của hộp thoại. (Xem Hình 3.)

  3. Nhấp vào nút Cài đặt. Word hiển thị hộp thoại Cài đặt Ngữ pháp.

  4. Cuộn xuống cuối hộp thoại để hiển thị tùy chọn Quy ước về Dấu câu. Đảm bảo rằng Dấu phẩy Oxford được chọn. (Xem Hình 4.)

  5. Nhấp vào OK để đóng hộp thoại Cài đặt Ngữ pháp.

  6. Bấm vào OK để đóng hộp thoại Tùy chọn Word.

Cài đặt sẽ không chèn dấu phẩy cuối cùng cho bạn, nhưng nó sẽ bắt những trường hợp không có dấu phẩy.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (9295) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: