Bruce đã nhận thấy, trong hộp thoại Mẫu và Phần bổ trợ, một hộp kiểm có nhãn “Tự động Cập nhật Kiểu Tài liệu”. Anh ta không rõ hộp kiểm này thực sự làm gì. Nó có cập nhật kiểu trong bất kỳ mẫu nào anh ta đang chọn hay nó cập nhật các kiểu trong tài liệu dựa trên bất kỳ mẫu nào anh ta đính kèm vào tài liệu? (Xem Hình 1.)

image

Hình 1. Hộp kiểm Tự động Cập nhật Kiểu Tài liệu.

Tóm lại, điều khiển cụ thể này thực hiện điều khiển sau — nó cập nhật các kiểu trong tài liệu hiện tại (tài liệu mà bạn đang đính kèm mẫu)

để phù hợp với các kiểu trong mẫu. Ví dụ, giả sử rằng bạn có một kiểu được gọi là Body Text trong tài liệu hiện tại và nó là kiểu Times New Roman 12 điểm, không có khoảng trắng trước hoặc sau và thụt lề dòng đầu tiên là 0,25 inch. Tuy nhiên, mẫu bạn đang đính kèm cũng có kiểu Body Text là Arial 11 điểm với 13 điểm sau và không có danh tính. Nếu bạn chọn hộp kiểm Tự động Cập nhật Kiểu Tài liệu, thì định nghĩa cho Văn bản Nội dung trong tài liệu (cùng với bất kỳ định nghĩa kiểu nào khác trong tài liệu) sẽ bị ghi đè bởi các định nghĩa kiểu trong mẫu.

Nếu bạn nghĩ về nó, quá trình này là tự nhiên — trong hầu hết các trường hợp, bạn muốn các kiểu mẫu thay thế các kiểu trong tài liệu của mình.

Bằng cách đó, bạn có thể dễ dàng sửa đổi giao diện văn bản của mình cho các mục đích khác nhau, như được xác định bởi các mẫu khác nhau mà bạn đã tạo. Nếu bạn không sử dụng hộp kiểm Tự động Cập nhật Kiểu Tài liệu, bạn đang (có hiệu lực) yêu cầu Word bỏ qua các kiểu trong mẫu mà bạn hiện đang đính kèm vào tài liệu.

Có ba lưu ý cần hiểu trong quá trình này. Đầu tiên, định dạng rõ ràng không bị ghi đè; chỉ định dạng dựa trên kiểu mới bị ảnh hưởng.

Thứ hai, nếu có bất kỳ kiểu tùy chỉnh nào trong tài liệu không có bản sao trong mẫu, thì những kiểu đó sẽ không bị ảnh hưởng.

Thứ ba, cần hiểu rằng việc ghi đè này không chỉ xảy ra một lần; nó xảy ra khi bạn đính kèm mẫu lần đầu tiên và bất cứ khi nào, sau đó, bạn mở tài liệu. Nếu bạn đính kèm một mẫu vào tài liệu và sau đó sửa đổi các kiểu trong mẫu, những sửa đổi đó sẽ được phản ánh trong tài liệu vào lần tiếp theo bạn mở nó.

Nếu bạn không muốn việc cập nhật tiếp theo xảy ra, thì bạn có thể hiển thị lại hộp thoại Mẫu và bổ trợ và bỏ chọn hộp kiểm Tự động cập nhật kiểu tài liệu.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng có một cài đặt khác trong Word, trên một hộp thoại khác, rất dễ nhầm lẫn với cài đặt Tự động Cập nhật Kiểu Tài liệu. (Tôi chỉ đưa ra điều này để bạn không nhầm lẫn giữa hai kiểu.) Trên hộp thoại Tạo Kiểu Mới từ Định dạng hoặc Sửa đổi Kiểu, có một hộp kiểm có nhãn “Tự động Cập nhật”. (Xem Hình 2.)

image

Hình 2. Hộp kiểm Tự động Cập nhật là một điều khiển hoàn toàn khác.

Có lẽ chính việc cả hai hộp kiểm đều bắt đầu bằng hai từ “tự động cập nhật” khiến chúng rất dễ gây nhầm lẫn cho một số người. Mặc dù cả hai cài đặt đều liên quan đến các kiểu, nhưng cài đặt thứ hai này hoạt động hoàn toàn khác với cài đặt được thảo luận cho đến thời điểm này. Nó làm cho một kiểu trong tài liệu được cập nhật nhanh chóng khi bạn thực hiện các thay đổi định dạng rõ ràng đối với bất kỳ văn bản hoặc đoạn văn nào được định dạng với kiểu cụ thể đó.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13124) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.