Word bao gồm một tính năng trộn thư rất mạnh mẽ. Để tận dụng tính năng này, bạn cần tạo một tài liệu chính. Tài liệu này là “mẫu” hoặc “bản soạn sẵn” cho tài liệu đã hoàn thành của bạn.

Nó bao gồm mọi thứ mà Word cần để tạo tài liệu hoàn chỉnh, bao gồm cả chỗ dành sẵn cho dữ liệu mà Word trích xuất từ ​​tệp dữ liệu.

Tuy nhiên, tài liệu phối thư chưa hoàn tất cho đến khi bạn cũng chỉ định tệp dữ liệu mà bạn muốn liên kết với tài liệu chính.

Để tạo tài liệu trộn thư chính của bạn và đính kèm nguồn dữ liệu vào nó, hãy làm theo các bước sau:

  1. Nếu bạn muốn sử dụng một tài liệu hiện có làm cơ sở cho việc phối thư, hãy tải tài liệu đó từ đĩa.

  2. Bấm vào tab Thư của ruy-băng.

  3. Trong nhóm Bắt đầu Phối Thư, bấm vào Công cụ Bắt đầu Phối Thư. Word hiển thị danh sách các tùy chọn bạn có thể chọn.

  4. Bấm vào tùy chọn Thuật sĩ Hợp nhất Thư từng bước, ở cuối danh sách. Word hiển thị ngăn tác vụ Kết hợp Thư ở bên phải màn hình.

  5. Từ danh sách các loại tài liệu có sẵn được cung cấp trong ngăn tác vụ, hãy chọn loại phù hợp nhất với loại tài liệu bạn muốn tạo. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ chọn Chữ cái, nhưng bạn cũng có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào khác.

  6. Ở cuối ngăn tác vụ, bấm Tiếp theo: Bắt đầu Tài liệu. Bước tiếp theo của trình hướng dẫn được hiển thị trong ngăn tác vụ.

  7. Chỉ định những gì bạn muốn sử dụng làm tài liệu bắt đầu cho việc phối thư. Nếu bạn có một tài liệu đang mở (chẳng hạn như tài liệu được đề cập ở bước 1), bạn nên chọn Sử dụng Tài liệu Hiện tại. Bạn có thể chọn một trong các tùy chọn khác (Bắt đầu Từ Mẫu và Bắt đầu Từ Tài liệu Hiện có) nếu chúng phù hợp hơn với những gì bạn đang làm.

  8. Ở cuối ngăn tác vụ, bấm Tiếp theo: Chọn Người nhận. Bước tiếp theo của trình hướng dẫn được hiển thị trong ngăn tác vụ.

  9. Chỉ định nơi bạn muốn dữ liệu hợp nhất đến từ. Nếu bạn đã có danh sách trong một tệp đĩa thuộc bất kỳ loại nào, hãy chọn mặc định là Sử dụng Danh sách Hiện có. Bạn cũng có thể chọn Chọn Từ Liên hệ Outlook hoặc Nhập danh sách mới.

  10. Ở cuối ngăn tác vụ, bấm Tiếp theo: Viết Thư của Bạn. Nếu bạn đã chọn Sử dụng Danh sách Hiện có ở bước trước, Word sẽ hiển thị hộp thoại Chọn Nguồn Dữ liệu. Hộp thoại này rất giống với hộp thoại Mở tiêu chuẩn.

  11. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại Chọn Nguồn Dữ liệu, tìm tệp bạn muốn sử dụng cho nguồn dữ liệu của mình, sau đó bấm Mở. Word hiển thị hộp thoại Người nhận Kết hợp Thư.

  12. Sử dụng hộp thoại Người nhận Phối Thư để thực hiện các thay đổi đối với các bản ghi sẽ được sử dụng trong việc phối và sửa đổi thứ tự mà các bản ghi được phối. Khi hoàn thành, bấm OK. Thông tin trong ngăn tác vụ được cập nhật để phản ánh các lựa chọn của bạn về nguồn dữ liệu.

  13. Ở cuối ngăn tác vụ, bấm Tiếp theo: Viết Thư của Bạn. (Có, đây là điều bạn đã nhấp vào ở bước 10. Hãy xem.)

Tại thời điểm này, bạn đã sẵn sàng sửa đổi hoặc nhập tài liệu chính của mình. Bạn sẽ bao gồm các trường hợp nhất trong tài liệu cho biết bạn muốn dữ liệu từ tệp dữ liệu của mình xuất hiện ở đâu.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (5965) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: