Rhonda làm việc cho một công ty viết kỹ thuật và họ luôn sử dụng các mẫu Word. Tuy nhiên, có hai trường phái suy nghĩ về cách tạo mẫu: (1) Mở tài liệu Word và lưu dưới dạng tệp mẫu hoặc (2) Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word cũ hơn, hãy truy cập Tệp | Mới | Mẫu của tôi | Mẫu trống | Tạo mới. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word mới hơn, hãy chuyển đến Tệp rồi đến Mới. Word hiển thị danh sách các mẫu từ bộ sưu tập mẫu Office (bạn cũng có thể tìm kiếm các mẫu trực tuyến). Bạn cũng có thể chọn các mẫu đã được tạo được liệt kê trong tab Cá nhân. Để tạo một mẫu mới từ danh sách Cá nhân, hãy nhấp chuột phải vào một mẫu và chọn Tạo từ menu ngữ cảnh kết quả. Rhonda cho rằng con đường thứ hai là tốt nhất, nhưng cô ấy không thể giải thích tại sao. Cô ấy tự hỏi liệu có sự khác biệt nào giữa hai tuyến đường không.

Những gì Rhonda mô tả là điển hình cho việc hoàn thành nhiều tác vụ trong Word:

Khả năng đến cùng một điểm đến thông qua các tuyến đường khác nhau.

Tuy nhiên, có khả năng đưa ra những khác biệt tinh tế vào sản phẩm cuối cùng tùy thuộc vào điểm đến tiếp theo.

Khi bạn sử dụng tuyến đầu tiên được mô tả bởi Rhonda (sử dụng Lưu dưới dạng để quảng bá tài liệu lên trạng thái mẫu), thì mọi thứ trong tài liệu đó được mang theo quảng cáo. Điều này có nghĩa là bất kỳ kiểu nào trong tài liệu gốc đều được lưu trong mẫu, bất kỳ văn bản nào — kể cả văn bản có thể dễ dàng bỏ sót, chẳng hạn như trong đầu trang và chân trang — và, có thể, bất kỳ lỗi nào trong con trỏ nội bộ được Word duy trì.

Chính khả năng cuối cùng này là rắc rối nhất đối với tuyến Save As. Rủi ro có thể nhỏ, nhưng nó vẫn hiện hữu và cần được xem xét. Rủi ro đó không có nếu bạn sử dụng cách tiếp cận thứ hai của Rhonda.

Một cách để dễ dàng nhận thấy sự khác biệt là lấy một tài liệu thông thường, loại bỏ tất cả văn bản và đồ họa, loại bỏ tất cả các macro, sau đó sử dụng Save As để lưu nó dưới dạng mẫu. Sau đó, sử dụng cách tiếp cận thứ hai của Rhonda để tạo một mẫu trống mới. Thoát khỏi Word và so sánh kích thước tệp của hai mẫu. Rất có thể bạn sẽ thấy mẫu được tạo theo cách đầu tiên để có kích thước tệp lớn hơn mẫu thứ hai. Tại sao nó sẽ lớn hơn? Lý do có thể nhất là mẫu Save As mang theo hành lý hậu trường mà mẫu thứ hai không có.

Tuy nhiên, có một cách tiếp cận thứ ba mà Ronda không đề cập đến. Cách tiếp cận này giảm thiểu khả năng có hành lý hậu trường không liên quan và nguy cơ tham nhũng nhưng cho phép bạn bắt đầu với “số lượng đã biết” cho các mẫu của mình. Đầu tiên, mở một tài liệu mới từ một bản sao sạch của mẫu Thường của bạn. Sử dụng Trình tổ chức để tách mọi thứ khỏi bản sao mà bạn không cần. (Bạn nên tách tất cả các kiểu khỏi bản sao mới, bao gồm cả việc cố gắng xóa các kiểu có sẵn của Microsoft.) Lưu bản sao “sạch” đó làm mẫu của bạn. Sau đó, bạn có thể sử dụng Trình tổ chức để chuyển các kiểu và macro trở lại mẫu để đi đến kết quả cuối cùng của bạn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13343) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.