Hồ sơ chỉnh sửa Catharine để tồn tại và các thuật ngữ kỹ thuật đặt ra vấn đề đau đầu của riêng họ khi kiểm tra chính tả trong Word. Thông thường, cô ấy có thể nhấp chuột phải vào một thuật ngữ và nhấp vào “Thêm vào từ điển” và điều đó giải quyết được vấn đề. Tuy nhiên, cô ấy gặp một vấn đề cụ thể với Khung ứng dụng web có tên là “Spring”. Bất cứ khi nào tên này được liệt kê trong sơ yếu lý lịch, nó cần được viết hoa vì đó là cách viết chính xác của công nghệ. Thật không may, từ “Spring” tự động được gạch chân bằng một dòng màu xanh lam (trái ngược với dòng màu đỏ thông thường) và việc nhấp chuột phải vào từ đó không cho tôi tùy chọn để thêm nó vào từ điển. Catharine vừa nhận được một thông báo rằng mùa “xuân” không được viết hoa. Cô ấy có thể nhấp chuột phải và chọn “Bỏ qua”,

nhưng lần sau khi cô ấy mở tài liệu, đường màu xanh lam lại hiển thị.

Cô ấy tự hỏi làm thế nào cô ấy có thể vĩnh viễn thoát khỏi nó.

Trước tiên, chúng ta hãy xem Word phải làm như vậy khi nói đến chính tả và ngữ pháp, sau đó tôi sẽ giải quyết vấn đề cụ thể của Catharine.

Word có trình kiểm tra chính tả tích hợp và trình kiểm tra ngữ pháp riêng biệt. Theo mặc định, nó kiểm tra chính tả và ngữ pháp ngay lập tức, khi bạn đang nhập tài liệu của mình. Nó cũng kiểm tra một số kiểu định dạng khi bạn đang nhập. Nếu Word phát hiện ra các vấn đề tiềm ẩn, nó sẽ đánh dấu từng khu vực trong số ba khu vực này bằng gạch dưới gợn sóng màu khác nhau:

  • Dấu gạch dưới gợn sóng màu đỏ đánh dấu một lỗi chính tả tiềm ẩn.

  • Dấu gạch dưới gợn sóng màu xanh lục đánh dấu một lỗi ngữ pháp tiềm ẩn.

  • Dấu gạch dưới gợn sóng màu xanh lam đánh dấu sự không nhất quán về định dạng.

Nếu Catharine thực sự nhìn thấy một gạch dưới màu xanh lam gợn sóng, thì vấn đề với từ “Spring” có liên quan đến định dạng. Tuy nhiên, nhiều khả năng, đường gạch dưới lượn sóng thực sự có màu xanh lá cây. (Ít nhất, nó có màu xanh lục trên tất cả các hệ thống mà tôi đã kiểm tra nó.) Điều này cho thấy rằng một trong những quy tắc ngữ pháp của Word đã được kích hoạt. Điều này nhất quán với việc Catharine không thấy tùy chọn “Thêm vào từ điển” khi cô nhấp chuột phải — tùy chọn này không được hiển thị vì từ điển liên quan đến trình kiểm tra chính tả, không phải trình kiểm tra ngữ pháp và chính trình kiểm tra ngữ pháp đang gắn cờ vấn đề tiềm tàng.

Một cách để giải quyết vấn đề là định dạng từ “Spring” để trình kiểm tra ngữ pháp không kiểm tra nó. Bạn làm điều đó theo cách này:

  1. Chọn từ. (Đảm bảo bạn chỉ chọn sáu chữ cái của từ, không có khoảng trắng trước hoặc sau.)

  2. Hiển thị tab Xem lại của ruy-băng.

  3. Đối với Word 2007, hãy tìm nhóm Soát lỗi và nhấp vào Đặt Ngôn ngữ. Đối với Word 2010 trở lên, Ngôn ngữ có nhóm riêng trong tab Xem lại. Từ nhóm, chọn Ngôn ngữ | Đặt Ngôn ngữ Soát lỗi. Word sẽ hiển thị hộp thoại Ngôn ngữ.

  4. Đảm bảo rằng hộp kiểm Không kiểm tra Chính tả hoặc Ngữ pháp được chọn.

  5. Nhấp vào OK.

Tất nhiên, bạn sẽ cần phải làm điều này cho mỗi trường hợp của từ “Spring”, điều này có thể trở nên tẻ nhạt. Một cách giải quyết đó là tạo kiểu ký tự chỉ tắt tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Sau đó, bạn có thể áp dụng kiểu cho các từ như “Spring” mà bạn biết là đúng.

Cần lưu ý rằng bạn cũng có thể thêm mục nhập Tự động sửa đã thực hiện chuyển đổi cho bạn, thay thế “spring” bằng phiên bản được định dạng của “Spring”. Bạn có thể làm điều đó theo cách này:

  1. Nhập từ “Spring” vào đâu đó trong tài liệu của bạn.

  2. Chọn từ. (Đảm bảo bạn chỉ chọn sáu chữ cái của từ, không có khoảng trắng trước hoặc sau.)

  3. Hiển thị tab Xem lại của ruy-băng.

  4. Đối với Word 2007, hãy tìm nhóm Soát lỗi và nhấp vào Đặt Ngôn ngữ. Đối với Word 2010 trở lên, Ngôn ngữ có nhóm riêng trong tab Xem lại. Từ nhóm, chọn Ngôn ngữ | Đặt Ngôn ngữ Soát lỗi. Word sẽ hiển thị hộp thoại Ngôn ngữ.

  5. Đảm bảo rằng hộp kiểm Không kiểm tra Chính tả hoặc Ngữ pháp được chọn.

  6. Nhấp vào OK.

  7. Với từ “Spring” vẫn được chọn, hãy hiển thị hộp thoại Word Options. (Trong Word 2007, nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word.

Trong Word 2010 và các phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  1. Nhấp vào Kiểm lỗi ở bên trái màn hình.

  2. Bấm Tùy chọn Tự động Sửa. Word sẽ hiển thị hộp thoại AutoCorrect với từ đã chọn (“Spring”) đã được nhập vào hộp With. (Xem Hình 1.)

  3. Trong hộp Replace, nhập “spring” (đảm bảo rằng nó là chữ thường)

  4. Đảm bảo rằng nút radio Định dạng được chọn.

  5. Nhấp vào nút Thêm. Mục nhập được thêm vào mục Tự động sửa.

  6. Nhấp vào nút OK để đóng hộp thoại.

Bây giờ, bất cứ khi nào bạn nhập từ “spring”, nó được thay thế bằng “Spring”,

và cài đặt “Không kiểm tra chính tả hoặc ngữ pháp” được áp dụng cho từ vì bạn đã chọn thực hiện thay thế bằng văn bản được định dạng.

Cuối cùng, bạn cũng có thể tắt quy tắc kiểm tra ngữ pháp đang thực sự được kích hoạt khi bạn nhập “Spring”. Bạn có thể làm điều đó bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 và các phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Nhấp vào Kiểm lỗi ở bên trái màn hình.

  3. Nhấp vào nút Cài đặt. Word hiển thị hộp thoại Cài đặt Ngữ pháp. (Xem Hình 2.)

  4. Bỏ chọn hộp kiểm Viết hoa.

  5. Nhấp vào OK để đóng hộp thoại Cài đặt Ngữ pháp.

  6. Bấm vào OK để đóng hộp thoại Tùy chọn Word.

Đường màu xanh lá cây gợn sóng bên dưới “Spring” bây giờ sẽ không còn nữa, nhưng bạn nên nhận ra rằng bất kỳ vấn đề viết hoa nào khác cũng sẽ không được đánh dấu.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (2500) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016.