Word bao gồm nhiều công cụ hỗ trợ ngữ pháp và chính tả để giúp công việc viết đơn giản hơn một chút. (Hoặc khó chịu hơn, tùy thuộc vào quan điểm và nhu cầu của bạn.) Tuy nhiên, một điều mà Word không bao gồm tính năng tự động viết hoa từ đầu tiên sau dấu hai chấm. Trong một số (nhưng không phải tất cả) giới ngữ pháp, việc viết hoa chữ cái đầu tiên của từ ngay sau dấu hai chấm là tiêu chuẩn và thích hợp.

Vì Word không bao gồm tính năng này, một người phải làm gì?

Chà, giải pháp đầu tiên (và hiển nhiên) là chỉ cần nhớ tự viết hoa từ đó — tức là nhấn phím Shift và viết hoa chữ cái khi bạn nhập. Nếu bạn đang tìm kiếm một cách tiếp cận tự động hơn, thì có một số phương pháp mà bạn có thể chọn. Một số người dùng Word có thể nghĩ rằng bạn có thể sử dụng tính năng Tự động sửa lỗi của Word. Về mặt lý thuyết, tất cả những gì bạn cần làm là xác định một loạt các mục nhập Tự động sửa mới bao gồm dấu hai chấm, tiếp theo là dấu cách, sau đó là chữ thường. Sau đó, bạn sẽ hướng dẫn AutoCorrect thay thế chuỗi này bằng dấu hai chấm, dấu cách và chữ hoa tương ứng. Tất nhiên, bạn sẽ phải thêm 26 mục nhập như vậy, một mục cho mỗi chữ cái trong bảng chữ cái.

Tuy nhiên, sau khi thực hiện tất cả công việc này trong AutoCorrect, bạn sẽ ngay lập tức nhận ra rằng nó đã hoạt động. Tại sao? Bởi vì Tự động sửa chỉ sử dụng dấu cách và dấu câu làm “trình kích hoạt” để báo hiệu có thể cần thay đổi. Nói cách khác, phương pháp Tự động sửa sẽ hoạt động nếu bạn đang nhập dấu hai chấm, dấu cách, ký tự viết thường và sau đó là dấu cách khác. Điều này có nghĩa là trong cụm từ “đây là: một sự xấu hổ bẩn thỉu”, chữ “a” sẽ được thay thế bằng Tự động sửa bằng chữ hoa “A”. Tuy nhiên, trong cụm từ “đây là:

một sự xấu hổ bẩn thỉu khác,” AutoCorrect không sửa chữa gì cả. Do đó, AutoCorrect không thể được sử dụng để đạt được kết quả mong muốn.

Giải pháp duy nhất khác là sử dụng macro để kiểm tra kỹ tài liệu của bạn và tự động viết hoa bất kỳ chữ cái nào sau dấu hai chấm, đề phòng trường hợp bạn bỏ sót chúng khi nhập. Macro có thể sử dụng tính năng ký tự đại diện của chức năng Tìm kiếm và Thay thế, như sau:

Sub CapAfterColons()

With ActiveDocument.Range.Find         .ClearFormatting         With .Replacement.Font             .SmallCaps = False             .AllCaps = True         End With

.MatchWildcards = True         .Text = ": ([a-z])"

.Replacement.Text = ": \1"

.Execute Replace:=wdReplaceAll     End With End Sub

Bạn có thể gán macro này cho một nút trên thanh công cụ của mình, và do đó, bạn có thể nắm bắt tất cả các lỗi của mình trong một bước nhanh chóng. Có một điều cần lưu ý với macro này: nó không thay đổi ký tự đầu tiên sau dấu hai chấm thành chữ in hoa “true”. Những gì nó làm là thay đổi định dạng của dấu hai chấm, dấu cách và ký tự đầu tiên thành All Caps. Điều này có nghĩa là ký tự, mặc dù là chữ thường nhưng được Word hiển thị dưới dạng chữ hoa. (Bạn có thể thấy cài đặt định dạng này trong hộp thoại Phông chữ.)

Như một gợi ý cuối cùng, nếu bạn không thích rắc rối với macro, bạn vẫn có thể sử dụng tính năng AutoCorrect, nhưng lần này hơi khác một chút.

Thiết lập AutoCorrect để thay thế bất kỳ trường hợp nào của dấu hai chấm bằng tổ hợp dấu hai chấm. Do đó, khi bạn đang nhập văn bản, khi bạn nhập dấu hai chấm theo sau là dấu cách, Word sẽ tự động chuyển nó thành dấu hai chấm, theo sau là dấu chấm và sau đó là dấu cách. Sau đó, tính năng AutoCorrect của Word sẽ tự động viết hoa chữ cái tiếp theo bạn nhập vì nó tin rằng đó là chữ cái đầu tiên của câu. (Rốt cuộc, nó theo sau một khoảng thời gian.)

Khi bạn hoàn thành tài liệu của mình, tất cả những gì bạn cần làm là tìm kiếm nhanh và thay thế để thay đổi các cặp dấu chấm-chấm trở lại chỉ dấu hai chấm.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13352) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: