Daniel có một tài liệu có nhiều chú thích trong đó. Hướng dẫn văn phong mà anh ta cần tuân theo nêu rõ rằng chú thích cuối phải là một số Ả Rập, không được viết trên, theo sau là dấu chấm. Đây không phải là cách mà Word tạo đánh số chú thích cuối cùng. (Word viết trên số chú thích cuối và không bao gồm dấu chấm.) Daniel băn khoăn về cách dễ nhất để Word tuân theo phong cách mà anh yêu cầu.

Lúc đầu, bạn có thể nghĩ rằng bạn có thể thay đổi cách đánh số chú thích cuối cùng xuất hiện bằng cách điều chỉnh các kiểu được sử dụng trong Word. Thực tế có hai kiểu được thiết kế đặc biệt để kiểm soát giao diện của chú thích: Tham chiếu cuối chú thích và Văn bản chú thích cuối. Kiểu Endnote Text xác định cách văn bản của endnote xuất hiện. Tham chiếu Endnote (như tên gọi của nó) xác định cách số tham chiếu cho endnote xuất hiện.

Vấn đề là, kiểu tham chiếu Endnote được tự động áp dụng cho hai thứ khi bạn chèn một endnote — vào tham chiếu endnote trong chính tài liệu và cho tham chiếu endnote xuất hiện trong phần cuối. Nếu bạn thay đổi kiểu, bạn sẽ tự động thay đổi giao diện của cả hai kiểu. Daniel không cần thay đổi các tham chiếu chú thích cuối cùng trong tài liệu; anh ta chỉ cần họ thay đổi cách đánh số trong phần chú thích cuối cùng.

Vì vậy, một người là gì để làm gì? Giả sử rằng bạn đã tìm ra phần “tiếng Ả Rập” — nó có thể được chỉ định khi thực sự chèn chú thích của bạn — bạn chỉ cần tìm ra cách loại bỏ chỉ số trên và thêm dấu chấm. Điều này được thực hiện tốt nhất bằng cách sử dụng Tìm và Thay thế để triển khai giải pháp thay thế. Làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị tài liệu của bạn ở dạng xem Bản nháp. (Hiển thị tab View của ribbon và nhấp vào công cụ Draft.)

  2. Hiển thị tab Tham chiếu của ruy-băng.

  3. Bấm vào công cụ Hiển thị Ghi chú trong nhóm Chú thích cuối trang. Word hiển thị ngăn ghi chú ngay bên dưới tài liệu của bạn. (Nếu bạn có cả chú thích cuối trang và chú thích cuối trong tài liệu của mình, Word sẽ hỏi bạn muốn hiển thị cái nào. Bạn nên hiển thị phần chú thích cuối.)

  4. Đặt con trỏ chèn ở đầu ghi chú đầu tiên trong ngăn ghi chú.

  5. Nhấn Ctrl + H. Word hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  6. Bấm vào nút More, nếu nó có sẵn. (Xem Hình 1.)

  7. Trong hộp Tìm gì, nhập “^ e” (không có dấu ngoặc kép). Điều này chỉ định rằng bạn muốn tìm kiếm các tham chiếu chú thích cuối cùng.

  8. Trong hộp Thay thế Bằng, nhập “^ &.” (một lần nữa, không có dấu ngoặc kép).

Điều này chỉ định rằng bạn muốn thay thế những gì tìm thấy bằng bất cứ thứ gì có trong hộp Tìm gì (dấu chú thích), theo sau là một dấu chấm.

  1. Với điểm chèn vẫn còn trong hộp Thay thế Bằng, bấm vào nút Định dạng và chọn Phông chữ. (Nếu bạn không thể thấy nút Định dạng, trước tiên bạn cần nhấp vào nút Thêm, như đã lưu ý trong bước 6.) Word sẽ hiển thị hộp thoại Tìm Phông chữ.

  2. Đảm bảo rằng hộp kiểm Siêu chỉ số được xóa.

  3. Bấm OK để đóng hộp thoại Tìm Phông chữ.

  4. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

Bạn có thể thử các bước này mà không cần hiển thị tài liệu của mình trong dạng xem Bản nháp, nhưng nếu bạn không sử dụng dạng xem đó, bạn sẽ không thấy ngăn ghi chú, được đề cập trong bước 3. Tôi thích sử dụng dạng xem Bản nháp hơn vì nó cung cấp một “trình dọn dẹp”

cách làm việc chỉ với các chú thích cuối trong ngăn ghi chú.

Có một điểm cần lưu ý khác là các bước này ảnh hưởng đến bất kỳ chú thích nào hiện có, không ảnh hưởng đến các chú thích trong tương lai. Do đó, nếu bạn thêm bất kỳ chú thích mới nào, bạn sẽ muốn thực hiện lại các bước, nhưng không nhấp vào Thay thế tất cả. Thay vào đó, hãy lướt qua các chú thích cuối trong hộp thoại Tìm và Thay thế và chỉ thay đổi những chú thích mới mà bạn đã thêm.

Một cách tiếp cận hoàn toàn khác là sử dụng macro để thêm chú thích của bạn.

Macro có thể đảm nhận định dạng đặc biệt.

Sub AddEndnote()

With ActiveDocument         With .Range(Start:=.Content.Start, End:=.Content.End).EndnoteOptions             .Location = wdEndOfDocument             .NumberingRule = wdRestartContinuous             .StartingNumber = 1             .NumberingStyle = wdNoteNumberStyleArabic         End With

.Endnotes.Add Range:=Selection.Range     End With

With Selection         .Paragraphs(1).Range.Font.Reset         .Paragraphs(1).Range.Characters(2) = ""

.InsertAfter "." & vbTab         .Collapse wdCollapseEnd     End With End Sub

Macro này thay đổi cách đánh số chú thích sao cho chúng sử dụng số Ả Rập và bắt đầu ở chú thích cuối 1. Sau đó, nó sẽ chèn chú thích cuối cùng, xóa khoảng trống theo sau tham chiếu chú thích cuối, thay đổi tham chiếu chú thích cuối để nó không được viết trên và cuối cùng thêm dấu chấm và ký tự tab sau tham chiếu chú thích cuối cùng.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13458) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016.