Nancy lưu ý rằng trong nhiều năm cô ấy đã sử dụng chú thích của Word mà không có vấn đề gì. Khi cô ấy chèn một chú thích cuối trang, tham chiếu chú thích cuối trang (trong khu vực chú thích cuối trang) hiển thị dưới dạng một số được viết trên. Một số hướng dẫn kiểu mà Nancy làm theo giờ chỉ định rằng các tham chiếu chú thích cuối trang thực sự là các chữ số thông thường (không phải viết trên) theo sau là dấu chấm. Cô ấy tự hỏi làm cách nào để Word có thể tự động xử lý định dạng này.

Đây là một chủ đề phức tạp hơn một chút so với lúc đầu. Thực tế có hai tham chiếu chú thích cuối trang — một tham chiếu ở phần nội dung chính của tài liệu và tham chiếu còn lại ở đầu chú thích thực tế. Sự xuất hiện của cả hai tham chiếu này được điều khiển bởi kiểu ký tự Tham chiếu Chân trang. Nếu bạn thay đổi định dạng của kiểu này, bạn sẽ thay đổi cách tham chiếu chú thích cuối trang thực sự xuất hiện.

Tất nhiên, vấn đề có hai mặt. Đầu tiên, kiểu Footnote Reference là một kiểu ký tự, có nghĩa là nó xác định sự xuất hiện của chính văn bản, chứ không phải sự xuất hiện của bất kỳ ký tự đặc biệt nào sau văn bản, chẳng hạn như dấu chấm và dấu cách hoặc tab. Do đó, bạn có thể thay đổi kiểu tham chiếu Footnote để các tham chiếu xuất hiện dưới dạng, chẳng hạn như chưa được mô tả, nhưng bạn không thể chỉ định rằng tham chiếu được theo sau bởi một dấu chấm thông qua kiểu.

Vấn đề thứ hai là ngay cả khi bạn có thể xác định các ký tự đặc biệt như vậy trong kiểu tham chiếu Footnote, nó sẽ không hữu ích trong trường hợp này. Vì kiểu được sử dụng cho tham chiếu chú thích cuối trang trong nội dung chính của tài liệu cũng như ở phần đầu của chính chú thích cuối trang, nên việc thay đổi kiểu sẽ ảnh hưởng đến cả hai trường hợp. Vì vậy, nếu bạn thay đổi kiểu tham chiếu chú thích cuối trang để hiển thị văn bản thông thường (không được mô tả), thì các tham chiếu ở cả hai nơi — nội dung tài liệu và khu vực chú thích cuối trang — đều bị ảnh hưởng.

Có một cách giải quyết bạn có thể sử dụng; một liên quan đến thực hiện một số tìm kiếm và thay thế. Tiếp tục và chèn chú thích của bạn như bạn thường làm. Khi bạn đã hoàn tất (khi bạn không còn chú thích nào để thêm vào tài liệu), hãy làm theo các bước chung sau:

  1. Hiển thị tài liệu của bạn ở dạng xem Bản nháp.

  2. Hiển thị ngăn chú thích bằng cách bấm vào Hiển thị Ghi chú trong nhóm Chú thích cuối trang của tab Tham chiếu và đặt con trỏ chèn vào đầu chú thích đầu tiên trong ngăn đó.

  3. Hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế. (Nhấn Ctrl + H để hiển thị tab thích hợp.) Nhấp vào Thêm, nếu có. (Xem Hình 1.)

  4. Trong hộp Tìm gì, nhập “^ 02” (không có dấu ngoặc kép). Điều này chỉ định rằng bạn muốn tìm kiếm các tham chiếu chú thích cuối trang.

  5. Trong hộp Thay thế Bằng, nhập “^ &.” (một lần nữa, không có dấu ngoặc kép).

Điều này chỉ định rằng bạn muốn thay thế những gì được tìm thấy bằng bất cứ thứ gì có trong hộp Tìm gì, theo sau là dấu chấm.

  1. Với điểm chèn vẫn còn trong hộp Thay thế Bằng, bấm vào nút Định dạng và chọn Phông chữ. (Nếu bạn không thể thấy nút Định dạng, trước tiên bạn sẽ cần nhấp vào nút Thêm.) Word sẽ hiển thị hộp thoại Tìm Phông chữ.

  2. Đảm bảo rằng hộp kiểm Siêu chỉ số được xóa.

  3. Bấm OK để đóng hộp thoại Tìm Phông chữ.

  4. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

Đó là nó. Word chỉ thực hiện thao tác Tìm và Thay thế trong vùng chú thích cuối trang của tài liệu. Nó thay thế mọi tham chiếu chú thích cuối trang bằng một tham chiếu chưa được viết mã theo sau là dấu chấm. Quá trình tìm và thay thế này được mô tả đầy đủ hơn tại trang Web lưu trữ này:

http://lists.topica.com/lists/editorium/read/message.html?mid=1703696660

Nếu bạn tìm thấy trong phiên bản Word của mình rằng các bước không hoạt động vì lý do nào đó, bạn có thể thử thay thế những gì bạn tìm kiếm. Thay vì tìm kiếm “02” (bước 4), hãy để trống hộp Tìm gì và thay vào đó cho biết bạn muốn tìm kiếm bất kỳ văn bản nào có kiểu Tham chiếu Chú thích cuối trang được áp dụng cho văn bản đó. Vì bạn chỉ tìm kiếm trong vùng chú thích cuối trang của tài liệu, đây sẽ chỉ là những tham chiếu bắt đầu mỗi chú thích cuối trang.

Hiểu rằng nếu sau này bạn thêm bất kỳ chú thích mới nào vào tài liệu của mình, bạn sẽ cần thực hiện lại thao tác tìm và thay thế. Nếu bạn đang tìm kiếm một cách tự động hơn để xử lý các chú thích cuối trang, thì bạn sẽ cần phải phát triển một macro sẽ xử lý định dạng cho bạn. Bạn có thể tìm thấy một bài viết tuyệt vời về vấn đề này tại trang sau trên http://word.mvps.org [Word MVP site]:

http://wordmvp.com/FAQs/MacrosVBA/UnSuperscptFnotes.htm

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (11259) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: