Trong môi trường công ty, tài liệu thường được lưu giữ trên máy chủ mạng. Máy chủ đó thậm chí có thể không ở gần nơi bạn đang ở — nó có thể ở khắp đất nước hoặc trên toàn thế giới. Nếu bạn đang tạo tài liệu có nhiều đồ họa, thông thường bạn chỉ liên kết đến những đồ họa đó và lưu trữ đồ họa trên máy chủ mạng nơi mọi người sử dụng tài liệu đều có thể truy cập được.

Tuy nhiên, điều gì xảy ra khi máy chủ thay đổi? Điều gì sẽ xảy ra nếu công ty cập nhật hoặc di chuyển một máy chủ và trong quá trình này thay đổi địa chỉ mà đồ họa của bạn được truy cập? Khi liên kết với đồ họa qua mạng, Word sẽ theo dõi vị trí của đồ họa bằng cách sử dụng UNC (Quy ước đặt tên chung). Nếu địa chỉ UNC của đồ họa của bạn thay đổi, bạn cần thay đổi UNC được sử dụng trong liên kết. Có thể thực hiện lần lượt từng liên kết này, nhưng nếu bạn có nhiều, rất nhiều đồ họa trong một tài liệu, đây có thể là một vấn đề lớn.

Tuy nhiên, có một cách nhanh hơn để cập nhật địa chỉ UNC của máy chủ.

Giả sử bạn làm việc cho một công ty và họ thay đổi máy chủ, do đó thay đổi địa chỉ UNC nơi đồ họa của bạn được truy cập. Khi kiểm tra các địa chỉ cũ và mới, bạn nhận thấy rằng điều duy nhất đã thay đổi là tên của một máy chủ, từ bcdapp thành qcyapp. Để thay đổi tất cả các liên kết trong tài liệu của bạn để phản ánh tên máy chủ mới, hãy làm theo các bước sau:

  1. Mở tài liệu mà bạn muốn thay đổi các liên kết.

  2. Thay đổi sang dạng xem Bản nháp (Nếu bạn đang ở dạng xem Bố trí in, Word sẽ cố gắng đánh dấu lại khá thường xuyên khi bạn cố gắng thực hiện các thay đổi và điều đó làm cho toàn bộ quá trình này lâu hơn nhiều.)

  3. Nhấn Alt + F9 để mã trường hiển thị. (Các liên kết không là gì ngoài mã trường, vì vậy mã trường đầy đủ cho mỗi liên kết của bạn sẽ hiển thị.)

  4. Nhấn Ctrl + H. Word hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế. (Xem Hình 1.)

  5. Trong hộp Tìm, nhập phần liên kết bạn muốn thay đổi. Trong ví dụ được mô tả ở trên, bạn sẽ nhập bcdapp.

  6. Trong hộp Thay thế, nhập phần mới của liên kết. Trong ví dụ được mô tả ở trên, bạn sẽ nhập qcyapp.

  7. Nhấp vào Thay thế Tất cả. Word thay thế tất cả văn bản trong các liên kết được hiển thị

  8. Đóng hộp thoại Tìm và Thay thế.

  9. Nhấn Alt + F9 để hiển thị kết quả trường. (Kết quả của bạn vẫn sẽ không hiển thị chính xác cho đến khi bạn thực hiện hai bước tiếp theo.)

  10. Chọn toàn bộ tài liệu bằng cách nhấn Ctrl + A.

  11. Nhấn F9. Word cập nhật tất cả các trường trong tài liệu, bao gồm cả những liên kết bạn vừa thay đổi.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (10022) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010 và 2013.

Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: