Pam đã viết về một vấn đề mà cô ấy đang gặp phải với việc đưa tiền tố số chương xuất hiện trong chỉ mục và bảng cơ quan của cô ấy. Cô ấy có thể lấy số chương để xuất hiện trong mục lục, nhưng không có hai phần tử còn lại.

Word có khả năng sử dụng một trong hai định dạng chung để đánh số trang: Nó có thể sử dụng chính một số hoặc có thể sử dụng kết hợp tiền tố theo sau là một số. Tuy nhiên, nó chỉ có thể sử dụng một định dạng trang trong một tài liệu nhất định. Bạn đặt định dạng bạn muốn sử dụng cho tài liệu bằng cách hiển thị tab Chèn của ruy-băng, bấm vào công cụ Số Trang trong nhóm Đầu trang & Chân trang, rồi chọn Định dạng Số Trang. Word sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Số Trang. (Xem Hình 1.)

image

Hình 1. Hộp thoại Định dạng Số Trang.

Bằng cách sử dụng các điều khiển trong hộp thoại, bạn có thể chỉ định xem Word có bao gồm số chương với số trang mà nó tạo hay không.

Để tiền tố số chương hoạt động, tiền tố phải là định dạng đánh số được chọn cho một trong các kiểu tiêu đề dựng sẵn đi kèm với Word. Điều này có nghĩa là để bao gồm tiền tố này, kiểu tiêu đề chương của bạn phải được đánh số. Điều này sẽ dẫn đến tất cả các chương đều bắt đầu bằng một số, thường không phải là cách các chương bắt đầu. Để ngăn điều này, số mà Word thêm vào đầu đề chương phải được định dạng là ẩn.

Sau đó, các bước chung trước tiên là sử dụng kiểu Tiêu đề cho tên và số chương của bạn. Sau đó, đánh số đầu đề chương bằng cách sử dụng văn bản ẩn, chọn một định dạng trang sẽ sử dụng số đầu đề và tạo chỉ mục, mục lục, mục lục của cơ quan chức năng, v.v. Các bước thực hiện là:

  1. Định dạng tiêu đề chương của bạn như, chẳng hạn, Tiêu đề 1. Nếu bạn có một chương cho mỗi tài liệu, thì bạn sẽ cần thực hiện việc này (và tất cả các bước này) trong mỗi tài liệu.

  2. Đặt điểm chèn vào đầu đề và hiển thị tab Trang đầu của dải băng.

  3. Trong nhóm Đoạn văn, hãy bấm vào công cụ Danh sách Đa cấp. Word hiển thị một danh sách có sẵn.

  4. Chọn Xác định Danh sách Đa cấp Mới. Word sẽ hiển thị hộp thoại Xác định Danh sách Đa cấp Mới.

  5. Nhấp vào nút Thêm. (Xem Hình 2.)

  6. Thay đổi giá trị Start At giống với số chương. Ví dụ: nếu bạn đang làm việc trên tài liệu cho Chương 5, hãy thay đổi giá trị Start At thành 5.

  7. Nhấp vào nút Phông chữ. Word sẽ hiển thị hộp thoại Phông chữ. Lưu ý rằng trong khu vực Định dạng của hộp thoại mà tất cả các điều khiển được chuyển sang màu xám. (Xem Hình 3.)

  8. Đảm bảo rằng hộp kiểm Ẩn đã được chọn (nó có dấu kiểm in đậm), sau đó nhấp vào OK. Hộp thoại Phông chữ đóng lại.

  9. Trong hộp thoại Tùy chỉnh Danh sách Đánh số Đường viền, hãy đảm bảo rằng Căn chỉnh Số được đặt thành Trái và giá trị Căn chỉnh Tại được đặt thành 0.

  10. Nhấp vào nút Thêm. Word sẽ hiển thị hộp thoại Danh sách được đánh số tùy chỉnh dàn bài mở rộng.

  11. Đảm bảo Cấp độ liên kết đến danh sách thả xuống Kiểu được đặt thành Tiêu đề 1 và thay đổi danh sách thả xuống Số theo dõi thành Không có gì.

  12. Bấm OK.

  13. Hiển thị tab Chèn của ruy-băng.

  14. Nhấp vào công cụ Số trang trong nhóm Đầu trang & Chân trang. Word hiển thị một số tùy chọn.

  15. Chọn Định dạng Số Trang. Word sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Số Trang.

  16. Đảm bảo rằng hộp kiểm Bao gồm Số Chương được chọn.

  17. Bấm vào OK để loại bỏ hộp thoại Định dạng Số Trang.

Khi bạn tạo chỉ mục của mình hoặc các bảng đặc biệt khác, số trang sẽ hiển thị cùng với các tiền tố số chương tại chỗ. Vì mỗi chương là một tệp riêng biệt, bạn phải thực hiện việc này cho mỗi chương, đảm bảo chọn số bắt đầu thích hợp ở bước 6.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (10622) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010 và 2013.

Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: