Ralph viết tài liệu cần các ký tự alpha cụ thể ở bên trái mỗi đoạn. Những chữ cái này sẽ xuất hiện ở lề, tương tự như số dòng. Các ký tự thường giống nhau cho toàn bộ tài liệu, nghĩa là chúng không thay đổi từ đoạn này sang đoạn khác. Ralph tự hỏi liệu có cách nào để tự động chèn những ký tự này vào bên cạnh mỗi đoạn văn hay không.

Có một số cách tiếp cận bạn có thể sử dụng để thực hiện điều này.

Đầu tiên, bạn có thể nhập ký tự alpha ở đầu mỗi đoạn văn và nhấn phím Tab. Sau đó, định dạng đoạn văn để nó sử dụng thụt lề treo đặt dòng đầu tiên vào lề trái một chút. Điều này có thể dễ dàng thực hiện bằng cách sử dụng các kiểu có thể áp dụng cho các đoạn văn.

Nếu bạn có nhiều đoạn văn muốn thực hiện việc này, việc gõ ký tự alpha và nhấn Tab cho mỗi đoạn văn có thể rất tẻ nhạt.

May mắn thay, thật dễ dàng để tạo một macro có thể giải quyết công việc tẻ nhạt cho bạn.

Sub FmtParagraphs()

Dim p As Paragraph

For Each p In ActiveDocument.Content.Paragraphs         If p.Style = "MyAlpha" Then             With p.Range                 .InsertBefore "R" & Chr(9)

End With         End If     Next p End Sub

Macro tìm kiếm bất kỳ đoạn nào trong tài liệu sử dụng kiểu MyAlpha. (Điều này giả định rằng MyAlpha “là kiểu thụt lề treo đặc biệt mà bạn đã tạo để thực hiện phương pháp này.) Khi tìm thấy một kiểu, nó sẽ chèn chữ” R “vào trước đoạn văn và sau đó là ký tự tab. Bạn có thể dễ dàng sửa đổi macro này để kiểm tra một tên kiểu khác hoặc thêm một ký tự alpha khác.

Cách tiếp cận tương tự là xác định một kiểu sử dụng danh sách dấu đầu dòng đã sửa đổi. Thay vì sử dụng dấu đầu dòng thông thường, bạn có thể xác định danh sách sử dụng ký tự alpha làm dấu đầu dòng. Khi áp dụng kiểu cho các đoạn văn, ký tự alpha sẽ tự động xuất hiện và bạn không cần phải nhập ký tự này hoặc tab để tách nó khỏi phần chính của đoạn.

Cả hai phương pháp được đề cập cho đến nay đều hoạt động nhanh chóng và dễ dàng đối với các tài liệu tương đối đơn giản. Tuy nhiên, chúng sẽ không hoạt động, nếu tài liệu của bạn bao gồm danh sách được đánh số thông thường hoặc có dấu đầu dòng. Trong trường hợp đó, bạn sẽ cần sử dụng một cách tiếp cận khác — một cách tiếp cận dựa vào các hộp văn bản để vị trí của ký tự alpha.

Lý do cách tiếp cận này có thể thích hợp hơn đối với các tài liệu phức tạp là nó không dựa vào kiểu dáng. Điều đó có nghĩa là bạn có thể có nhiều danh sách được đánh số và đánh dấu đầu dòng trong tài liệu của mình, nhưng vẫn có các ký tự alpha được đặt ở bên trái mỗi đoạn, ở lề.

Hơn nữa, các hộp văn bản có thể được định dạng để chúng được neo vào từng đoạn văn và di chuyển theo đoạn văn khi Word tái tổ chức tài liệu.

Tất nhiên, nếu bạn có một tài liệu có 300 đoạn văn trong đó, việc thêm các hộp văn bản vào mỗi đoạn văn có thể rất tẻ nhạt, chưa kể đến việc bạn bắt đầu định dạng từng hộp văn bản sẽ rất khó khăn. Một lần nữa, macro có thể giúp giảm bớt sự tẻ nhạt. Macro sau có thể được sử dụng để tự động sao chép một hộp văn bản đã chọn sang tất cả các đoạn văn bản khác trong tài liệu.

Sub TextBoxesInMargin()

Dim aShape As Shape     Dim aPara As Paragraph     Dim j As Long     Dim shpTop As Single     Dim shpLeft As Single     Dim aRange As Range

If ActiveDocument.Shapes.Count = 0 Then GoTo noTextbox     If Selection.ShapeRange.Count <> 1 Then GoTo noTextbox

Set aShape = Selection.ShapeRange(1)

With aShape         If .Type <> msoTextBox Then GoTo noTextbox         If aShape.RelativeVerticalPosition <> wdRelativeVerticalPositionParagraph Then             MsgBox "The text box must be positioned relative to a paragraph"

Exit Sub         End If         shpTop = .Top         shpLeft = .Left         aShape.Select         Selection.Copy     End With

For Each aPara In ActiveDocument.Paragraphs         Set aRange = aPara.Range         If Len(aRange.Text) > 1 Then ' only non blank paragraphs             aRange.Select             Selection.Paste             Selection.ShapeRange.Top = shpTop             Selection.ShapeRange.Left = shpLeft         End If     Next aPara     Exit Sub

noTextbox:

MsgBox "Text box is not selected"

End Sub

Để sử dụng macro, hãy định dạng một hộp văn bản nhỏ để chứa ký tự alpha của bạn. Đảm bảo rằng hộp văn bản được cố định vào đoạn văn mà bạn đặt nó bên cạnh và vị trí của nó đúng so với đoạn văn. Khi hộp văn bản trông giống như cách bạn muốn, hãy chọn nó và sau đó chạy macro. Hộp văn bản được sao chép và dán bên cạnh mọi đoạn văn bản khác trong tài liệu.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (12738) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.