Keryn làm việc tại một trường đại học song ngữ và thường có tiếng Anh và tiếng Tây Ban Nha trộn lẫn với nhau trong cùng một tài liệu. Cô ấy phải chọn văn bản theo cách thủ công và thiết lập để xem lại bằng tiếng Tây Ban Nha. Điều này có thể rất tốn thời gian. Keryn tự hỏi liệu có cách nào để yêu cầu Word xem xét bằng hai ngôn ngữ, theo mặc định hay không. Cô ấy biết điều này có thể làm tăng khả năng mắc lỗi chính tả nhưng đối với cô ấy sẽ dễ dàng hơn là chọn và đặt ngôn ngữ lặp đi lặp lại.

Theo mặc định, Word không thể xem xét bằng hai ngôn ngữ khác nhau. Như Keryn đã phát hiện ra, bạn cần phải làm gì đó để cho Word biết những gì nên được kiểm tra bằng ngôn ngữ nào. Sau khi thông số kỹ thuật đó được thực hiện, Word có thể thực hiện việc xem xét trong một lần chuyển.

Bạn có thể làm cho quá trình “chỉ định” dễ dàng hơn nếu bạn sử dụng các kiểu trong tài liệu của mình. Ngôn ngữ (chẳng hạn như tiếng Anh hoặc tiếng Tây Ban Nha) là một thuộc tính bạn có thể chỉ định trong một kiểu. Vì vậy, chẳng hạn, bạn có thể tạo một kiểu ký tự có tên như “Văn bản tiếng Tây Ban Nha” và đảm bảo rằng định nghĩa kiểu có ngôn ngữ cho kiểu đó được đặt thành tiếng Tây Ban Nha. Đây là các bước để làm điều đó:

  1. Định vị điểm chèn ở đâu đó trong một từ tiếng Tây Ban Nha. (Không chọn từ; chỉ cần đảm bảo điểm chèn nằm trong từ.)

  2. Nhấn Alt + Ctrl + Shift + S. Word hiển thị ngăn tác vụ Kiểu. (Nếu ngón tay của bạn bị xoắn khi thử phím tắt này, bạn có thể hiển thị tab Trang đầu của dải băng và nhấp vào biểu tượng nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Kiểu.)

  3. Ở dưới cùng của ngăn tác vụ có 3 nút. Nhấp vào bên trái, Kiểu mới. Word sẽ hiển thị hộp thoại Tạo Kiểu Mới từ Định dạng. Cài đặt ban đầu trong hộp thoại dựa trên kiểu của đoạn văn trong đó có điểm chèn.

  4. Sử dụng danh sách thả xuống Kiểu kiểu, chọn Ký tự. Ở giữa hộp thoại có một khối văn bản ước tính kiểu mới sẽ trông như thế nào. Ngay bên dưới là danh sách các thuộc tính định dạng được gán cho kiểu. (Xem Hình 1.)

  5. Thay thế bất cứ thứ gì có trong hộp Tên bằng tên bạn muốn sử dụng cho kiểu này. (Ví dụ: bạn có thể chỉ định tên của “Văn bản tiếng Tây Ban Nha.”)

  6. Bấm vào nút Định dạng rồi chọn Ngôn ngữ. Word sẽ hiển thị hộp thoại Ngôn ngữ. (Xem Hình 2.)

  7. Trong danh sách các ngôn ngữ có sẵn, hãy tìm và chọn biến thể của tiếng Tây Ban Nha bạn muốn sử dụng. (Có một số biến thể của tiếng Tây Ban Nha. Cái bạn chọn phải là một cái mà bạn có sẵn công cụ soát lỗi trong bản sao Word của mình.)

  8. Bấm OK để đóng hộp thoại Ngôn ngữ.

  9. Bấm vào nút Định dạng và sau đó chọn Phím tắt. Word hiển thị hộp thoại Tùy chỉnh Bàn phím. (Xem Hình 3.) (Nếu bạn không muốn xác định phím tắt cho kiểu mới của mình, bạn có thể bỏ qua bước này và chuyển sang bước 13.)

  10. Với điểm chèn trong hộp Nhấn phím tắt mới, hãy nhấn bất kỳ phím tắt nào bạn muốn sử dụng cho kiểu mới của mình. (Một cách tốt để sử dụng có thể là Alt + S.) Khi bạn nhấn phím tắt, ngay bên dưới hộp Phím Hiện tại, bạn sẽ thấy thông báo nếu phím tắt đã được gán cho một chức năng khác trong Word. Nếu vậy, bạn có thể xóa nội dung của hộp Nhấn phím tắt mới và thử một phím tắt khác.

  11. Nhấp vào nút Chỉ định. Phím tắt của bạn di chuyển từ hộp Nhấn phím tắt mới sang hộp Phím hiện tại.

  12. Bấm Đóng để loại bỏ hộp thoại Tùy chỉnh Bàn phím.

  13. Bấm OK để đóng hộp thoại Tạo Kiểu Mới từ Định dạng.

  14. Đóng ngăn tác vụ Kiểu.

Bây giờ bạn đã tạo kiểu bạn muốn sử dụng cho văn bản tiếng Tây Ban Nha của mình. Sau đó, bạn sẽ áp dụng kiểu đó cho bất kỳ từ nào bạn nhập bằng tiếng Tây Ban Nha và Word sẽ đảm nhận việc kiểm tra chính tả và ngữ pháp một cách thích hợp.

Nếu bạn đã xác định một phím tắt cho kiểu (bước 9 đến 12) thì bạn có thể sử dụng phím tắt để áp dụng kiểu cho bất kỳ văn bản nào bạn đã chọn.

Điểm mấu chốt là việc áp dụng một kiểu cho văn bản đã chọn sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc liên tục thay đổi cài đặt Ngôn ngữ cho văn bản đã chọn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13441) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016.