Martin gần đây đã nhận được, từ nhóm pháp lý của công ty anh, một danh sách các cụm từ mà họ không muốn thấy trong các tài liệu mà công ty tạo ra.

Ví dụ, trong hầu hết các trường hợp, cụm từ “giải pháp sẽ”, thay vào đó, “giải pháp được dự định”. Martin tự hỏi liệu có cách nào để danh sách cụm từ mới này được kiểm tra và gắn cờ tự động trong Word, có lẽ thông qua trình kiểm tra ngữ pháp.

Rất tiếc, trình kiểm tra ngữ pháp sẽ không làm điều đó. Đơn giản là không có cách nào, trong Word, để thêm các cụm từ của riêng bạn để trình kiểm tra ngữ pháp có thể “kiểm tra” chúng.

Tuy nhiên, nghe có vẻ như bạn có thể cần hai giải pháp — một giải pháp sẽ phát huy tác dụng khi bạn đang soạn tài liệu mới và một giải pháp khác có thể được sử dụng để kiểm tra các tài liệu hiện có. Giải pháp “khi bạn soạn thảo” thực sự khá dễ dàng — tất cả những gì bạn cần làm là sử dụng Tự động sửa để tự động thay đổi các cụm từ vi phạm cho bạn.

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, hãy nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Nhấp vào Kiểm lỗi ở phía bên trái của hộp thoại.

  3. Bấm Tùy chọn Tự động Sửa. Word hiển thị hộp thoại AutoCorrect.

(Xem Hình 1.)

  1. Trong hộp Thay thế, nhập cụm từ vi phạm của bạn.

  2. Trong hộp Với, nhập cụm từ ưu tiên.

  3. Nhấp vào nút Thêm.

  4. Lặp lại các bước từ 4 đến 6 cho mỗi cụm từ vi phạm còn lại.

  5. Nhấp vào Đóng để đóng hộp thoại.

Bây giờ, khi bạn nhập tài liệu của mình, bất cứ khi nào một cụm từ vi phạm được nhập và dấu cách hoặc dấu chấm câu sau cụm từ đó được nhấn, Word sẽ tự động thay thế cụm từ đó bằng cụm từ ưu tiên.

Tất nhiên, phương pháp AutoCorrect sẽ không hữu ích với các tài liệu hiện có, cũng như sẽ không hữu ích nếu các khối văn bản được sao chép từ các tài liệu khác và dán vào tài liệu hiện tại. Trong những trường hợp đó, bạn cần một cách tiếp cận khác. Đơn giản nhất là sử dụng tính năng Tìm và Thay thế của Word để tìm một cụm từ vi phạm và quyết định xem bạn có muốn thay thế nó bằng cụm từ ưa thích hay không. Điều này có thể hiệu quả nếu bạn chỉ có một số cụm từ cần sửa.

Nếu danh sách các cụm từ của bạn dài hơn đáng kể, bạn có thể cân nhắc sử dụng macro để đánh dấu các lỗi vi phạm. Đây là một cách tiếp cận đơn giản.

Sub ReplacePhrases()

Dim sBadPhrase(19) As String     Dim sGoodPhrase(19) As String     Dim iCount As Integer     Dim J As Integer

iCount = 6   ' Set to number of phrases

sBadPhrase(1) = "first offensive phrase"

sBadPhrase(2) = "second offensive phrase"

sBadPhrase(3) = "third offensive phrase"

sBadPhrase(4) = "fourth offensive phrase"

sBadPhrase(5) = "fifth offensive phrase"

sBadPhrase(6) = "sixth offensive phrase"



sGoodPhrase(1) = "first preferred phrase"

sGoodPhrase(2) = "second preferred phrase"

sGoodPhrase(3) = "third preferred phrase"

sGoodPhrase(4) = "fourth preferred phrase"

sGoodPhrase(5) = "fifth preferred phrase"

sGoodPhrase(6) = "sixth preferred phrase"



For J = 1 to iCount         With Selection.Find             .ClearFormatting             .Replacement.ClearFormatting             .Text = sBadPhrase(J)

.Replacement.Text = sGoodPhrase(J)

.Forward = True             .Format = False             .MatchWholeWord = False             .MatchCase = False             .MatchWildcards = False             .Wrap = wdFindContinue         End With         Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll     Next J End Sub

Macro này thực hiện thay thế hàng loạt các giá trị được lưu trữ trong mảng sBadPhrase bằng các cụm từ được lưu trữ trong mảng sGoodPhrase. Tất cả những gì bạn cần làm là thiết lập các mảng với các cụm từ của bạn và thay đổi iCount sao cho nó bằng với số lượng các cụm từ bạn đã xác định.

(Nếu bạn vượt qua 19 cụm từ, bạn cũng sẽ cần thay đổi khai báo của hai mảng để chúng đủ lớn.)

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (5140) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.