Nếu bạn muốn sắp xếp một cột từ, bạn luôn cần phải xử lý cách sắp xếp thông tin theo nghĩa đen của Word, chẳng hạn như các dấu câu sắp xếp trước, sau đó đến số, sau đó là A, B, C, v.v. Vì vậy, nếu bạn đặt từ “zebra” trong dấu ngoặc kép, Word sẽ sắp xếp nó trước các từ bắt đầu bằng chữ A. Trong hầu hết các trường hợp, sẽ rất tuyệt nếu Word có thể bỏ qua các dấu ngoặc kép và sắp xếp ngựa vằn ở vị trí thông thường, với các từ khác bắt đầu bằng chữ Z.

Không có cách nào để định cấu hình Word để thực hiện sắp xếp theo cách bạn muốn, nhưng bạn có thể — với một chút khéo léo — tạo ra một cách giải quyết giúp mọi thứ được sắp xếp theo ý muốn. Ý tưởng cơ bản là sử dụng văn bản ẩn để đặt, ở đầu từ của bạn, văn bản cho biết bạn muốn từ đó thực sự được sắp xếp như thế nào. Vì vậy, trong trường hợp ngựa vằn, bạn sẽ làm theo các bước sau:

  1. Nhập “zebra”, với các dấu ngoặc kép, như bạn thường làm.

  2. Đặt điểm chèn ngay trước dấu trích dẫn mở đầu.

  3. Nhập từ ngựa vằn không có dấu ngoặc kép. Văn bản bây giờ sẽ giống như sau: zebra “ngựa vằn”.

  4. Chọn văn bản chưa được trích dẫn mà bạn đã nhập ở bước 3.

  5. Nhấn Ctrl + Shift + H.

Điều gì xảy ra tại thời điểm này phụ thuộc vào việc bạn có ẩn văn bản trong tài liệu của mình hay không. Nếu nó hiển thị, thì một đường gạch dưới có dấu chấm sẽ xuất hiện bên dưới văn bản đã chọn. Nếu văn bản ẩn không hiển thị, thì từ bạn đã chọn dường như biến mất. (Nó vẫn ở đó; nó chỉ là ẩn.)

Ý tưởng từ thời điểm này là tắt hiển thị văn bản ẩn khi bạn sẵn sàng in hoặc đọc tài liệu của mình. Đây là cách để ẩn đoạn văn bản ẩn đi để nó không hiển thị:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, hãy nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Ở bên trái của hộp thoại, nhấp vào Hiển thị. (Xem Hình 1.)

  3. Đảm bảo rằng hộp kiểm Văn bản ẩn được xóa.

  4. Bấm OK.

Khi bạn đã sẵn sàng sắp xếp, hãy hiển thị văn bản ẩn (phương pháp giống như ẩn nó, nhưng đảm bảo hộp kiểm được chọn ở bước 3) và sau đó thực hiện sắp xếp của bạn. Việc sắp xếp sau đó sẽ tính đến văn bản ẩn và danh sách của bạn được sắp xếp theo ý muốn.

Cách tiếp cận nhúng “từ khóa” ẩn vào danh sách của bạn cũng hữu ích trong những trường hợp bạn có số lượng mục nhập hạn chế bắt đầu bằng số. Ví dụ: nếu bạn có một mục nhập danh sách như “3 con ngựa” (không có dấu ngoặc kép), bạn có thể muốn nó được sắp xếp như thể nó là “ba con ngựa”. Chỉ cần sử dụng phương pháp ẩn văn bản để nhúng từ khóa sắp xếp mong muốn (ba con ngựa) vào đầu mục nhập.

Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp này để buộc Word bỏ qua giới từ hoặc liên từ khi thực hiện sắp xếp. Ví dụ: bạn có thể muốn “Giấc mơ đêm mùa hè” được sắp xếp như thể nó là “Giấc mơ đêm mùa hè”. Chỉ cần nhúng văn bản ẩn mong muốn vào đầu mục nhập, sau đó sử dụng văn bản đó để thực hiện việc sắp xếp của bạn.

Nếu, vào một thời điểm nào đó trong tương lai, bạn thực sự muốn loại bỏ các từ khóa văn bản ẩn, bạn có thể làm như vậy bằng cách sử dụng tính năng Tìm và Thay thế của Word. Word cho phép bạn tìm kiếm định dạng, bao gồm cả thuộc tính Hidden mà bạn có thể thay thế mà không có gì. (Cách thực hiện các thao tác Tìm và Thay thế như vậy đã được đề cập trong các vấn đề khác của WordTips.)

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (7357) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: