Kath có một văn bản hợp đồng dài 30 trang. Cô ấy có thể kết hợp tài liệu này qua thư với khoảng 50-60 tên khách hàng. Trong tài liệu đã hợp nhất kết quả, việc đánh số trang liên tục trên tất cả các trang đã hợp nhất. Cô ấy tự hỏi làm thế nào cô ấy có thể đảm bảo rằng việc đánh số trang bắt đầu lại trong mỗi tài liệu được hợp nhất để cô ấy có 50-60 hợp đồng tùy chỉnh, mỗi hợp đồng có số trang từ 1-30.

Khi thực hiện một số thử nghiệm với điều này, số trang của tôi đã xuất hiện chính xác. Tôi đã tạo một tài liệu trộn thư dài 30 trang và đảm bảo rằng nó có số trang.

Sau đó tôi đã hợp nhất nó với danh sách khách hàng gồm 40 thành viên. Kết quả là một tài liệu duy nhất gồm 1.200 trang (30 x 40). Word tự động phân tách từng tài liệu đã hợp nhất bằng dấu ngắt phần và việc đánh số trang cho mỗi tài liệu (mỗi phần mới) bắt đầu bằng 1, đúng như vậy.

Sau đó, tôi quay lại tài liệu nguồn của mình và chèn một vài ngắt phần vào đó, vì nghĩ rằng điều này có thể ảnh hưởng đến tài liệu được hợp nhất cuối cùng. Tôi đảm bảo rằng việc đánh số trang được đặt thành “liên tục” cho mỗi phần trong tài liệu nguồn. Khi tôi thực hiện hợp nhất, Word vẫn xử lý việc đánh số trang một cách chính xác trong tài liệu đã hợp nhất. Mặc dù tài liệu được hợp nhất vẫn còn 1.200 trang, việc đánh số trang là chính xác cho mỗi tài liệu 30 trang riêng lẻ trong tài liệu được hợp nhất đó.

Nếu bạn không nhìn thấy những kết quả này với tài liệu đã hợp nhất của mình, bạn sẽ muốn đi đến đầu mỗi hợp đồng trong tài liệu đã hợp nhất và đặt điểm chèn vào một nơi nào đó đơn giản, như trong dòng đầu tiên của hợp đồng. Sau đó, hãy làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị tab Chèn của ruy-băng.

  2. Trong nhóm Đầu trang & Chân trang, hãy bấm vào công cụ Số trang. Word hiển thị một số tùy chọn bổ sung.

  3. Bấm vào tùy chọn Định dạng Số Trang. Word sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Số Trang. (Xem Hình 1.)

  4. Đảm bảo rằng nút radio Bắt đầu được chọn.

  5. Đảm bảo số trang hiển thị ở bên phải của nút radio Bắt đầu được đặt thành 1.

  6. Bấm OK.

Đảm bảo bạn lặp lại các bước này cho từng hợp đồng trong tài liệu đã hợp nhất. Khi hoàn thành, việc đánh số trang phải chính xác trong tài liệu đã phối đầy đủ.

Nếu bạn phải thực hiện quá trình này khá thường xuyên, bạn có thể quan tâm đến việc sử dụng macro để đặt lại số trang bắt đầu cho mỗi phần của tài liệu đã hợp nhất. Macro ngắn này sẽ thực hiện thủ thuật:

Sub RestartPageNumbering()

Dim oSection As Section     Dim oHeader As HeaderFooter     Dim oFooter As HeaderFooter

For Each oSection In ActiveDocument.Sections         For Each oHeader In oSection.Headers             oHeader.PageNumbers.RestartNumberingAtSection = True             oHeader.PageNumbers.startingNumber = 1         Next oHeader         For Each oFooter In oSection.Footers             oFooter.PageNumbers.RestartNumberingAtSection = True             oFooter.PageNumbers.startingNumber = 1         Next oFooter     Next oSection End Sub

Lưu ý rằng bạn chỉ nên sử dụng macro này nếu tài liệu nguồn của bạn không có bất kỳ ngắt phần nào trong đó.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13546) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.